中小企業(yè)會計信息化問題研究

浙江財經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院 黃文穎

中小企業(yè)會計信息化問題研究

浙江財經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院 黃文穎

本文首先概述了中小企業(yè)會計信息化相關(guān)理論，分析了當(dāng)前我國中小企業(yè)會計信息化發(fā)展過程中存在的問題，然后針對企業(yè)會計信息化所存在的問題，從會計網(wǎng)絡(luò)化、ERP系統(tǒng)的運用、業(yè)務(wù)流程再造和會計信息化風(fēng)險管理幾個角度提出了我國中小企業(yè)會計信息化系統(tǒng)優(yōu)化對策。

中小企業(yè) 會計信息化 ERP系統(tǒng)

1 中小企業(yè)會計信息化相關(guān)理論概述

1.1 企業(yè)信息化

2003年，我國的《中小型企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)暫行規(guī)定》中指出，從年末職工人數(shù)、年產(chǎn)品銷售額和資產(chǎn)總額幾個指標(biāo)作為評估企業(yè)規(guī)模的重要標(biāo)準(zhǔn)，從新的評估標(biāo)準(zhǔn)中可以知道，企業(yè)職工人數(shù)在兩千人以上，年產(chǎn)品銷售額在三億元以上，同時企業(yè)資產(chǎn)總額在四億元以上的企業(yè)歸之為大型企業(yè)；企業(yè)職工人數(shù)在兩千人以下三百人以上，年產(chǎn)品銷售額在三億元以下三千萬元以上，同時企業(yè)資產(chǎn)總額在四億元以下四千萬以上的企業(yè)歸之為中型企業(yè)；其他范圍內(nèi)的企業(yè)可以稱之為小型企業(yè)，由此可以清楚地對中小企業(yè)進行明確的劃分歸類。

企業(yè)信息化指的是將企業(yè)在運營過程中的各項事務(wù)實現(xiàn)數(shù)字化運作，包括了企業(yè)的生產(chǎn)過程、資金流動和客戶處理等環(huán)節(jié)，并通過各個環(huán)節(jié)對信息進行加工處理，形成新的信息網(wǎng)絡(luò)資源，從而為企業(yè)的管理運營提供可靠的信息資料，更好地實現(xiàn)企業(yè)市場定位，綜合各種因素實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和科學(xué)決策的制定，以便更好地適應(yīng)變化萬千的競爭市場，實現(xiàn)經(jīng)濟和社會效益的雙贏。

1.2 會計信息化

與會計電算化不同，會計信息化指的是為了迎合社會信息化而實現(xiàn)信息技術(shù)與會計的融合，是信息化社會的背景之下企業(yè)會計管理過程中獲取信息的主要途徑，也是科學(xué)解決會計電算化“孤島”現(xiàn)象的主要方法，可以更好地實現(xiàn)會計管理的規(guī)范化運作，并提高企業(yè)的綜合市場競爭力；同時，企業(yè)的會計信息化管理與企業(yè)的信息化管理和整體信息化的建設(shè)密切相關(guān)，會計信息化的成功可以為整體信息化建構(gòu)鋪平道路[1]。

1.3 ERP理論

ERP指的是將企業(yè)管理計劃、財務(wù)、銷售和采購等融于一體，將企業(yè)的目標(biāo)和客戶的需求目標(biāo)統(tǒng)一，從而實現(xiàn)企業(yè)整體資源鏈的動態(tài)整合。ERP的核心理論在于將企業(yè)整合成一個有機的整體，強調(diào)將精益管理和生產(chǎn)運用到企業(yè)的管理中去，實現(xiàn)事前和事后控制的一致性。總的來說，ERP利用軟件實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的協(xié)調(diào)，使得企業(yè)的業(yè)務(wù)管理協(xié)作更加合理化，為企業(yè)不斷優(yōu)化自我管理模式提供了重要的解決途徑。

2 中小企業(yè)會計信息化發(fā)展問題分析

近年來，我國企業(yè)在信息化建設(shè)方面取得了一定的成就，但是一部分中小企業(yè)在會計信息化建設(shè)方面還存在一定的問題，主要表現(xiàn)在如下幾個方面。

2.1 會計信息化基礎(chǔ)和管理條件認識不足

當(dāng)前我國中小企業(yè)的發(fā)展還不夠成熟，企業(yè)在會計信息化基礎(chǔ)建設(shè)和管理方面還存在一定的缺陷，因此難以對自身的會計信息化水平進行有效的評估，從而導(dǎo)致多數(shù)中小企業(yè)難以制定科學(xué)合理的企業(yè)財務(wù)目標(biāo)，如何制定一個明確的會計信息化建設(shè)規(guī)劃，信息化建設(shè)目標(biāo)等未成定論，會計信息化基礎(chǔ)的薄弱和認識不足導(dǎo)致中小企業(yè)在會計信息化管理方面出現(xiàn)混亂的現(xiàn)狀。在瞬息變化的市場環(huán)境之下，許多中小企業(yè)陷入了網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的泥潭中，會計信息化建設(shè)成為中小企業(yè)避之尤恐不及的難題之一[2]。

2.2 會計信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平有待提升

會計實現(xiàn)信息化建設(shè)的前提之一是實現(xiàn)會計的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從我國中小企業(yè)的會計管理現(xiàn)狀可以知道，一是中小企業(yè)在各個方面的資源浪費十分嚴重，這種現(xiàn)象的主要原因是中小企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化程度太低；二是中小企業(yè)的會計等方面的數(shù)據(jù)報送錯誤較多，這是數(shù)據(jù)在傳送中計算機故障或者打印機等方面的問題引致的；三是中小企業(yè)內(nèi)部各部門之間難以形成協(xié)調(diào)的運行模式，其主要原因是會計軟件僅僅使用在財務(wù)部門，而沒有在其他部門得到相應(yīng)的普及；四是我國中小企業(yè)在資金方面的不足也導(dǎo)致了企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)方面的投入不足，中小企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的薄弱使得會計信息化建設(shè)出現(xiàn)一定的障礙，這些因素都嚴重制約了我國中小企業(yè)會計信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)化改革。

2.3 對ERP的認識不夠

會計信息系統(tǒng)與生俱來就是ERP的一個組成部分，因此會計信息系統(tǒng)的運行狀況可以作為衡量ERP系統(tǒng)的重要標(biāo)準(zhǔn)。但當(dāng)前我國多數(shù)中小企業(yè)對ERP的認識不夠，只是將ERP作為普通的系統(tǒng)軟件來使用，從而導(dǎo)致將ERP的建設(shè)集中在軟件系統(tǒng)方面，忽視了對職工系統(tǒng)流程的管理培訓(xùn)。其次，對ERP的投資回報認識有一定的偏差，中小企業(yè)走入了兩個極端誤區(qū)，要么認為ERP是萬能的，要么認為ERP對企業(yè)沒有什么價值，從而導(dǎo)致對ERP的投資回報期望值存在認識誤差。再次，對ERP的管理對象認識模糊，多數(shù)中小企業(yè)將ERP與企業(yè)物流成本管理等等同，或者將ERP僅僅作為一種數(shù)據(jù)庫來使用，沒有將ERP作為企業(yè)管理的重要工具，不能實現(xiàn)ERP資源的最佳配置。

2.4 會計業(yè)務(wù)流程缺乏有效的風(fēng)險管控

中小企業(yè)通過會計信息系統(tǒng)對會計信息進行相應(yīng)的采集、篩選和分析總結(jié)，但是就目前的實際情況來看，會計信息系統(tǒng)還不能滿足中小企業(yè)的會計信息需求，會計信息系統(tǒng)很有可能成為獨立個體運行，數(shù)據(jù)與相關(guān)部門的實際業(yè)務(wù)情況相脫離，形成會計信息系統(tǒng)的孤島效應(yīng)。與此同時，中小企業(yè)只是利用計算機替代手工會計活動，沒有從根本上對會計業(yè)務(wù)流程進行再造，在實際運行中，資金流嚴重滯后于物流信息，從而導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程無法及時滿足企業(yè)的實時信息需求，在滯后的會計信息支撐下所做出的企業(yè)決策也失去了可靠性和科學(xué)性，從而增加了企業(yè)在管理運行中的風(fēng)險[3]。

3 中小企業(yè)會計信息化系統(tǒng)優(yōu)化對策

3.1 會計網(wǎng)絡(luò)化管理策略

網(wǎng)絡(luò)可以利用其開放性和高效率等特點將企業(yè)的管理更好地統(tǒng)一起來，這樣不僅僅可以節(jié)約企業(yè)管理成本，還可以實現(xiàn)部門之間的無縫對接；網(wǎng)絡(luò)化的運用還可以將會計信息與企業(yè)各個部門進行同步共享，實現(xiàn)財務(wù)預(yù)算和核算的一體化管理。企業(yè)的基層部門通過財務(wù)預(yù)算的報備層層把關(guān)，從而更好地控制企業(yè)預(yù)算成本，有效防止會計信息的失真。與此同時，會計網(wǎng)絡(luò)化還可以對財務(wù)從業(yè)人員的職責(zé)行為進行有效規(guī)范和約束，通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督將不合理和不合法的行為扼殺在搖籃中。最后，會計網(wǎng)絡(luò)化管理可以對財務(wù)流程和會計業(yè)務(wù)流程進行動態(tài)跟蹤，及時準(zhǔn)確地將相關(guān)會計信息傳遞給管理層，方便企業(yè)管理層做出合理的企業(yè)決策。中小企業(yè)可以通過如下途徑實現(xiàn)企業(yè)的會計網(wǎng)絡(luò)化管理：

一是對企業(yè)的業(yè)務(wù)進行集成化管理，從程序上將企業(yè)部門的所有業(yè)務(wù)進行集中式管理，進一步加強各個部門之間的聯(lián)系度和合作度，從而實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)部門與其他部門之間的實時關(guān)聯(lián)，合理控制企業(yè)的運營成本。二是切實保障會計信息數(shù)據(jù)的安全性，對會計信息安全管理制度進行進一步的完善，從制度上規(guī)范會計信息系統(tǒng)的運行，將財務(wù)風(fēng)險控制在最小的范圍內(nèi)，并對會計信息進行備份管理，防止意外事件造成會計信息的丟失，保證會計信息的完整性和連續(xù)性。

3.2 ERP系統(tǒng)運用

ERP可以通過對企業(yè)的運營管理進行全程動態(tài)監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)問題并糾正問題，從而有效提升服務(wù)質(zhì)量和客戶的滿意度。中小企業(yè)應(yīng)該將ERP作為企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要工具，結(jié)合企業(yè)的實際情況，選擇合適的ERP系統(tǒng)消除各種矛盾和不利因素。

中小企業(yè)管理層應(yīng)勇于承擔(dān)責(zé)任和風(fēng)險，將ERP系統(tǒng)合理運用到企業(yè)的運營管理中：首先，對ERP系統(tǒng)需要有一個正確的認識，明確企業(yè)的環(huán)境、條件和經(jīng)營目標(biāo)等，清楚供應(yīng)鏈管理才是ERP系統(tǒng)的核心思想。因此在實施過程中需要考慮到ERP管理系統(tǒng)是否與企業(yè)當(dāng)前的管理模式相符，只有兩種模式相互匹配時才可以實現(xiàn)ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理的現(xiàn)實價值，最小化企業(yè)的運營成本，提高企業(yè)綜合市場競爭力，對市場變化做出更為準(zhǔn)確的預(yù)測。其次，樹立改革創(chuàng)新精神。一方面強調(diào)重視ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的突出作用，另一方面應(yīng)從戰(zhàn)略的角度將ERP系統(tǒng)與企業(yè)的管理流程重組，成立ERP系統(tǒng)專業(yè)管理團隊，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃制定ERP的制度規(guī)范，加強ERP系統(tǒng)專業(yè)管理團隊和各個部門相關(guān)人員的培訓(xùn)，從而更好地實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的銜接。

3.3 業(yè)務(wù)流程再造

企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造指的是從成本、服務(wù)、質(zhì)量和速度等方面對進行重組的一種企業(yè)變革模式，強調(diào)信息技術(shù)在企業(yè)業(yè)務(wù)流程的業(yè)績管理中的運用，從而更好地提升企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，最大化企業(yè)利潤。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造是在精益生產(chǎn)、質(zhì)量管控、零缺陷和及時制造的管理模式上發(fā)展起來的，是對這些成功管理模式的一種超越。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造可以通過如下途徑實現(xiàn)：一是規(guī)避企業(yè)所面臨的危機，二是利用機遇改善企業(yè)現(xiàn)存狀況，增強企業(yè)職工的危機意識和解決問題的能力。中小企業(yè)有必要通過業(yè)務(wù)流程再造對信息資源進行整合，為了更好地適應(yīng)瞬息變化的市場現(xiàn)狀，中小企業(yè)需要不斷調(diào)整和更新會計信息系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的一體化運作，通過高效率的業(yè)務(wù)重組提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

不同企業(yè)在不同的發(fā)展階段進行業(yè)務(wù)流程重組需要遵循共同原則：一是業(yè)務(wù)流程的設(shè)置需要立足于基本的業(yè)務(wù)事件，以便為企業(yè)的管理層提供更為準(zhǔn)備、有價值的會計信息；二是簡化業(yè)務(wù)流程，縮減業(yè)務(wù)程序和運營成本；三是將業(yè)務(wù)會計等相關(guān)信息進行統(tǒng)一存儲，以便信息的定時存儲、實時處理、及時獲取等；四是將基本信息的記錄、處理和分析報告等及時匯報給企業(yè)管理決策層，從而制定市場化的決策，降低業(yè)務(wù)管理成本和會計信息處理的風(fēng)險[4]。

3.4 會計信息化風(fēng)險化解

會計信息化風(fēng)險化解可以從如下幾方面著手：

(1)制定安全的報賬措施。一是建立兩層加密的財務(wù)網(wǎng)絡(luò)軟件，第一層利用SSL加密協(xié)議進行加密處理，防止會計信息的篡改、破譯和外溢等，第二層加密利用似有協(xié)議進行加密處理；二是制定安全管理制度，健全會計信息系統(tǒng)管理相關(guān)制度，實行信息安全日、崗位責(zé)任制等制度，做到責(zé)任、權(quán)利相結(jié)合的工作原則。

(2)對會計信息系統(tǒng)進行安全防護管理。一是利用防火墻技術(shù)對內(nèi)部網(wǎng)非法使用資源、非法入侵等可疑事件進行實時動態(tài)監(jiān)測，保障企業(yè)會計信息化網(wǎng)絡(luò)的安全運行；二是運用防病毒技術(shù)最大限度保障會計信息系統(tǒng)的安全；三是定期對會計信息系統(tǒng)相關(guān)資源進行及時備份，防止因意外事件導(dǎo)致信息資源的丟失。

(3)會計網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的內(nèi)外部控制。在內(nèi)部控制方面，中小企業(yè)重點在于組織控制、系統(tǒng)安全控制和操作控制等，實現(xiàn)系統(tǒng)處理部門和用戶部門之間的隔離，避免人為失誤和系統(tǒng)故障帶來的數(shù)據(jù)庫破壞風(fēng)險；在外部控制方面，中小企業(yè)需從周界管理、大眾訪問控制、電子商務(wù)控制、遠程處理控制、病毒防范控制等幾個方面做出相應(yīng)的安全防護控制措施，從而將會計信息化的風(fēng)險控制在最小范圍內(nèi)。

[1] 陳順泉.中小企業(yè)會計信息化應(yīng)用中存在的問題[J].牡丹江教育學(xué)院學(xué)報,2007(4).

[2] 解春苓,劉斌.中小企業(yè)會計信息化策略分析[J].財會通訊,2011(1).

[3] 齊蓮花.重構(gòu)我國中小企業(yè)會計信息化存在的問題及對策[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計,2013(2).

[4] 遲金鳳.新形勢下企業(yè)會計信息化的問題與對策[J].時代金融,2013(3).

[5] 許慧敏.企業(yè)會計信息化風(fēng)險與對策研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2013(2).

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A

1005-5800(2013)08(b)-067-02