文 秘： “文” 在 何 處

丁 添

（南京師范大學(xué) 文學(xué)院，江蘇 南京 210097）

一、文秘和秘書(shū)的區(qū)別

現(xiàn)代人常常把文秘與秘書(shū)混為一談，總喜歡把秘書(shū)都稱作文秘，認(rèn)為兩者沒(méi)什么區(qū)別，可以通用。這其實(shí)是一個(gè)誤區(qū)，秘書(shū)，在我國(guó)現(xiàn)下是一種職務(wù)的名稱，在2010版的辭海中的解釋是這樣的：“職務(wù)名稱。掌管文件并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理日常工作的人員。”而文秘是眾多秘書(shū)類(lèi)型中的一種，叫做文字秘書(shū)或文書(shū)秘書(shū)，簡(jiǎn)稱文秘，也稱文學(xué)秘書(shū)，中文秘書(shū)等。

二、文秘在中國(guó)秘書(shū)史上的重要地位

“秘書(shū)”一詞在我國(guó)古已有之，不過(guò)最初的意思并非與當(dāng)下的秘書(shū)含義一致。最早指的是宮中秘藏之書(shū)，東漢時(shí)期又指讖緯之書(shū)，所謂讖緯，就是指迷信預(yù)言。后來(lái)秘書(shū)又作為一種官職名在東漢興起，史稱秘書(shū)監(jiān)。至曹魏，秘書(shū)又演變成為一種官署機(jī)構(gòu)。到了清光緒33年，由安徽巡撫馮煦上書(shū)奏請(qǐng)，秘書(shū)一詞才真正做到了名實(shí)相副，即與當(dāng)下的輔佐人員含義相近。雖然秘書(shū)一詞在我國(guó)歷史上出現(xiàn)得較晚，不過(guò)擔(dān)任秘書(shū)性質(zhì)工作的人員卻是早已有之。古代秘書(shū)性質(zhì)的工作種類(lèi)繁雜，以中央秘書(shū)機(jī)構(gòu)為例，有負(fù)責(zé)君主起居的，有負(fù)責(zé)祭祀禮儀的，有負(fù)責(zé)辦理文書(shū)事務(wù)的（這里就不一一詳敘了）。其中很重要的一項(xiàng)就是輔佐君主處理文書(shū)工作，例如起草昭書(shū)，諭旨，處理來(lái)往文書(shū)，抄錄保存章、奏等等。當(dāng)然，不僅僅是在中央秘書(shū)機(jī)構(gòu)，還有其他地方秘書(shū)機(jī)構(gòu)，在這些機(jī)構(gòu)中負(fù)責(zé)文書(shū)工作的人員地位往往都比較高。古時(shí)，負(fù)責(zé)文書(shū)工作的人員大多都是文學(xué)之士，傳統(tǒng)的“秘書(shū)”很注重文學(xué)修養(yǎng)和寫(xiě)作能力，歷來(lái)都將“筆桿子”，“秀才”等夸贊捧為很高的榮譽(yù)。所以自古以來(lái)，國(guó)家的統(tǒng)治者對(duì)秘書(shū)的文字能力要求都很高。秦代的秘書(shū)需經(jīng)過(guò)專門(mén)的學(xué)校學(xué)習(xí)文字表達(dá)；唐代的秘書(shū)經(jīng)科舉考試后，還要從“聲言書(shū)判”四個(gè)方面進(jìn)行選拔考試，其中“書(shū)”即指寫(xiě)作能力；宋代的秘書(shū)要經(jīng)過(guò)宏詞科的考試，會(huì)寫(xiě)當(dāng)時(shí)流行的十二種公文體式。［1］有此可見(jiàn)，文與秘兩字已有很深的歷史淵源，這為兩字的結(jié)合奠定了歷史基礎(chǔ)。到了現(xiàn)代，在秘書(shū)“辦文，辦事，辦會(huì)”這三大基本職能中，辦文仍然占很大的分量，所以才會(huì)有一直將文秘當(dāng)作秘書(shū)代名詞的誤區(qū)。

三、現(xiàn)代文秘

就現(xiàn)代秘書(shū)包含的種類(lèi)而言，其名目之多，職責(zé)之細(xì)，需令人頗費(fèi)一番腦筋才能辨別清楚。如按型分類(lèi)可把秘書(shū)分：參謀型、文字型、辦事型、技術(shù)型、公共關(guān)系型、財(cái)經(jīng)型、綜合型、法律型、涉外型等九型。按工作方向分可分為：行政類(lèi)、助理類(lèi)、人事類(lèi)、公關(guān)類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。按照秘書(shū)人員所從事的工作內(nèi)容劃分，可分為文字秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、信訪秘書(shū)、通訊秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)、生活秘書(shū)等等。在這里我不談其他類(lèi)型，僅就文字秘書(shū)即文秘這一類(lèi)型談?wù)勎覀€(gè)人的幾點(diǎn)看法。

文字秘書(shū)，指從撰擬、處理文稿為主要工作的秘書(shū)人員，即人們通常所說(shuō)的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。文秘文秘，貴乎在“文”，這自不必說(shuō)。那么作為一名專業(yè)的文字秘書(shū)如何才能寫(xiě)出好的文章，“文”又文在何處呢？

（一）文應(yīng)當(dāng)文在文字

文字的本意是 “語(yǔ)言記錄的符號(hào)”、“語(yǔ)言的書(shū)面形式”等，其功用是擴(kuò)大語(yǔ)言在時(shí)間和空間上的交際功能。文字工作就是專指秘書(shū)將各種信息轉(zhuǎn)變成書(shū)面材料的工作。文秘承擔(dān)的文字工作，包括文稿撰擬和文字記錄兩大類(lèi)，文字幾乎貫穿一切工作的始終。例如，在調(diào)查研究工作中，從擬定調(diào)查提綱到撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告，每一步都包含大量的文字工作；起草上司講話稿、撰寫(xiě)單位年終總結(jié)、單位的大事記錄等等。做好文字工作是秘書(shū)機(jī)構(gòu)發(fā)揮參謀作用的重大途徑，是秘書(shū)機(jī)構(gòu)做好其他工作的前提條件，也是文秘增長(zhǎng)才干、展示才華的良好機(jī)會(huì)。所以當(dāng)一名合格的文字秘書(shū)最基礎(chǔ)的一項(xiàng)素質(zhì)就是要具備深厚的文字功底，即熟練的文字表達(dá)能力。這種能力不僅僅是用詞準(zhǔn)確凝練，用句曉暢通達(dá)，結(jié)構(gòu)明晰，重點(diǎn)突出，能把一個(gè)問(wèn)題講透的能力；也應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)在熟練掌握多種應(yīng)用文體的寫(xiě)作上。文秘人員不僅要掌握通用公文的寫(xiě)作，如請(qǐng)示，意見(jiàn)等法定文書(shū)，講話稿，報(bào)告書(shū)，計(jì)劃類(lèi)文書(shū)，信息類(lèi)文書(shū)等，還應(yīng)掌握經(jīng)濟(jì)文書(shū)的寫(xiě)作格式與方法，例如研究分析類(lèi)文書(shū)，企業(yè)管理類(lèi)文書(shū)，商務(wù)貿(mào)易類(lèi)文書(shū)等等。只有將各類(lèi)文書(shū)的體式，寫(xiě)作方法爛熟于心，才能在工作中如魚(yú)得水。此外，文在文字上的另一方面應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)在文字的書(shū)寫(xiě)上。雖然隨著現(xiàn)代自動(dòng)化辦公設(shè)施的不斷發(fā)展和完善，越來(lái)越多的文書(shū)工作都可以通過(guò)高科技的電子設(shè)備來(lái)完成，需要手寫(xiě)的地方越來(lái)越少，但是我們也萬(wàn)不可因此疏忽了筆書(shū)的能力。古來(lái)秘書(shū)就有擅長(zhǎng)書(shū)法藝術(shù)的優(yōu)良傳統(tǒng)，中國(guó)古代秘書(shū)對(duì)文字的改進(jìn)、書(shū)法藝術(shù)的發(fā)展做出了重要的貢獻(xiàn)。魏晉南北朝時(shí)期，統(tǒng)治者大多聘請(qǐng)書(shū)法家擔(dān)任秘書(shū)管理。如東漢末年擅長(zhǎng)隸書(shū)的梁鵠、毛弘，梁武帝蕭衍時(shí)的王褒，北齊時(shí)趙彥深、王羲之、王獻(xiàn)之、王徽之等都曾被禮聘為秘書(shū)官職。

（二）文應(yīng)當(dāng)文在文化

文化是一個(gè)非常廣泛的概念，給它下一個(gè)嚴(yán)格和精確的定義是一件非常困難的事情。籠統(tǒng)地說(shuō)，文化是一種社會(huì)現(xiàn)象，是人們長(zhǎng)期創(chuàng)造形成的產(chǎn)物。同時(shí)又是一種歷史現(xiàn)象，是社會(huì)歷史的積淀物。具體地說(shuō)，文化是指一個(gè)國(guó)家或民族的歷史、地理、風(fēng)土人情、傳統(tǒng)習(xí)俗、生活方式、文學(xué)藝術(shù)、行為規(guī)范、思維方式、價(jià)值觀念等。文秘文在文化上的表現(xiàn)可以外化成知識(shí)素養(yǎng)和文采素養(yǎng)。知識(shí)是秘書(shū)的力量之源，它與文秘人員的智慧，才能和創(chuàng)新性思維更是息癢相關(guān)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)政治，經(jīng)濟(jì)，文化，科技等各方面的飛速發(fā)展，文秘人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解各方面的知識(shí)，時(shí)常充電更新，只有全面了解國(guó)家的法律、制度與政策才能寫(xiě)出高質(zhì)量的文稿。至于文采，應(yīng)當(dāng)是文秘人員的“文”在文化上的另一之所在。公文或是其他應(yīng)用類(lèi)文體在寫(xiě)作手法上自是不能像散文，小說(shuō)等文學(xué)類(lèi)體裁那樣肆意運(yùn)用大量的修辭，但這也并不意味著公文或是其他的應(yīng)用文寫(xiě)作就應(yīng)當(dāng)是一板一眼，死氣沉沉。私認(rèn)為，一篇好的講話稿就應(yīng)當(dāng)是有聲有色，縱橫捭闔的。歷史上公文寫(xiě)得出彩的也不乏人才，其中很著名的是有“沈詩(shī)任筆”之稱的沈約和任昉。

（三）文應(yīng)當(dāng)文在文德

所謂才者德之資也，德者才之帥也。人貴有德，秘書(shū)理當(dāng)重德。秉筆直書(shū)向來(lái)是我國(guó)古代秘書(shū)的一項(xiàng)為人津津樂(lè)道的文德。我國(guó)自西周初年起，秘書(shū)官吏在記錄君臣言行、朝廷政事時(shí)，形成了規(guī)則，稱為“書(shū)法不隱”，“書(shū)法”的核心是“君舉必書(shū)”和“秉筆直書(shū)”。這一規(guī)則使秘書(shū)官吏的記錄保持了事件的原貌，具有真實(shí)性和可靠性。此后我國(guó)古代秘書(shū)又衍生出另一優(yōu)良美德——強(qiáng)烈的民族氣節(jié)，兩宋尤甚。據(jù)記載，歷任起居舍人、起居郎、中書(shū)舍人、直學(xué)士院、翰林學(xué)士等秘書(shū)官職的洪邁，于紹興三十二年（1162），受遣出使金國(guó)，國(guó)書(shū)中對(duì)金國(guó)持強(qiáng)硬態(tài)度，以敵國(guó)相稱，高宗親手將國(guó)書(shū)交于他手，寄予厚望。洪邁至金后，金主見(jiàn)國(guó)書(shū)后不悅，命令他刪改，必須以臣禮拜見(jiàn)，洪邁堅(jiān)決拒絕，金國(guó)遂封鎖使館，三日不供應(yīng)水食，洪邁仍不屈服，金人無(wú)奈，只得放他回宋。洪邁出使敵國(guó)，不辱使命，為時(shí)人所贊譽(yù)。當(dāng)然，時(shí)代不同了，我們的德行也被賦予了新的含義。今人的德行應(yīng)該是在遵守職業(yè)道德的基礎(chǔ)上的一種高度的責(zé)任感。文秘在日常工作中負(fù)擔(dān)著大量繁雜的文字處理，文件傳遞等工作，在機(jī)關(guān)或單位中充當(dāng)這一個(gè)上情下達(dá)，下情上達(dá)的紐帶作用。因此文秘的一舉一動(dòng)，一字一句都將影響組織的效率和形象。正因其工作的特殊性，角色的復(fù)雜性，加上某些社會(huì)因素的影響，文秘人員的責(zé)任感就顯得極其重要。一切工作都應(yīng)本著對(duì)自己負(fù)責(zé)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)組織負(fù)責(zé)的態(tài)度，切不可隨意馬虎或是做出有違職業(yè)操守之事。

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，新時(shí)期對(duì)秘書(shū)工作提出了更高新要求。傳統(tǒng)意義上的助理參謀已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代秘書(shū)的新職能。隨著社會(huì)政治，經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革不斷深入，秘書(shū)的工作被賦予更多職責(zé)和更多意義。新時(shí)期的秘書(shū)應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)者得力的助手，出色的參謀，高素質(zhì)的綜合型人才。為此，有人認(rèn)為“文秘”一詞變現(xiàn)出的職責(zé)太過(guò)單一，應(yīng)當(dāng)退出歷史舞臺(tái)。而筆者對(duì)此不敢茍同，認(rèn)為取消文秘一詞大為不妥。雖說(shuō)應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，輔助管理和智能服務(wù)已變得越來(lái)越重要，并且其地位有逐漸超越傳統(tǒng)文秘的趨勢(shì)，但我們也不能一棍子打死，認(rèn)為文秘可有可無(wú)，甚至應(yīng)當(dāng)取締。事實(shí)上，文秘的存在仍有其必然。在各職能更加細(xì)化的今天，文字工作在秘書(shū)機(jī)構(gòu)中仍然占有很大一席地位，文秘仍然是舉足輕重的存在。我們不僅不應(yīng)取締，而且應(yīng)該予以更多的重視。誠(chéng)如前面所述，在信息高度發(fā)展的今天，文秘的看家本領(lǐng)——寫(xiě)作能力在人們的意識(shí)中變得越來(lái)越薄弱，這應(yīng)當(dāng)引起警惕。一個(gè)組織若是沒(méi)有一個(gè)表達(dá)能力強(qiáng)的高素質(zhì)文字秘書(shū)，那整個(gè)系統(tǒng)豈不是要亂了套？

四、結(jié)語(yǔ)

文秘室處理文書(shū)事務(wù)的中樞，是協(xié)調(diào)上下層級(jí)的“引流棒”，是一個(gè)組織的形象代言。做好文秘工作，必須要從“文字”、“文化”、“文德”三方面入手，加強(qiáng)自我教育，提升自我素質(zhì)，為組織的發(fā)展壯大貢獻(xiàn)一份力量。

［1］杜立新.文秘一詞應(yīng)退出歷史舞臺(tái)［J］.秘書(shū)，2002（12）.