試論當代商業秘書職業素質培養的策略

青海民族大學蒙古語言文學系 尹爾金加布

試論當代商業秘書職業素質培養的策略

青海民族大學蒙古語言文學系 尹爾金加布

隨著商業的不斷發展，人才市場對于當代商業秘書的需求也越來越大，因此，對商業秘書的職業素質培養問題成為相關人士關注的焦點。本文就培養商業秘書的職業素質這一問題進行了簡要的研究分析，對如何提高商業秘書的職業素質提出了一些建議，希望為相關人士做出一些有利的參考。

商業秘書 職業素質 培養策略

隨著中國商業的不斷發展，人們對于高素質商業秘書人才的需求量也越來越大，為了提高秘書的工作效率，對秘書的工作劃分也越來越精確化，出現了諸如商務秘書、涉外秘書、文案秘書等多種發展走向。雖然商業秘書的出現相對較晚，但是，它所具備的時代性、創新性、奮斗性成了許多企業爭相競爭的熱門人才。相對于其他種類的秘書，商業秘書人才承載著比普通秘書更加重要的任務和負擔。因此，對商業秘書人才職業素質的培養和職業能力的創新有了更高的要求，以下是本文對秘書職業素質培養提出的一些建議。

1 樹立職業意識，努力學習專業知識

一個專業的商業秘書對于職業的意識是必不可少的，只有明確專業概念、樹立正確的職業意識，才能更加積極地學習專業文化知識，掌握全面的職業能力，更好地為職業和企業工作。其中一個專業的商業秘書要培養的職業意識主要包括熱愛職業、對職業負責、服從領導、保密工作、積極參與、隨機應變等。要想有一個明確而堅定的職業意識，首先學生自己就應明白自己從事的職業要求，堅定自己將來的發展方向，將自己的注意力和興趣投注到專業上，努力學習專業知識，實踐鍛煉專業能力，為將來的工作打好基礎；對于教師，在平時授課的時候要多注意學生專業意識的培養，培養高質、優秀的商業秘書人才首要具備的素質就是對職業的熱愛、嚴謹的職業作風，教師可以在授課時適當講述一些業內成功人士的案例，讓同學們堅定職業意志，激發學習興趣，用踏實、雄厚的專業知識來更好地服務于未來的工作單位。

2 優化教學結構，培養全才型秘書

一個老師的教學方法和教學模式很大程度上決定著學生專業素質和能力的培養程度，因此，作為一個專業的優秀教師，一定要對教學結構進行優化，樹立培養全才型商業秘書人才的觀念，為社會培養更多、更全才的優質秘書人才。現代商業的發展角度和方式越來越多樣，為了適應這種多樣的職業要求，高級商業秘書具備的才能越多樣、越全面、越精進，就越能得到公司的信賴和提拔，因此，教師在進行教學的時候，要注重學生的全面發展，在學好專業知識的同時，多與學生進行交流，根據興趣融合教學理念和內容，努力將其感興趣和擅長的東西化為職業能力，提高秘書專業職業素養，針對秘書這個職業經濟型、改革型、外向型等多種職業類型轉換的特點，及時掌握市場人才的需求方向，隨時調整教學的方案，提高學生隨機應變能力、及時將課本知識轉化為實際操作的能力，讓學生的能力得到全面發展，成為全才型商業高級秘書人才。

3 擴大實踐內容，提早適應職業

實踐是對一個人專業知識學習水平的一個評價，同時，也是對其應變能力的一種考驗。因此，老師應該尋找更多的機會讓學生進行實踐，強化其將專業知識轉化為實踐操作的能力，提前適應職業要求和操作習慣，為以后的工作打好基礎。基于現在實習單位的緊缺，讓每個人都能實習顯然比較困難，教師可以適當地考察，給學生找一些類似的秘書工作實踐。因為秘書主要是以商務性寫作為主，例如合同、協議、談判紀要、邀請函、法律糾紛的上訴應答書，對行政管理部門的請示、報告、企業規劃、實施計劃、經驗總結材料等，老師可以讓他們在生活的兼職實踐工作中，進行工作總結、意見改革方面的文書寫作練習，提高其能力；另外，教師可以選擇同學協助其工作，鍛煉其隨機應變的能力，通過具體場合分析處理突發事件的能力，然后對其實踐能力進行檢查、考核和評估，再進行專業性指導，規范其非專業操作，鼓勵其處理事件中創新科學的手法，從而達到實踐訓練、提早適應職業的目的。

4 優化選才制度，提高用人質量

對于商業秘書的選才制度一定要進行優化，只有這樣，才能讓更多的優秀秘書人才得到重用，全面提高公司的用人質量，提高公司的運作效率，進而獲得更高的經濟效益，同時，嚴格規范選才制度，也能激勵對商業秘書人才的培養，調動市場的培養積極性，避免選人不當或者“偽人才”的進入。因此，企業要建立一套全面的人才選拔體制，確保制度的公正、公平和公開，可以實行選拔—培養—實習—錄用的制度，同時，要結合“伯樂”選才的方法，雙向選擇，對于個人推薦的人才也要進行考核，對于專業招收的人才也要進一步由老人才進行觀察和后期鑒定，進行實習驗證制度，讓新進的人知道，符合公司的選拔并不代表他們就完全適合這項工作，還要進行實習鑒定，與工作進行一定的磨合，鍛煉后才會正式決定該選定人的去留。同時，在學生畢業之前就應進行一次選拔，對于資格優異的學生，學校可以進行推薦，保證人才最大的利用率，避免人才的流失，提高企業的整體人才素質。

5 加強企業后期培訓力度

企業的后期培養力度對人才的后期發展有著積極的作用，因為這些秘書人才在學校中畢竟接受的都是課本上的教學，學校實踐和實習的機會不多，實踐時間也不夠長，因此，公司對人才后期的培養和進修對于激發秘書人才的潛力、提高其實踐工作的能力有著重大的意義。企業在利用秘書時，可以組織一個專門對新人培訓的隊伍，對每個選進企業的人才進行一對一的培訓，給他們介紹企業發展的實際規劃操作，讓他們在了解公司的運營之后，利用自己的專業知識和應變能力針對自己的情況制定一個工作企劃，以及對未來自我發展進行一下初步定位，另外，培養隊伍也要具體界定一下對新進人員的劃分，交代他未來負責的部分和管理的工作重心，并進行一些基礎的培訓和指導，避免正式工作時低級錯誤的發生，提高工作效率。

6 充分發揮以老帶新的作用

新人進入公司后，需要老職員對新職員的經驗指導，因此，公司要發揮以老帶新的風氣，讓老一輩有經驗的商業秘書先帶領新秘書一段時間，逐漸熟悉工作的環境、文件的收發、資料的整理和會議的整理和準備等基礎工作；然后再進一步地交代一些適合他們操作但相對較難的工作進行強化訓練，讓新人盡快適應公司的節奏，鍛煉一下應變處理的能力，從一點一滴做起，慢慢養成嚴謹周密的工作態度和工作習慣，為將來獨當一面打好基礎。此外，老員工由于工作了較長的時間，對公司的發展和事件處理更有經驗，應對方法也更巧妙，要鼓勵老員工定期對新職員進行經驗講座，分享工作中的處理方法和工作技巧，使新上任秘書在吸收老一代經驗的同時，開發自己新一代的思想，總結出更好、更優化的解決應對方案，從而更好地服務于工作。

7 結語

商業秘書的職業素質很大程度上決定了秘書的工作能力，因此，為了適應當代商業的發展，培養更高質的秘書人才，對企業的發展有著重要的意義。要充分利用學校資源和企業資源對商業秘書的職業素質進行雙重培養，讓二者有機結合起來，既可以充分發揮各自的作用，還可以將二者的方法融合創新，從而造就一支作風嚴謹、業務精通、素質優異的商業秘書人才隊伍，為領導做好參謀工作，將工作落到實處，最終更好地服務于社會。

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