徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案網(wǎng)站建設的思考

隗 然 上海鐵路局土地房產(chǎn)管理處

鐵路是國民經(jīng)濟的大動脈，是國家重要的基礎設施和大眾化的交通工具。鐵路用地管理檔案是鐵路部門取得和開發(fā)利用鐵路用地活動的真實歷史記錄，是維護鐵路用地權益的法律憑證，是鐵路用地管理部門履行職責的重要依據(jù)，是有效管理鐵路用地的基礎條件。徐州區(qū)域的鐵路用地管理檔案由徐州鐵路土房所進行管理。2008 年鐵路生產(chǎn)力布局調整后，徐州鐵路地區(qū)劃歸上海鐵路局。上海鐵路局管轄鐵路用地面積在全國18 個鐵路局中名列第7 位。上海鐵路局的區(qū)域多為長江三角洲及沿長江經(jīng)濟區(qū)，是中國經(jīng)濟最發(fā)達的地區(qū)之一，徐州是其北大門。地理位置的特殊性是徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案網(wǎng)站建立的迫切之需。

1 徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站建設的內容

上海鐵路局的鐵路用地管理模式是路局、地區(qū)土房所、基層站段三級管理的形式。鐵路用地管理檔案由徐州、蚌埠、南京、上海、杭州五個土房所立卷和歸檔，鐵路用地的日常維護監(jiān)管由基層站段承擔。盡管各地區(qū)土房所對基層管地單位配備了有利于工作的圖紙及相關檔案資料，但是實際工作中碰到問題仍需要去地區(qū)土房所進行查檔。通過對工作性質和用戶群的分析，徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建設面向用戶，分為檔案目錄信息、檔案全文信息及圍繞檔案工作開展的欄目三大板塊。

檔案目錄信息欄目的建設：檔案目錄信息分為介紹性目錄信息和檢索性目錄信息兩類。徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的介紹性目錄信息以電子文本的形式對管轄區(qū)域內的檔案情況進行說明和總結，稱為檔案概況。檢索性目錄信息以既有的鐵路用地管理報表系統(tǒng)中存在的檔案查詢數(shù)據(jù)庫為基礎，建立目錄查詢。

檔案全文信息欄目的建設：按照鐵道部鐵運［2007］142 號文件《關于印發(fā)<鐵路用地管理檔案工作暫行辦法>的通知》要求，鐵路用地管理檔案分為權屬管理檔案、監(jiān)察管理檔案、利用管理檔案、規(guī)劃管理檔案、綜合管理檔案和國有土地使用證六大類，同時對鐵路用地管理檔案的分類、整理、編碼等做了詳細的規(guī)定和要求，徐州區(qū)域鐵路用地管理檔案以該文件的要求為標準，建立和完善相關內容。

其他欄目建設：鐵路用地的管理離不開地籍圖，在日常工作中會產(chǎn)生大量的照片資料，檔案的管理也需要規(guī)章制度的約束及借閱的規(guī)范。因此建立鐵路用地圖、法規(guī)選編、珍貴老照片、工作職責、借閱制度、業(yè)務園地等相關欄目。

2 徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站建設的步驟

上海鐵路局現(xiàn)運行的辦公系統(tǒng)是包括路局機關、各地區(qū)辦事處及運輸站段等單位共享的一個信息網(wǎng)絡平臺，由上海鐵路局信息技術所管理。經(jīng)過與技術部門溝通，認可徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案的網(wǎng)站可以共享此平臺。

2.1 確立用戶對象，分級別加強網(wǎng)站安全性管理和建設

上海鐵路局鐵路用地管理模式為路局、地區(qū)土房所、基層站段三級管理，鐵路用地的資產(chǎn)性越來越明顯，因此徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案網(wǎng)站的對象是這些層面的鐵路用地管理人員。網(wǎng)站訪問管理權限由此可以分為四級。徐州區(qū)域的鐵路用地管理檔案存放在徐州土房所，所以徐州土房所的檔案人員承擔網(wǎng)頁的建設、維護和管理工作，作為管理員設為0 級。一級為基層管地單位的土管人員，可以開放與其工作相關的鏈接，使在工作中形成的資料數(shù)字化后轉化為電子檔案，提高工作效率。二級為各地區(qū)土房所工作人員，有選擇開放相關欄目，為工作提供便利。三級為路局的管理人員，允許其訪問與工作相關的欄目。

2.2 多層面多角度采集數(shù)據(jù)，為鐵路土地檔案信息化建設提供準確信息源

既有電子文件生成徐州區(qū)域鐵路用地管理檔案網(wǎng)站的欄目內容。日常工作中產(chǎn)生的電子文件，圖像、圖形、聲音等、都可以歸到鐵路用地圖、法規(guī)選編、珍貴老照片、工作職責、借閱制度、業(yè)務園地等相關欄目進行維護，充實網(wǎng)站信息內容。

紙質檔案的數(shù)字化是徐州區(qū)域鐵路用地管理檔案網(wǎng)站的核心組成。這部分的重要工作是以權屬檔案的數(shù)字化為“領頭羊”，不斷完善網(wǎng)站內容的維護。檔案數(shù)字化是檔案信息化工作的重中之重，是一項工作量巨大，并且有一定難度，但同時也是一件一勞永逸的事情。以網(wǎng)站的創(chuàng)建為契機，同時做好紙質檔案的數(shù)字化，完成一卷，上網(wǎng)維護一卷，不僅使領導對檔案工作有清楚的掌控，同時也會對檔案的數(shù)字化工作有整體的推動作用。

加強對日常工作產(chǎn)生檔案的收集。使檔案網(wǎng)站的內容更豐富，給領導決策提供準確資料，為鐵路用地管理工作提供有力保障，把徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站變成近在咫尺的“檔案室”。

3 徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站建設的意義和效果

徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建立是當前迅猛發(fā)展的信息社會下的必然產(chǎn)物。信息化建設是知識經(jīng)濟時代主線，計算機技術的快速發(fā)展使我們步入一個信息化的時代，無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類社會的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。

徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建立將使土地檔案在利用方式上發(fā)生根本變化。由被動服務變?yōu)橹鲃臃眨硅F路用地管理檔案的管理和利用更加科學化。當遠在上海的路局土房處要查看徐州區(qū)域的相關鐵路用地管理檔案不再有復印后再傳真之繁，或者舟車顛簸之辛。這種不需要利用實物，不受任何時間、空間的限制，根據(jù)權限的不同進入檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)查詢所需要的信息，將大大提高檔案資源的有效利用，利用途徑也更加多樣化。

徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建立是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下中國鐵路發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)鐵路土地檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使整個鐵路土地檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使鐵路土地檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少鐵路土地檔案管理工作人員的投入，縮短了大量事務的處理時限，推動整個鐵路土地檔案的發(fā)展。