公文主題詞消失的原因淺析

文覲鰲

【摘 要】20世紀80年代，為了適應新形勢下各級各類機關辦公自動化、公文處理規(guī)范化的要求，便于計算機檢索和管理公文，公文主題詞標引應運而生。主題詞在歷經(jīng)30余年之后不在標引，主要在于主題詞標準不一，難于統(tǒng)一，培訓不力，難于執(zhí)行，更新緩慢，難于規(guī)范，不是必須，不必強求，完全可以用其他替代。

【關鍵詞】公文；主題詞；消失

熟悉公務文書的人都知道，2012年4月16日中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱"新條例"），并于2012年7月1日起施行，2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政公文處理辦法》（以下簡稱"原辦法"）停止執(zhí)行。這是規(guī)范黨政機關公文處理工作的一個新的指導性文件，對實現(xiàn)黨政機關公文格式的統(tǒng)一具有重要意義。與原辦法比照，新條例在宏觀指導和具體要求上有一定的改進和變化，其中，我們看到新辦法中已經(jīng)沒有了主題詞這一要素。

所謂的公文主題詞，就是揭示公文主題內(nèi)容的規(guī)范性、強制性適用的詞目，是公文版記部分的構(gòu)成要素之一。它由反映特定主題概念的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組組成。一般來說，主題詞基本由3-5個名詞或名詞性詞組構(gòu)成。不少于3個最多不超過7個，并依據(jù)涵義由大到小，依次是類別詞、類屬詞、區(qū)域詞、文種詞，即按“一范圍，二內(nèi)容，三文種”的順序排列，主題詞詞與詞之間空一格排序。公文主題詞的標準區(qū)域位于公文末頁下部，抄送范圍上方，也就是文尾部分中注釋域或特殊要求說明域以下，抄送機關標識域以上。

在20世紀80年代，為了適應新形勢下各級各類機關辦公自動化、公文處理規(guī)范化的要求，便于計算機檢索和管理公文，公文主題詞標引應運而生。中央文件上試標主題詞始于1985年，政府辦公廳系統(tǒng)較大范圍內(nèi)試標公文主題詞始于1987年。那么，為什么主題詞在歷經(jīng)30余年之后會突然消失呢？也許不熟悉的人會感到吃驚，其實，在業(yè)內(nèi)主題詞真是愛恨交加，早就有專家提出了不同的意見。

一、標準不一，難于統(tǒng)一

雖然我國各大系統(tǒng)編制了主題此表，并進行了修改和完善，但實際上公文主題詞標引存在著不統(tǒng)一、不規(guī)范的現(xiàn)象還比較嚴重。

公文主題詞是由國家特定機關主持編制和修訂，避免了粗制濫造、生造主題詞，克服了隨意言目的粗糙管理，而走上集約經(jīng)營，科學規(guī)范的道路，具有很強的規(guī)范性。但是目前我國現(xiàn)行的主題詞表，除了國務院辦公廳主持頒布的《國務院公文主題詞表》外，各行業(yè)、地方都參照前者，自行制定了主題詞表，這就導致容易出現(xiàn)條塊分割、詞目打架現(xiàn)象。

一是就全國而言，有的系統(tǒng)要求標引主題詞，有的又不標引主題詞。比如，各級人大常委會機關和檢察院系統(tǒng)產(chǎn)生的公文不標引主題詞。二是標引的詞條的數(shù)量要求多少不一。比如，黨的機關《公文主題詞表》規(guī)定一份公文最多可標引10個詞條，而《國務院公文主題詞表》規(guī)定一份公文標引的主題詞不超過5個詞條。三是各類機關公文主題詞標引的規(guī)則、辦法、規(guī)定不盡相同。如，黨的機關標引主題詞的規(guī)則是第一個詞條要求選用能體現(xiàn)公文主主旨的詞條，而行政機關主題詞第一個詞條一般都是類別詞。

如不同行業(yè)的詞目對同一內(nèi)容的描述涵括不盡相同，這對將來公文實現(xiàn)全面電腦聯(lián)網(wǎng)，實行網(wǎng)絡化公文，進行科學管理，以及對公文的交流、檢索都會帶來了諸多不便。

公文中主題詞的出現(xiàn)是為了便于索引，主題詞標引不統(tǒng)一、不規(guī)范，違背了方便檢索的初衷。因而2012年新的公文處理辦法，不僅統(tǒng)一了黨政機關公文處理辦法，而且不標引主題詞了。

二、培訓不力，難于執(zhí)行

公文主題詞標引是一項技術(shù)性很強的業(yè)務工作，培訓工作尤為重要。在主題詞剛剛出現(xiàn)的時候，黨政機關對培訓還比較重視。比如，黨委系統(tǒng)于1994年6月、1998年11月分別舉辦過為期一周的公文主題詞標引培訓班，系統(tǒng)組織學習了“檢索語言與公文主題詞表”、“公文主題詞標引規(guī)劃”、“公文主題標引的步驟和方法”、“公文主題標引在計算機公文信息檢索中運用”等課程。一些省、市、縣黨委辦公廳（室）相應舉辦了培訓，此后，再也沒有舉辦全國性、全省性的培訓。近年來，文秘隊伍人員變動頻繁，基層人員流動快，新人新手多，大部分從事公文辦理、公文主題詞標引的人員業(yè)務生疏，一些人不懂得公文主題詞標引規(guī)則，不懂得標引的步驟與方法，有的人甚至不了解檢索語言與公文主題詞表為何物，特別是面對多主題公文，以及主題概念轉(zhuǎn)換中詞組組配標引中的概念交叉組配、概念限定組配這一較復雜、不易掌握的標引操作技巧，不少人感到力不從心、一籌莫展，對公條例》《辦法》《規(guī)定》等法規(guī)“公文格式”中要求上報的公文必須標引主題詞的硬性規(guī)定，只好硬著頭皮，東拼西湊胡亂標引。人員培訓工作不力，人員語言文字功力不深，敬業(yè)精神不夠等因素，造成了公文主題詞標引亂象橫生。主題詞使用到現(xiàn)在，給文秘人員增加不少的負擔，相信主題詞在公文中消失完全會得到廣大文秘工作者的歡迎。

三、更新緩慢，難于規(guī)范

隨著社會的不斷發(fā)展，詞匯這個語言中最活躍的要素也在隨著時代的發(fā)展而不斷地發(fā)展著變化。近年來，新的詞匯不斷涌現(xiàn)，不少新詞匯也進入到公文之中，而原來主題詞表中一些詞匯的使用頻率卻在不斷降低，甚至出現(xiàn)了基本不使用的情況。

自從《公文主題詞表》編制以來，就很少修訂，特別是近年來對《公文主題詞表》幾乎沒有做過修訂。中辦、國辦修訂《公文主題詞表》的最后時間都是20世紀90年代末。

四、不是必須，難于強求

公文處理工作是檔案工作的基礎。公文與檔案是同一事物在兩個階段的不同表現(xiàn)形式，今天的公文是明日的檔案。一是作為檔案前身、基礎的公文，主題詞標引顯得極為重要，若亂標濫標，既浪費了人力精力又達不到標引的目的。二是即使是恰當、準確、規(guī)范的標引，也難以與檔案主題詞標引相匹配，難以實現(xiàn)文檔一體化。因為，公文主題詞標引與檔案主題詞標引的兩者之間本身存在著差異性，造成難以實現(xiàn)文檔一體化。文、檔兩個系統(tǒng)各行其事，最終導致公文主題詞不能為檔案部門自接運用，公文標引主題詞成了無用功，標引的意義不大。

由此可見，公文中標主題詞并不是非標不可的。在網(wǎng)絡化、信息化高速發(fā)展的時代，公文主題標引已完成它的歷史階段性使命，應淡出公文處理工作領域，取而代之用具有明顯優(yōu)勢的“關鍵詞”作為公文信息檢索手段。

總之，2012年新辦法順應了時代發(fā)展的新要求，摒棄了主題詞這個“雞肋”，有利于減輕文秘人員的工作負擔。

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