加強企業會計檔案管理提高檔案管理水平

■李志宏 張家口卷煙廠有限責任公司

加強企業會計檔案管理提高檔案管理水平

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會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料，是國家檔案的重要組成部分，是企業的重要檔案，是對一個企業經濟活動的記錄和反映。隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，逐漸形成了檔案管理的新模式。會計檔案管理是一項系統性工作，需要企業在發展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業發展中的重要地位和作用，加強監管，規范管理，提高從業人員的素質，才能保證為信息使用者提供高質量的資料。

會計檔案 責任 素質 規范

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩定、外在形式多樣等特點，在企業管理中發揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據，是企業前景預測的重要史料，是總結經驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質管理模式轉變為紙質檔案和磁性介質檔案共存模式。

盡管越來越多的企業重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業的發展不協調，無法充分發揮應有的作用，成為企業發展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業會計檔案管理存在的問題

隨著社會的發展，企業會計檔案管理問題日益顯現，成為制約企業基礎管理工作發展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業認為作為企業財務會計部門的工作就是要按規定設置賬簿，進行核算，出具財務報告，整理檔案是可有可無的，以致不設置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務業務與檔案管理嚴重脫節。二是定義不清、管理缺失。有些企業認識到了會計檔案管理的重要性，也設置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據采集過程中丟失有力的依據和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質不高、管理不到位。一方面，會計從業人員的檔案管理素質不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業人員打交道，會計從業人員的資料收集和整理直接關系到會計檔案整理的質量。另一方面，會計檔案管理人員的素質不高。會計檔案管理崗位屬于專業技術崗位，作為專業會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術要求。多數企業對所屬人員的專業、相關培訓和教育均未給予應有的重視，以致企業會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規范。據相關部門調查顯示目前多數企業在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質檔案和電子檔案嚴重脫節，數據不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強企業會計檔案管理的對策

針對企業會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應該在以下方面加強管理。首先要加強領導，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務工作的重要環節，各企業應依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統的做好企業檔案管理工作，企業培訓部門需適時組織培訓或者引進專業人才積極配合檔案管理部門對本企業檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內容，通過“6S”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設”等方式加強對企業會計檔案的基礎管理，可以通過課題的形式進行攻關，實現檔案管理的深層次探索，從而形成適應現代企業制度發展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質。財務會計部門各崗位是企業財務會計檔案整理的第一崗位，財務人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關系到檔案整理的質量。各企業單位應重視和加強對本企業會計檔案管理人員的專業知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業方面知識的員工從事企業檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規律和要求，熟練掌握會計檔案信息資源管理技能，監督指導本企業財務部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規范管理。會計檔案管理作為企業管理的重要組成部分，制度體系建設是檔案管理最基礎的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規的要求并結合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規定的時間、規定的格式和規定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構和財務部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現檔案信息化管理的企業要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規范管理。

三、總論

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業的重要檔案，是對一個企業經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業業務信息，可以檢查企業的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統性工作，需要企業在發展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業發展中的重要地位和作用，加強監管，規范管理，提高從業人員的素質，才能保證為信息使用者提供高質量的資料。

[1]《會計檔案管理辦法》[M].北京：工商出版社.《中華人民共和國會計法》.1984

[2]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74