高?；n案數字化資源共享初探

耿 麗 張振玲 李 燕 張波萍

(山東農業大學檔案館，山東 泰安， 271000)

高?；n案是高?；üこ淘诹㈨?、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收及工程結算全過程活動的真實記錄?；n案不僅對鑒定基建工程質量、投資效益有重要的憑證作用，而且對工程項目建成后的維修、改擴建、管理、法律糾紛等具有重要的依據作用。

現實中，由于對高校建筑物的維護、修繕、改造等方面的活動，基建檔案原件頻繁使用，破損嚴重。雖經多次粘貼、修補，仍然急需采用相應補救措施保護原件，高校基建檔案數字化迫在眉睫。現有主要問題如下:

(1)檔案歸檔不及時，質量不高，嚴重影響基建檔案的數字化。在實際工作中經常發現基建工程某些材料丟失現象，其中設計變更、施工記錄等的遺失最為常見。基建檔案來源的廣泛性特點，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，決定了基建檔案收集和歸檔的不及時、不規范。

(2)資金嚴重不足。基建檔案數字化是高新技術支撐起來的，需要大量資金的支持?；n案中的竣工圖紙，是利用率最高、查考價值最大的核心部分。由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制，所以掃描質量要求高;基建圖紙型號齊全，所以要求具備掃描大規格圖紙的掃描儀。我校2000年以前基建圖紙共有4132 張，無法取得電子版，尤其是成為文物的建筑物圖紙老化、破損嚴重;2000年以后基建圖紙4209 張，有的也無法取得電子版。所以優先使竣工圖紙數字化就需要大量資金。

(3)基建檔案開發利用滯后于網絡建設。特別是二十一世紀以來，尤其是高校網絡建設飛速發展，信息傳輸渠道日益暢通，但在網絡基礎設施不斷完善的同時，基建檔案資源的數字化卻成效不大，明顯滯后于網絡建設。現在，基本是按照傳統手工方式提供利用，即使有數字化，也只能提供案卷級信息檢索。

(4)專業人才缺乏?；n案的特點決定了它的專業性?；n案數字化需要即懂檔案知識又懂基建知識還懂信息技術的復合型人才。我國檔案專業人才的培養遠遠落后于實際需要，檔案專業人才極其有限。特別是高校檔案館(室)檔案管理人員大部分不是專業人才，而且年齡偏大，缺乏系統的專業教育和專業技能訓練，尤其欠缺信息技術。仍習慣于傳統收集、檢索。所以基建檔案數字化的發展非常緩慢，還有很長的一段路需要走。

有效整合各個部門的力量，共同建設開發基建檔案，做到信息資源共享，是實現基建檔案數字化的有效途徑。具體對策建議如下:

(1)加強組織領導，為基建檔案資源共享提供組織保障。成立基建檔案領導小組，一位分管校領導為組長，設計院、基建部門、后勤處、財務處、檔案館等為小組成員。從工程項目的立項、勘察、測繪、設計、施工、竣工驗收，到基建檔案紙質、電子版全部歸檔，細化各項制度并責任到人。只有領導重視，才能從源頭抓起。我校已有基建檔案數量龐大，僅竣工圖紙一項，就是一筆不小的開支，數字檔案的維護費、日常使用費都是不小的數目。

(2)基建檔案數字化資源共享是為了提供及時有效的服務，減少檔案原件的使用并減緩老化。高效建筑物的維護、修繕、改造等，施工周期較長，對基建檔案的利用時間較長，檔案一般需要長時間借出，檔案的安全得不到保證，時有檔案丟失現象，同時影響其他單位使用?；n案數字化，每個有關單位預設登錄戶名密碼，直接登錄校園網查看使用，可以幾個單位同時使用，最大限度地提高檔案的利用率，減少檔案原件的使用次數，使檔案的安全性得到保障。

(3)加強學習培訓，打造基建檔案資源共享高素質的管理隊伍。檔案工作的最終目的就是利用服務，由于高校所服務的對象是素質較高的人員，所以對檔案管理者的素質要求較高。基建檔案資源共享可以使基建檔案信息更好的得到利用，更快捷準確地為高校決策機構提供依據?；n案資源共享是一項新工作，技術性、專業性比較強，需要專門的知識和人才?；n案資源共享可以大大提高管理員的工作效率，節約大量的手工工作時間，有充足的時間鉆研業務，開拓創新，不斷提高管理水平。