石油企業(yè)物資采購流程及風(fēng)險防范

朱福清

（中國石化江漢油田分公司 供應(yīng)處，湖北 潛江 433123）

責(zé)任編輯 胡號寰 E－mail：huhaohuan2＠126.com

油田物資采購工作的目標(biāo)，就是實(shí)現(xiàn)采購物資的性價比最優(yōu)和總成本最低，以確保油田生產(chǎn)建設(shè)物資的安全、及時供應(yīng)。在物資采購工作中，影響這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要一環(huán)就是采購風(fēng)險。物資采購是一種開始于物資需求產(chǎn)生，結(jié)束于物資需求滿足的技術(shù)經(jīng)濟(jì)活動，而非簡單的持幣購物。從物資需求計(jì)劃的形成，到物資投入生產(chǎn)建設(shè)，各種風(fēng)險始終伴隨物資采購的各個環(huán)節(jié)。因此，識別這些風(fēng)險并采取有效措施加以防范，對更好地完成目標(biāo)至關(guān)重要。

一、油田物資采購業(yè)務(wù)的一般流程

油田物資采購業(yè)務(wù)流程按照計(jì)劃、采購、質(zhì)檢驗(yàn)收，分三段運(yùn)作。

第一，計(jì)劃階段。生產(chǎn)單位提報物資需求計(jì)劃，按權(quán)限審批后，供應(yīng)部門組織計(jì)劃對接。由計(jì)劃人員綜合平衡，編制采購計(jì)劃，并制訂詢價方案（包括采購模式、供應(yīng)商范圍、質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求等），經(jīng)審批后，下達(dá)采購人員實(shí)施。需進(jìn)行技術(shù)交流的，組織簽訂技術(shù)協(xié)議。采購人員簽訂合同后，交由計(jì)劃人員負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況和催交催運(yùn)、質(zhì)量控制等工作。

第二，采購階段。采購人員按照詢價方案提請組織相關(guān)部門進(jìn)行商務(wù)談判和評審，并按照評審結(jié)果簽訂訂單，經(jīng)審核、審批后，形成采購合同，并及時交計(jì)劃人員。

第三，驗(yàn)收結(jié)算階段。合同簽訂后，需監(jiān)造的組織駐廠監(jiān)造，屬報檢目錄內(nèi)的物資，組織抽樣檢驗(yàn)，屬驗(yàn)證放行的物資，庫房進(jìn)行驗(yàn)證檢驗(yàn)，對符合合同要求的物資驗(yàn)收入庫。庫房憑生產(chǎn)單位領(lǐng)料計(jì)劃進(jìn)行發(fā)放、配送。財務(wù)部門按規(guī)定憑相關(guān)單據(jù)進(jìn)行貨款支付和結(jié)算。

二、油田物資采購風(fēng)險的類型

由上述可知，油田物資采購業(yè)務(wù)的流程環(huán)節(jié)較多，各環(huán)節(jié)都存在著不同程度的業(yè)務(wù)風(fēng)險，下面將風(fēng)險分析如下。

第一，質(zhì)量風(fēng)險。即能否采購到符合油田生產(chǎn)要求的物資。質(zhì)量風(fēng)險包括兩方面：一方面是在物資采購過程中，由于產(chǎn)品質(zhì)量不合格造成的風(fēng)險；另一方面是在物資使用過程中，由于使用不當(dāng)造成的風(fēng)險。

對油田來說，質(zhì)量風(fēng)險就是安全風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險一旦出現(xiàn)，不僅會給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失，也可能給個人和家庭帶來重大傷害。2009年天津乙烯項(xiàng)目的河北風(fēng)帆管件事件，就是由于對質(zhì)量風(fēng)險認(rèn)識不足，造成很壞的影響。

第二，進(jìn)度風(fēng)險。即供應(yīng)能否及時。對于油井所需要的套管、油井水泥等物資，進(jìn)度風(fēng)險就是供應(yīng)中斷風(fēng)險。供應(yīng)中斷，就會造成生產(chǎn)中斷。油田基本上都是連續(xù)生產(chǎn)的企業(yè)，停產(chǎn)一天會給油田產(chǎn)生巨大的損失。交貨不及時，可能會導(dǎo)致工期拖后，項(xiàng)目不能按期投產(chǎn)，晚投產(chǎn)一天，也會給油田帶來巨大損失。具體分為：設(shè)計(jì)風(fēng)險、需求計(jì)劃風(fēng)險、人員素質(zhì)風(fēng)險、供應(yīng)商生產(chǎn)風(fēng)險。

第三，價格風(fēng)險。即在保證質(zhì)量、進(jìn)度的前提下，能否采購到性價比更好的物資［1］（P22）。價格風(fēng)險主要表現(xiàn)在兩個方面：一是如果采購價格高了，對油田來說不經(jīng)濟(jì)，造成采購資金付出多；如果一味壓價而買到劣質(zhì)產(chǎn)品，進(jìn)而影響油田生產(chǎn)運(yùn)行，影響工程建設(shè)按期建成投產(chǎn)，其結(jié)果注定是得不償失。

三、油田物資采購風(fēng)險的控制措施

（一）加強(qiáng)采購質(zhì)量控制，確保安全供應(yīng)

1.加強(qiáng)供應(yīng)商管理，從源頭控制風(fēng)險

（1）嚴(yán)把供應(yīng)商準(zhǔn)入關(guān)。在堅(jiān)持供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審制基礎(chǔ)上，進(jìn)一步落實(shí)供應(yīng)商現(xiàn)場考察制。考察前，要根據(jù)需準(zhǔn)入的物資類別，明確對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、產(chǎn)品技術(shù)水平等方面的量化考察標(biāo)準(zhǔn)，組織生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、機(jī)動等專業(yè)人員現(xiàn)場考察，形成考察報告。

（2）堅(jiān)持目錄制管理。按“多廠少商”的原則，嚴(yán)格限制中間供應(yīng)商，特別是萬能供應(yīng)商，要定期進(jìn)行清理；要通過加大責(zé)任制指標(biāo)的執(zhí)行力度，提高供應(yīng)商平均份額和廠家直供率，不斷優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。

（3）管好供應(yīng)商。對易發(fā)生質(zhì)量問題物資的供應(yīng)商，其生產(chǎn)所需原材料、外購件，以及中間商進(jìn)貨品牌進(jìn)行控制，通過市場調(diào)研、使用情況調(diào)查、質(zhì)量性能分析、與用戶結(jié)合、組織專家會審，共同確定其原材料、外購件和品牌的選擇范圍。

（4）切實(shí)做好供應(yīng)商動態(tài)量化考核。繼續(xù)完善考核流程，細(xì)化量化考核標(biāo)準(zhǔn)，特別是對質(zhì)量考核項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范和細(xì)化量化，使考核結(jié)果真實(shí)可靠。

2.加強(qiáng)內(nèi)部質(zhì)量管理，提高質(zhì)量控制能力

（1）明確質(zhì)量控制類別，分A、B、C 三類實(shí)行質(zhì)量控制。對A 類長周期、關(guān)鍵物資，要實(shí)施駐廠催交或駐廠監(jiān)造；對B 類重要物資，要駐廠催交，點(diǎn)檢、巡檢或出廠檢驗(yàn)；對C 類一般性物資，要入庫時檢驗(yàn)，大力強(qiáng)化質(zhì)量控制。

（2）抓好重要物資的監(jiān)造工作。按照總部監(jiān)造管理規(guī)定，對要求進(jìn)行監(jiān)造的物資，嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)定，委托有資質(zhì)的第三方進(jìn)行監(jiān)造；對其他重要物資，與用戶結(jié)合，確定需要監(jiān)造品種，制定監(jiān)造方案，并在合同中明確。

（3）建立質(zhì)量控制監(jiān)督抽查機(jī)制，對主要物資、關(guān)鍵物資的供應(yīng)商，定期或不定期到其現(xiàn)場抽查生產(chǎn)過程中質(zhì)保體系的運(yùn)行、質(zhì)量檢驗(yàn)等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時采取整改措施。

（4）進(jìn)一步規(guī)范合同文本的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求。加大標(biāo)準(zhǔn)審查和考核力度，對錯用標(biāo)準(zhǔn)的責(zé)任人實(shí)行過錯追究；對非標(biāo)產(chǎn)品和有特殊技術(shù)要求的物資，做好充分的技術(shù)交流，及時簽訂技術(shù)協(xié)議。

（5）加強(qiáng)物資驗(yàn)收入庫管理。一是嚴(yán)格執(zhí)行必檢物資的報檢制度，提高質(zhì)檢時效，完善直達(dá)現(xiàn)場物資報檢流程；對非必檢物資的驗(yàn)證，組織專班修訂完善物資驗(yàn)收作業(yè)指導(dǎo)書，規(guī)范驗(yàn)收流程。二是修訂完善物資保管保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書，建立健全有保質(zhì)期物資的預(yù)警機(jī)制和處理預(yù)案。

（6）加強(qiáng)售后服務(wù)。一是堅(jiān)持重要物資、技術(shù)復(fù)雜物資的供應(yīng)商回訪制度，要求供應(yīng)商定期到現(xiàn)場進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)、培訓(xùn)，并納入對供應(yīng)商的考核內(nèi)容。二是切實(shí)做好質(zhì)量跟蹤，建立質(zhì)量重要物資跟蹤卡和臺賬，掌握物資的使用性能、效果、質(zhì)量等狀況，并作為評定供應(yīng)商產(chǎn)品優(yōu)劣和性價比分析的依據(jù)。三是規(guī)范質(zhì)量異議處理程序，嚴(yán)肅質(zhì)量問題通報制度，加大質(zhì)量事故處罰力度。

（二）加強(qiáng)采購進(jìn)度控制，確保及時供應(yīng)

1.加強(qiáng)需求計(jì)劃管理，提高需求標(biāo)準(zhǔn)化

（1）開展物資消耗規(guī)律分析研究。與使用單位和相關(guān)部門結(jié)合，根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)、設(shè)備裝置運(yùn)轉(zhuǎn)情況，確定正常生產(chǎn)維修的物資消耗，掌握重要物資消耗量、消耗時間、消耗速度等規(guī)律；建立常用物資、重要物資消耗臺賬，明確各項(xiàng)物資采購的提前期，為后續(xù)工作提供科學(xué)依據(jù)。

（2）深入計(jì)劃、設(shè)計(jì)、技術(shù)、生產(chǎn)等部門和單位，提前介入，掌握生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)，在正式需求計(jì)劃出來前，了解需求情況，早動手、早安排，把握工作主動權(quán)。

（3）加大需求計(jì)劃管理考核力度。嚴(yán)格按照“誰提報、誰負(fù)責(zé)”、“誰審核、誰負(fù)責(zé)”的原則，明確需求計(jì)劃責(zé)任主體，對由此產(chǎn)生的積壓落實(shí)考核責(zé)任。

（4）加強(qiáng)物資需求標(biāo)準(zhǔn)化工作。提前介入新建裝置或老裝置改造項(xiàng)目立項(xiàng)和設(shè)計(jì)，參與設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化，及時提出需求標(biāo)準(zhǔn)化建議。對通用材料，要統(tǒng)一品牌，確定標(biāo)準(zhǔn)化目錄，制訂標(biāo)準(zhǔn)化的采購文本和技術(shù)規(guī)范；對專用設(shè)備，要組織專家，統(tǒng)一需求和標(biāo)準(zhǔn)，減少“萬國牌”現(xiàn)象的發(fā)生。

2.加強(qiáng)內(nèi)部進(jìn)度控制，提高進(jìn)度控制能力

（1）明確進(jìn)度控制級別，分一、二、三、四級實(shí)施進(jìn)度控制。對生產(chǎn)建設(shè)產(chǎn)生重大影響的物資要實(shí)施一級控制，要制定全過程采購控制計(jì)劃，明確主要外購原材料、外協(xié)件分供方的范圍和關(guān)鍵控制點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有遲交跡象或趨勢，要立即赴制造廠檢查進(jìn)度。對生產(chǎn)建設(shè)產(chǎn)生較大影響的物資實(shí)施二級控制，發(fā)現(xiàn)有遲交跡象或趨勢，要按月赴制造廠檢查進(jìn)度。對生產(chǎn)建設(shè)產(chǎn)生一般影響的物資實(shí)施三級控制，采取現(xiàn)場巡檢與電話、郵件詢問等方式檢查進(jìn)度；對生產(chǎn)建設(shè)產(chǎn)生較小影響的物資實(shí)施四級控制，以電話等方式檢查進(jìn)度。

（2）進(jìn)一步完善主要物資和項(xiàng)目物資的采購進(jìn)度控制臺賬，優(yōu)化控制內(nèi)容，增強(qiáng)填制的時效性，利用網(wǎng)絡(luò)平臺加強(qiáng)信息溝通和反饋，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度合理安排采購和交貨時間。

（3）堅(jiān)持采購過程控制的定期分析會制度，提高分析會質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取切實(shí)可行的措施和辦法；建立重要物資的應(yīng)急機(jī)制，對重要物資要有備用供應(yīng)商，對突發(fā)事件、搶險等物資要有應(yīng)急預(yù)案。

（4）規(guī)范項(xiàng)目物資采購管理，編制項(xiàng)目物資采購策略，從前期介入開始，包括項(xiàng)目基本情況、對接情況、紀(jì)要、施工建設(shè)進(jìn)度計(jì)劃、采購進(jìn)度控制、采購合同臺賬、問題及處理情況、變更及余料、采購工作總結(jié)等內(nèi)容，在項(xiàng)目完工后，及時做出總結(jié)。

（三）推行科學(xué)理性采購，確保經(jīng)濟(jì)供應(yīng)

改造物資供應(yīng)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)采購中，采購人員陷于詢比價、談判、簽約、結(jié)算等簡單重復(fù)操作，對物資需求規(guī)律和供應(yīng)市場形勢研究較少，管理控制職能薄弱。改造的目的就是要把物資采購的工作重心從上述低水平重復(fù)工作解放出來，研究和分析市場，推動物資采購由業(yè)務(wù)操作型向管理控制型轉(zhuǎn)變。

大力推進(jìn)框架協(xié)議采購。物資采購最重要的基本內(nèi)在規(guī)律是：批量越大、砝碼越重，資源獲取能力、市場議價能力和風(fēng)險防控能力越強(qiáng)。框架協(xié)議采購有效整合了各單位物資需求，在一攬子框架協(xié)議項(xiàng)下，實(shí)施訂單采購，大幅減少詢比價、招標(biāo)、簽合同等重復(fù)性操作，顯著提升物資采購效率。

開展采購策略編制及應(yīng)用。制訂物資采購策略，是提高物資供應(yīng)工作主動性和預(yù)見性的重要措施［2］。供應(yīng)部門組織生產(chǎn)、技術(shù)、工程、機(jī)動等部門和用戶單位參與，共同編制年度采購策略，確定企業(yè)全年主要物資品種的供應(yīng)商選擇、采購方式、過程控制和庫存管理等原則、方法和措施，并加強(qiáng)考核監(jiān)督，確保采購策略在具體采購工作中得到有效落實(shí)。

開展物資成本構(gòu)成分析。準(zhǔn)確掌握采購物資的成本構(gòu)成，是正確制定物資采購決策的基礎(chǔ)，也是體現(xiàn)物資供應(yīng)工作價值的重要手段。對采購物資品種進(jìn)行成本構(gòu)成分析，全面建立采購物資定價公式或價格形成機(jī)制，指導(dǎo)具體采購業(yè)務(wù)。

加強(qiáng)市場研究分析工作。通過網(wǎng)絡(luò)價格信息查詢、供應(yīng)商詢價、BW 數(shù)據(jù)庫查詢、實(shí)地市場調(diào)研等多種方式，結(jié)合價格模型、價格方式等研究手段，制定相應(yīng)的價格變動機(jī)制，提高對市場價格的控制能力。對大宗通用物資定期召開供應(yīng)市場專題分析會，價格部門依據(jù)市場形勢變化定期發(fā)布供應(yīng)市場分析報告，指導(dǎo)采購部門根據(jù)供應(yīng)市場形勢，實(shí)施“避峰就谷”采購。

［1］宋明哲.現(xiàn)代風(fēng)險管理［M］.北京：中國紡織出版社，2003.

［2］王燕，劉永勝.供應(yīng)鏈風(fēng)險管理概述［J］.物流技術(shù)，2008（8）.