新時(shí)期提升民辦高校辦公室管理效能的探討

丁 坤

丁坤/宿遷學(xué)院助理研究員,碩士(江蘇宿遷223800）。

民辦高校辦公室主要職能是圍繞學(xué)校中心工作，積極發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦等，它是承擔(dān)溝通左右、銜接上下的中樞機(jī)構(gòu)。面對(duì)繁忙冗雜的辦公室工作，我們理應(yīng)主動(dòng)分析，找出癥結(jié)，探索創(chuàng)新，不斷提升管理效能，為促進(jìn)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

一、新時(shí)期民辦高校對(duì)辦公室工作的特殊要求

民辦高校的運(yùn)行機(jī)制和管理體制相比公辦高校有其特殊性，有別于公辦高校黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。民辦高校實(shí)行的是董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制,院長(zhǎng)辦公會(huì)是學(xué)校內(nèi)部運(yùn)行的決策機(jī)構(gòu)，舉辦方以董事會(huì)的方式實(shí)施對(duì)學(xué)校的管理,重大決策由董事會(huì)決定。相比公辦高校，自由性和獨(dú)立性更大。民辦高校自身機(jī)制體制的特殊性,對(duì)辦公室工作提出了特殊要求，工作思路、工作方式及工作作風(fēng)都要適應(yīng)并緊跟學(xué)校發(fā)展需要。民辦高校大多建校不久,在組織管理、參謀協(xié)調(diào)、承辦落實(shí)、監(jiān)督檢查等職能方面尚需進(jìn)一步完善,日常工作繁冗復(fù)雜,許多工作需要打破常規(guī)。民辦高校辦公室職能多元化，工作任務(wù)重，在崗位設(shè)置、人員配備方面要更加精簡(jiǎn)靈活，工作人員要不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，從而切實(shí)提升辦公室管理效能。

二、影響民辦高校辦公室管理效能的原因分析

近年來(lái)經(jīng)過(guò)不斷探索與實(shí)踐，民辦高校辦公室的日常工作慢慢步入正軌，但是仍然存在不少問(wèn)題影響其管理效能，主要因素有：

（一）規(guī)章制度不完善，影響規(guī)范管理

規(guī)范健全的規(guī)章制度是高校科學(xué)發(fā)展的重要保障，但當(dāng)前多數(shù)民辦高校的首要任務(wù)仍然停留在規(guī)模擴(kuò)張上，缺乏正規(guī)的管理和健全的制度。工作中，依然存在種種狀況，很多規(guī)章制度間缺少銜接性，一些文件出臺(tái)的時(shí)間缺乏科學(xué)、連續(xù)性。民辦高校辦公室工作強(qiáng)度大、事務(wù)繁雜，除了公文收發(fā)、印簽管理、檢查督辦等一些常規(guī)工作外，還有諸如各部門(mén)工作協(xié)調(diào)，外事服務(wù)、來(lái)賓接待等輔助工作。面對(duì)如此繁冗雜亂的工作，沒(méi)有一整套科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度和辦事流程，極易造成管理混亂。特別是在面對(duì)一些重大活動(dòng)、突發(fā)事件時(shí)，建立一整套科學(xué)的管理規(guī)章制度是至關(guān)重要的，這不僅能讓辦公室工作忙而有序，還能在一些關(guān)鍵時(shí)刻彰顯學(xué)校的聲譽(yù)，維護(hù)學(xué)校形象。

（二）隊(duì)伍素質(zhì)不高，影響管理

辦公室是高校的服務(wù)性部門(mén)，辦公人員素質(zhì)直接影響到服務(wù)質(zhì)量，。在實(shí)際工作中，大家往往會(huì)認(rèn)為辦公室工作就是整理文件、接打電話、端茶倒水等，誰(shuí)都可以勝任，沒(méi)有技術(shù)含量。因思想觀念存在誤區(qū)，辦公室人員專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)難以發(fā)揮，工作積極性大打折扣。民辦高校辦公室人員很少有外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，造成他們工作水平很難上臺(tái)階，加上繁碎事務(wù)較多，科研時(shí)間有限，研究成果有限，晉級(jí)職稱(chēng)難度大，這種狀況極易造成其思想散漫、學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，養(yǎng)成“不要?jiǎng)?chuàng)新，無(wú)法創(chuàng)新”的習(xí)慣，導(dǎo)致了工作水平降低從而影響辦公室自身建設(shè)和發(fā)展。

（三）信息建設(shè)不快，影響高效管理

傳統(tǒng)的辦公方式，工作人員基本每天都在“辦文、辦會(huì)”的運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)上費(fèi)時(shí)耗力。信息化建設(shè)已成為新時(shí)期民辦高校提升管理水平和工作效率的必然趨勢(shì)，辦公室要充分利用自身職能，積極收集和歸整各種信息，以備為領(lǐng)導(dǎo)決策及時(shí)提供信息，而信息的收集離不開(kāi)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。但由于辦公經(jīng)費(fèi)的困擾，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)難以得到大力推廣。大部分民辦高校都不同程度存在著辦公室信息化建設(shè)不足、硬件設(shè)施不配套、資金投入少、辦公條件差等問(wèn)題。即使已經(jīng)配備現(xiàn)代化的設(shè)備，應(yīng)用也只是停留在表面，缺乏專(zhuān)業(yè)的信息處理。而辦公室工作必須追求時(shí)效，不論是社會(huì)有關(guān)信息的傳遞和校內(nèi)外重要情況的反饋，還是上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件及學(xué)校上報(bào)的請(qǐng)示，都需要迅速執(zhí)行。傳統(tǒng)工作方式不加以改進(jìn)，信息化建設(shè)緩慢，必然會(huì)影響學(xué)校整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

三、提升民辦高等院校辦公管理效能的路徑

通過(guò)分析民辦高校對(duì)辦公室工作的特殊要求，以及探討影響民辦高校辦公室管理效能的主要因素，建議民辦高校辦公室應(yīng)著重加強(qiáng)以下工作，切實(shí)提高管理效能。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，建設(shè)創(chuàng)新型辦公室

民辦高校辦公室要站在學(xué)校改革和發(fā)展的高度，轉(zhuǎn)變觀念，從傳統(tǒng)的一些低層次照章辦事的事務(wù)性工作擺脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)完全創(chuàng)新型改變。民辦高校辦公室可以積極轉(zhuǎn)變管理理念，引入現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)的管理模式，有利于對(duì)機(jī)構(gòu)的精簡(jiǎn)、辦事效率的提高、實(shí)現(xiàn)效益最大化。以傳統(tǒng)的民辦高校辦公室崗位五級(jí)設(shè)置管理為例，可以試行兩級(jí)管理，主任下面設(shè)文秘、綜合、黨務(wù)、宣傳、檔案等崗位，層級(jí)壓縮，精簡(jiǎn)人員，業(yè)務(wù)上直接受主任指導(dǎo)，定期實(shí)行輪流換崗。如此以來(lái)，所有人員都能獨(dú)擋一面，成為名副其實(shí)業(yè)務(wù)能手，為提高辦公室工作效能創(chuàng)造條件。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，建設(shè)服務(wù)型辦公室

民辦高校辦公室崗位精簡(jiǎn)，人少事多，工作瑣碎繁雜，臨時(shí)性和突發(fā)性事務(wù)頗多，沒(méi)有完善科學(xué)的規(guī)章制度作保障，很難發(fā)揮管理效能。所以民辦高校辦公室管理應(yīng)從全局出發(fā)，獨(dú)自建立各項(xiàng)工作的規(guī)章制度和規(guī)范要求，加強(qiáng)制度監(jiān)督檢查和落實(shí)，按流程辦事，減少主觀隨意性。例如，辦公室可以根據(jù)各部分工作內(nèi)容制定短、中、長(zhǎng)期計(jì)劃，形成辦公室管理系統(tǒng)體系，真正做到忙而有序。要確保工作規(guī)范化，就要完善會(huì)議組織、公文處理等常規(guī)制度的建設(shè)，公文優(yōu)質(zhì)處理，會(huì)務(wù)工作應(yīng)精簡(jiǎn)，檔案規(guī)范管理，最大限度地提高管理效能。

（三）提升團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)型辦公室的建設(shè)

每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該具備一定綜合能力和應(yīng)變能力，包括觀察分析、語(yǔ)言表達(dá)、文字撰寫(xiě)、統(tǒng)籌規(guī)劃、涉外事務(wù)處理能力等，做到“既當(dāng)專(zhuān)家又做通才”。針對(duì)民辦高校辦公室人員一崗多職狀況，更需提高綜合素質(zhì)方能切實(shí)提高工作效率，倡導(dǎo)“工作學(xué)習(xí)化、學(xué)習(xí)工作化”的模式。同時(shí)，要注重優(yōu)化辦公室團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)，穩(wěn)定工作隊(duì)伍。要正確選人，把工作認(rèn)真、公道正派、具有突出業(yè)績(jī)的管理者提拔到院辦管理崗位，辦公室工作崗位則吸納一些文字表達(dá)、溝通能力綜合素質(zhì)較高的同志，努力建設(shè)一支協(xié)作配合的學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)。

（四）整合信息資源，建設(shè)數(shù)字型辦公室

辦公自動(dòng)化隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越成為一種必然的趨勢(shì)。借助發(fā)達(dá)的電子郵件、辦公QQ群、包括視頻會(huì)議等網(wǎng)絡(luò)工具，很大程度上簡(jiǎn)化了工作程序并節(jié)省辦公時(shí)間、提高了辦事效率，也大幅降低了行政成本，充分實(shí)現(xiàn)了資源共享。辦公室應(yīng)高度重視校園建設(shè)，利用各種資源建立高效的校園網(wǎng)，并啟用如辦公自動(dòng)化、檔案管理、圖書(shū)信息、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，這樣可以加速學(xué)校辦公室資源整合，有效提高辦公室管理。

（五）明確職責(zé)定位，激勵(lì)型辦公室

在工作中因職責(zé)定位含糊不準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，民辦高校的辦公室更需要講求管理效能，而且必須對(duì)職責(zé)明確定位，這就需要建立一整套完善的體制，分清崗位責(zé)任和目標(biāo)責(zé)任，針對(duì)專(zhuān)人落實(shí)每項(xiàng)工作，避免因職責(zé)劃分問(wèn)題出現(xiàn)重復(fù)工作、推諉等現(xiàn)象，更需要明確工作目標(biāo)，以此為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行績(jī)效考核。同時(shí)擬定配套一些激勵(lì)措施，提高辦公室人員工作積極性，從而有效保障工作的落實(shí)。還需建立考核工作人員的一整套監(jiān)督體系，對(duì)于沒(méi)有按要求完成工作的，給予相應(yīng)的處理，對(duì)于很好積極完成的人員，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。賞罰分明可以大大提高辦公室人員工作積極性。要根據(jù)辦公室人員的需求和特點(diǎn)，給予如科研，提拔，學(xué)習(xí)等機(jī)會(huì)。調(diào)動(dòng)大家積極性，提高工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，民辦高校辦公室要適應(yīng)新時(shí)期的要求，審時(shí)度勢(shì)，轉(zhuǎn)變以往陳舊觀念，界定自己工作職責(zé)，創(chuàng)新有效的工作方法，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、整合信息資源等，不斷提升其管理效能，充分發(fā)揮橋梁和紐帶作用，為民辦高校實(shí)現(xiàn)從單純的規(guī)模擴(kuò)張向規(guī)范管理和內(nèi)涵建設(shè)轉(zhuǎn)變，提供科學(xué)規(guī)范的制度保障和更深層次的服務(wù)。

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