高校人事檔案管理工作存在的問題與建議

姚穎君

人事檔案是指黨和國家機關、社會組織在人事管理實踐中記述和反映個人的經歷、學識水平和德才表現，并以個人為單位，按照一定的規則和方法加以整理，集中統一保管，以備查考和利用的歷史記錄。

我國人事檔案制度產生于20世紀50年代，它是我國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人的工資待遇、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載個人人生經歷的重要原始依據。高校人事檔案作為重要的個人信息資源，為領導決策、人員考核、福利分配、選拔人才等工作提供了重要的原始依據，因此，進一步提高高校人事檔案管理工作水平對于高校人事管理工作具有十分重要的意義。

一、高校人事檔案管理工作存在的問題

（一）高校人事檔案管理人員管理意識薄弱

人事檔案工作是以個人原始信息材料的收集、鑒別、審查、驗收、整理、裁剪、裝訂、查閱、借閱等諸多事務為基礎而形成的一門集中管理保管的工作。長期以來，大部分的高校管理者認為人事檔案管理也就是一些基礎和重復的事務性工作，與高校的教學科研發展并無直接聯系，無法直接呈現在高校各項事業的發展中。這種管理意識使得高校人事檔案管理僅僅成為一種輔助性的工作，只要個人人事檔案不丟失、不泄密，能夠為高校領導決策、人員考核、福利分配等工作提供信息即可。很多教師甚至不知道人事檔案究竟由哪一個部門進行管理，對于高校人事檔案工作缺乏應有的理解與重視。

（二）高校人事檔案管理人員配備不足，管理水平有待提高

目前，我國大多數的高校人事檔案管理現狀為很少設置專職人事檔案管理人員，通常由負責其他工作的人員兼職擔任。一方面，兼職人員無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行細致的管理，其中大多數的管理人員也并未受過系統化的檔案專業崗位和檔案技能培訓，這就導致高校人事檔案管理水平重復在收集、鑒別、裁剪、裝訂、整理、保管、轉移等基礎性的工作層面。另一方面，隨著高校各項工作的不斷發展，教師隊伍也隨之增長，教職員工人事檔案數量日益增多，導致檔案管理任務愈加繁重，而人事檔案管理人員配備不足、培訓不夠的現狀，大大阻礙了人事檔案管理水平的提升。根據對多所高校的調研，人事檔案管理人員的日常管理事務往往只是將歸檔材料放入個人人事檔案盒內，并沒有及時整理裝訂，嚴重影響了檔案管理和檔案使用的效果。這樣的檔案管理現狀，導致高校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行，不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

（三）高校人事檔案管理制度不健全，落實不到位

高校人事檔案管理工作的開展應以《檔案法》為指導，檔案管理人員的崗位職責等制度應在《檔案法》的基礎上建立健全。但有些高校并未明確人事檔案管理人員的崗位職責，對于人事檔案管理人員職責、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案材料鑒別歸檔制度、人事檔案轉遞制度、人事檔案檢查核對制度、人事檔案保管與保密制度、人事檔案材料送交歸檔制度等方面的制定并不全面，甚至沒有。在日常人事檔案管理工作中，各項制度也并未落實到位，這種情況阻礙了高校人事檔案制度化、規范化的發展。

（四）高校人事檔案管理條件不能完全符合檔案安全保管的要求

根據《檔案法》的要求，人事檔案管理部門要設置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內閱檔或辦公，人事檔案庫房應配備空調、加濕器、除濕機、滅火器、溫濕度計、防腐劑等設施，達到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”要求和面積的要求。但很多高校在實際人事檔案管理工作中，大多數的檔案庫房為普通的辦公用房，有的甚至將檔案庫房安排在地下室等潮濕環境，沒有防盜門窗，沒有達到《檔案法》所要求的保管安全設施條件，不能完全符合檔案安全保管的要求。

（五）高校人事檔案管理信息化水平不高

目前，很多高校人事檔案管理的工作還停留在紙質檔案的建立和保管層面上，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低。電腦等設備的使用僅限于人事檔案目錄的錄入及打印，對于檔案信息化管理中的人事信息篩選、排序、分類、匯總等工作無法進行操作，真正意義上的檔案信息化管理并未實現，這有悖于高校人事檔案管理信息化的發展。

二、對高校人事檔案管理工作的建議

（一）加強高校人事檔案管理重要性的宣傳工作，切實提高人事檔案管理人員的管理意識

要提高人事檔案管理人員的管理意識，就要從思想上真正重視起來。人事檔案管理部門要利用網絡、校內通訊等形式加強人事檔案管理工作的宣傳力度；人事檔案管理人員要按照檔案管理規章制度，從思想上高度認識到人事檔案管理工作對于高校發展、高校教職工發展層面的重要性，進一步認真履行人事檔案管理職責，切實提高管理者自身的管理意識。同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發利用人事檔案信息，為高校人事制度改革、人才評聘、福利分配等重大人事決策提供具有準確性、前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

（二）領導重視，增強高校人事檔案管理人員配備，加強人事檔案管理人員的業務培訓工作

高校要加強領導，高度重視，全方位了解人事檔案管理的現狀和問題，按照要求配備數量充足的人事檔案管理人員。首先，高校人事檔案部門應該落實由專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，因此要求人事檔案管理人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質、業務素質、責任意識和職業道德修養，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業務技能，充分應用現代科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。

（三）認真貫徹落實人事檔案管理工作各方面的規章制度，促進高校人事檔案制度化、規范化發展

面對新時期、新任務、新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結合高校人事檔案管理工作的實際情況，進一步完善各項管理制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、鑒別、審核、整理、裝訂等環節做出明確而嚴格的規定，人事檔案管理工作者必須嚴格遵守檔案管理制度，不斷規范管理。

（四）完善高校人事檔案管理的基礎建設，為人事檔案提供安全的管理環境

要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的人事檔案室，按照檔案安全保管的要求配備充足的檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

（五）依靠現代化的技術手段，加快高校人事檔案信息化建設

充分聽取人事檔案工作一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現人事檔案信息化發展。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、鑒別、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更加快捷、準確地為高校人事工作提供全方位的優質服務。

三、結語

綜上所述，高校人事檔案管理工作是高校一項基礎性的系統工程，它牽涉到高校管理、人才、技術等各方面的問題，其管理方法需要我們進行系統而深入的研究。要全面加強高校人事檔案管理水平，就要從理論上和時間上研究解決當前高校人事檔案管理所面臨的新問題、新矛盾，需要在對人事檔案管理法的執行、高校管理策略的制定及信息化技術研究等多方面為檔案管理提供有力的理論支撐和解決對策，更好地推動人事檔案工作的發展。

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