基于“三集五大”的電網建設檔案管理探析

鄭 薈

（國家電網公司江蘇省電力公司電力經濟技術研究院， 南京210008）

“三集五大”建設是解決我國電網公司發展深層次體制機制矛盾，適應堅強智能電網體系建設的迫切需要，這當中，“大建設”是“三集五大”體系建設的重要內容。面對新的管理模式，如何做好電網建設項目檔案管理工作，是需要認真思考的問題。

一 電網建設項目檔案管理模式

“三集五大”是國家電網公司在發展戰略中提出的轉變公司發展方式和電網發展方式。按照集約化、集團化、標準化、精益化的要求，實施財務、物資和人力資源的集約化管理，構建大建設、大規劃、大檢修、大運行、大營銷體系。其中，“大建設”體系建設目標是要統一電網建設的建設標準、管理流程和技術規范，強化建設關鍵環節的管控，加強電網工程項目和建設隊伍的專業化管理，提高電網建設安全質量和工藝水平，提升建設管理效率和效益。

在近兩年“三集五大”體系建設中，江蘇省電力公司成立了全新的電網建設項目專業管理公司，負責公司系統220千伏及以上電網建設的項目管理和組織實施，直接對項目建設過程的進度、安全、質量、造價、技術等進行管控，實現專業化管理，全省十三個地區成立了項目管理處，負責業務的具體實施。而電網建設項目檔案管理工作也相應地向專業化管理體系變更。全省電網建設項目檔案，從原有的各地市供電公司辦公室管理的模式，轉變為由專業管理公司總部進行統一管理，項目管理處直接進行實施的體系。新的檔案管理方式，一方面有效提升了檔案的專業化水平，另一方面也對檔案歸檔及管理工作的全省同步起到積極作用。

二 新模式下電網建設項目檔案管理的做法

（一）建立健全電網建設項目檔案相關制度

檔案管理工作是一項貫穿于整個電網項目建設過程的系統工程，是眾多參建單位參與的工作。為了加強對各參建單位的指導和監督，做到電網建設項目檔案資料的齊全、完整和準確，根據《國家重大建設項目文件材料要求與檔案整理規范》和《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》的要求，公司結合檔案管理的實際情況，制定了《220千伏及以上電網建設項目檔案管理實施細則》，規定了各參建單位的檔案管理職責，明確了檔案收集、整理規范和歸檔范圍，進一步提高了工程檔案管理的標準化和規范化水平。

（二）項目檔案整理工作前移

每個建設項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設單位來整理則要投入相當多的人力、物力和精力。因此對于工程施工過程中產生的資料，首先明確各參建的職責，并對其進行檔案交底，統一資料歸檔標準，每個參建單位形成的材料，由形成單位負責整理好，向各項目管理處移交。并且項目管理處定期對施工、監理單位進行檢查，發現問題，及時通報。

（三）堅持檔案工作與項目建設同步進行

公司根據上級單位下達的重點項目計劃，要求各地區項目管理處按照電網建設項目檔案工作要求，監督指導各項目建設參建單位建立健全工作機制，同步開展項目檔案的登記、收集整理、歸檔移交工作，確保重點建設項目檔案的完整準確和系統安全。

項目管理處檔案員在工程開工初期主動進入工地，向施工管理人員進行檔案交底，對施工單位檔案的編制提供實質性指導。從形成檔案的源頭抓起，堅持高標準，嚴要求，對施工單位提供的資料認真審核把關，把每次檢查中發現的問題反饋參建單位，讓他們及時整改。與此同時，要求施工單位實行檔案與工程進度“三同步”：一是施工任務交底同時布置檔案的交底工作；二是施工進度和檔案形成收集同步；三是工程竣工和檔案驗收交接同步。

（四）以統一管理為切入點，增進比較推動進步

全省220千伏及以上電網建設項目檔案工作統一管理，使得全省檔案在一個專業化的平臺下統一比較，各地區檔案工作可以相互學習、相互借鑒、相互促進，形成了更直接、更具體、更具指導性的良性競爭機制。

每月編制檔案工作簡報。為了加強歸檔進度控制和工作計劃實施，公司每月編制一期檔案工作簡報，將各個地區的檔案工作進展情況、歸檔進度及存在的問題進行梳理，反映各項目管理處工作亮點，交流檔案工作的信息與經驗。

每年組織檔案評比。公司每年年底都開展電網建設項目檔案競賽活動。對在競賽中取得好成績的工程項目和個人，按照競賽活動方案給與表彰并兌現獎勵，使競賽的杠桿作用、激勵作用得到了充分發揮，有效地推動了公司檔案工作的順利開展。競賽活動同時也為各地區資料員提供了展示技藝、相互交流學習的平臺，對加快公司檔案隊伍建設起到了積極作用。

（五）轉變指導方式，提高對項目檔案工作的監管效率和水平

公司總部的檔案管理人員負責對各項目管理處的檔案人員進行管理，其重點任務就是要做好對基層檔案人員的業務指導工作。基層檔案人員業務水平參差不齊，為了確保檔案質量，檔案管理人員不僅要經常上門進行檢查、指導，隨時發現、解決存在的問題，而且定期開展業務培訓，對資料管理過程中遇到的疑難問題現場予以解答。要求他們認真學習規范，掌握電網建設項目檔案在接收、整理等方面的質量要求。并在檔案盒標簽等方面統一樣式，使得案卷更加整齊、美觀。

同時，公司逐步轉變對重點建設項目檔案工作的指導方式，由原來的天女散花式的微觀指導逐步轉為有重點、專題性的宏觀指導，從而使對項目檔案工作的監管效率和水平大大提高。

加強對重點項目、共性問題的指導。如對500千伏揚州西輸變電工程等重大建設項目進行重點指導，實現全過程參與，并梳理、匯總資料收集和歸檔過程中遇到的問題，對我省其他建設項目起到了一定的參考、借鑒作用。

有針對性地舉辦專題講座。邀請本系統檔案管理業務精煉的專家舉辦講座和現場講解等，以更加直觀的方式進行授課，便于增強理解，提高了學習效果。

以會代訓，促進交流。一是每個季度召開檔案工作例會，及時掌握各地區工作動態，并對檔案工作中發現的問題進行總結；二是召開檔案業務交流會，在學習交流中探討遇到的問題、分享有效的經驗、總結工作的成果，對檔案歸檔及管理工作的全省同步起到積極的作用，有效預防了相同或類似問題在多個地區的重復發生。這種交流，因為工作的內容專業化強，交流內容直接，所以可以直接對后續的檔案歸檔工作起到指導作用。

（六）應用現代技術，提升重點項目檔案管理信息化水平

公司檔案室目前已全面應用國網公司開發的國家電網檔案信息管理平臺。在工程開工初期，項目管理處檔案人員向各參建單位分發客戶端程序，并對相關人員進行使用指導。以往現場工程技術人員對檔案收集范圍、分類要求一直感到非常困惑，有了客戶端程序后，現場技術人員只需依據軟件提供的檔案分類信息，便能快捷、高效地做好檔案收集、整理工作。檔案信息管理平臺的應用全面提高了各參建單位歸檔案卷的形成質量。

目前建設項目工程檔案所有數據均錄入檔案系統，文件電子化率達到90%以上，提高了檔案的利用效果。并且公司總部的檔案管理人員還可以通過檔案信息管理平臺隨時了解各地區每個工程的資料收集情況，及時掌握歸檔進度。

三 強化電網建設項目檔案管理工作的建議

（一）注重檔案人員的選撥和考核

電網工程項目檔案管理是一項檔案管理和技術相結合的工作，檔案員不僅要懂得檔案技術，同時也要善于協調各方積極配合做好檔案工作。由于對現有檔案人才隊伍的合理配置與優化、高水平的管理與技術人才的聘用，企業無法給予足夠的重視和投入，導致了檔案人員總量不足、結構不合理、素質參差不齊、工作熱情不足等狀況。

因此，應根據電網建設項目檔案所需要的人員要求來招聘，并以公平、公正的考核程序選擇合適的人才，或是通過在工作實踐中識別、考察、選拔優秀的人才來進行檔案工作。企業必須改變觀念，提高檔案意識，熟悉檔案工作特征，充分了解新形勢下檔案管理對專業人才的迫切需求。只有這樣，企業才能夠為檔案人才隊伍創造良好的氛圍，以構建專業、高素質的檔案人才隊伍為目標，在檔案人才引進、培養、考核等方面給與更多的關注和支持。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。

（二）建立計劃性、針對性、效益性的培訓機制

檔案業務培訓是人才成長的重要推動力量。因需設計培訓內容，將培訓內容和實際工作緊密結合。通過培訓，進一步完善檔案員的知識結構，提高其檔案意識及檔案業務技能。并且，要注重加強檔案管理單位之間、檔案員之間、相關專業人員間的業務交流。通過交流，使他們盡快了解其他單位和檔案員的先進經驗，及時查找不足，將好的經驗應用到實際工作中。以多種方式開展檔案業務研討、培訓，優化檔案人員知識結構，提高其工作積極性和創造性。

（三）以固化檔案條款為前提，實現合同對建設項目檔案有效控制

合同是約束整個工程的關鍵，也是對工程建設中各方面實施控制的龍頭。在合同或協議書中，應在建設項目合同中設立檔案資料歸檔條款。在合同條款中明確規定各參建單位對檔案歸檔工作的責任和要求，檔案部門通過直接參與合同談判或審查合同中的有關章節，將這些要求作為專門條款“固化”到各類合同文本中，做到有據可依。

同時，要嚴把合同付款關。財務部門在進行合同付款程序時，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執行完畢支付最后一筆款項時，必須經過檔案部門審核。檔案部門確定合同文件資料歸檔后，簽字確認，再進入下一個付款審批環節。這樣，所有合同末次付款都經過檔案部門，使得檔案部門能夠及時催交應歸檔文件資料，督促文件資料歸檔工作順利進行。

電網建設項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。為適應電力建設事業的發展，進一步加強電網建設項目檔案管理，應在檔案管理中不斷制定和完整相關制度，及時總結經驗，研究電網建設項目檔案管理中出現的問題，推動電網建設項目檔案工作再上新臺階。

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