如何規范會計業務中的往來票據

□文/齊春霞

（石家莊市農林科學研究院 河北·石家莊）

做好會計基礎工作，對提高會計信息質量，維護會計工作秩序有著重要意義，但在實際工作中也存在著一些不盡如意的地方。那么，如何規范會計業務中的往來票據，談談自己的幾點建議。

一、經濟往來中票據的業務處理

（一）還款、結算、報銷時有關票據的處理

1、還款后原借、欠、收據的處理。實踐中，還款向來有退條和開收據兩種做法。筆者所見，兩種方法各有其優缺點，而退條的弊端可能多一點。按照財政部的要求，職工借款的借條，必須附在記賬憑證下面，收回欠款或收回部分欠款時，應當另開還款收據，不得退還或更換原借條，也不得以在原借條上批注“××年×月×日還款××元，結欠××元”取代應開具給還款人收據。單位之間、單位與個人的往來，凡以借條、收條、欠條等條據確立債權債務關系的，除法律、法規另有規定或當事人雙方另有約定情況外，還款時原立票據的處理原則應與以上規范相同，即不退、不換、不改原據。如果因向外單位或外地個人索債需要出示原據，可以復印件代替。

2、報賬沖減借、欠款的票據處理。實踐中，以經過審批合格的報銷憑證抵償借款、欠款的情況較多，而因會計人員處理方法不當引發的糾紛也較多。對于采購人員帶出的轉賬支票、匯票，或以電匯、信匯形式向在外采購人員提供資金而由采購人員收回發票的，采購人員以發票向會汁人員報賬抵沖往來款項時，會計人員往往不愿意出具還款收據。他們的理由是:（1）還款為轉賬，不需另開收據；（2）匯出款項時，除采購人員自帶的支票、匯票有采購人員簽字的以外，匯到外埠的款項通過郵寄、電傳的，收款人或收款單位并沒有出具收條，所以以發票沖賬時也不必出具收條（收據）。其實上述理由是似是而非的:一是就還款銷賬這一點而言，轉賬與現金結算形式之間并沒有不可逾越的界限。采購人員帶回的發票，如果會計人員接收后沒有出具沖賬的收據，有些出納人員就可能打上現金付訖戳記就成了現金結算。發票金額較小的情況下更容易出現弊端；二是就匯出（轉出）款項的收款手續而言，無論轉賬支票、匯票、信（電）匯款等轉賬匯劃款業務，采購人員支用款項或取得票據都是“有案可稽”的，采購人員將發票等報銷憑證交給會計人員時就必須取得收條，否則，發生糾紛時，報賬還款的情況就無法查清。因此，不論在什么情況下，會計人員收受他人報銷憑證或其他涉及往來支付的收據，要么以現金付款，要么出具還款銷賬的收據，絕不能收到報銷憑證后讓報賬人“空手離去”。

（二）暫存、預收款項支用的票據處理。單位之間，單位與個人之間，作為購貨方，有時會預付一定的款項暫存在供貨方，以用作往來結算或其他用途。事后，購貨方如果動用這些款項，要不要辦手續，應當辦什么樣的手續，實踐中也往往出現問題，導致糾紛。有些單位作為供貨方，發貨時直接從預收暫存款中轉賬劃出，發票交給購貨方時不要對方簽字，更不要對方寫收條或在發票收款聯簽注轉賬說明，結果也往往會引發糾紛。防范這些糾紛的方法有:一是如果準備向購買方開具發票，應在向其開具發票或提交發票時，要求對方在發票收款聯注明“貨款在暫存（或預付）款中支付”并簽字，或者由供貨方寫好收到發票的收條，說明從暫存款支付貨款，請購貨方接收發票時簽字；二是如果因暫存款不足以支付貨款等原因供貨方不打算開具發票但要扣收款項，則要求購貨方在收貨憑證上作類似說明，或者在出具的欠條上寫出類似內容。

二、收取、轉交及空收款項的票據處理

（一）一般交易及往來結算的收款條據。按照會計業務的慣例，出納人員（包括收款員，下同）的責任是憑票收款，“票”給付款人的幾聯（或一聯）中就有一聯屬收條性質，出納人員原則上不自開自收。但在實踐中，往來結算的收條或收據多由出納人員自開，有些出納人員缺乏工作經驗，對于可能在近期結清或欠付報銷款項的條據往往以白紙單寫，不留存根，會計俗語叫“撒手飛”，這樣時間稍久，出納人員忘記后即成為現金長款，有時與現金短款抵消則更難覺察。待持據人來索款或核對時，出納人員則陷入被動甚至被懷疑為貪污。因此，出納人員開具涉及往來或收入的票據，均應至少兩聯，其中一聯留存。

（二）代收款項的轉交。在企事業單位，總難免發生由其他人員為出納人員代收款的事項。代收款項應當如何轉交給出納人員，也是會計業務中容易出現糾紛的事項。現實中，代收人員一般總是出納人員的同事、熟人，代收款轉交時，多數情況下將現金與發票（或收據，下同）收款聯一起交給出納人員即告了事。以后如果該收款聯丟失，或者出納人員故意棄毀，出納人員又“記不得”或不承認款已收訖，責任則全由代收人承擔。防范這類糾紛的辦法有:（1）有關發票存根不是由出納人員收存的，由出納人員在發票存根聯簽字；（2）代收筆數較多的單位，可設置代收款交款流水賬，由代收人逐筆登記和保存，交款時由出納人員逐筆簽字；（3）代收款數額較大的，可由代收人直接存入開戶銀行，在繳款單款項來源欄內寫明“××（代收人）代收××款”。

清欠人員代收款項轉交出納人員時，除由出納人員開具收條給代收人的情況外，也可以參照上述轉交款方法處理。

（三）空收款項的票據處理。所謂空收款項，是指收款憑證如發票等已開，但付款人既未交款又沒有出具欠條，收款方也不擬在應收款掛賬的情況。銷售或清欠業務中，常發生客戶或推銷人員、清欠人員要會計人員開具尚未收款的發票，或者由會計人員提供蓋章的空白發票給推銷、清欠人員自開，這類事情發生的糾紛近年見到不少。其情況之一，是發票提交受票方時，受票方往往不能當即付款，而出票方只要求受票方經辦人在發票的收款聯上簽名，就將開好并蓋章的發票聯交給受票方。事后受票方賴賬，出票方憑收款聯上受票方的單純簽名無法認定受票方欠款，導致在經濟糾紛中處于不利地位。情況之二，是推消、清欠人員將貨款，特別是現金交出納人員時，因為發票聯已交受票人，收款聯與現金一并交出納人員，出納人員沒有另開收據，導致與上述代收款項轉交同樣的糾紛。預防這類糾紛的有效方法是:一是客戶、推銷人員、清欠人員自會計人員處開具發票（或收據，下同）時，沒有實際交款或沒有交齊款項的，取票人必須就欠交款出具欠條，注明欠交金額、原因；二是推銷人員、清欠人員或其他結賬人員向客戶開具發票時，也必須按上述要求辦理；如果礙于情面，則可要求客戶在發票記賬聯上注明“發票已收；三是客戶、推銷人員、結賬及清欠人員向會計人員交款時，凡不屬在交款當時開具發票的，會計人員必須向交款人出具收款收據。