公文主題詞消失的原因淺析

文覲鰲

【摘 要】20世紀80年代，為了適應新形勢下各級各類機關辦公自動化、公文處理規范化的要求，便于計算機檢索和管理公文，公文主題詞標引應運而生。主題詞在歷經30余年之后不在標引，主要在于主題詞標準不一，難于統一，培訓不力，難于執行，更新緩慢，難于規范，不是必須，不必強求，完全可以用其他替代。

【關鍵詞】公文；主題詞；消失

熟悉公務文書的人都知道，2012年4月16日中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱"新條例"），并于2012年7月1日起施行，2000年8月24日國務院發布的《國家行政公文處理辦法》（以下簡稱"原辦法"）停止執行。這是規范黨政機關公文處理工作的一個新的指導性文件，對實現黨政機關公文格式的統一具有重要意義。與原辦法比照，新條例在宏觀指導和具體要求上有一定的改進和變化，其中，我們看到新辦法中已經沒有了主題詞這一要素。

所謂的公文主題詞，就是揭示公文主題內容的規范性、強制性適用的詞目，是公文版記部分的構成要素之一。它由反映特定主題概念的規范化的名詞或名詞性詞組組成。一般來說，主題詞基本由3-5個名詞或名詞性詞組構成。不少于3個最多不超過7個，并依據涵義由大到小，依次是類別詞、類屬詞、區域詞、文種詞，即按“一范圍，二內容，三文種”的順序排列，主題詞詞與詞之間空一格排序。公文主題詞的標準區域位于公文末頁下部，抄送范圍上方，也就是文尾部分中注釋域或特殊要求說明域以下，抄送機關標識域以上。

在20世紀80年代，為了適應新形勢下各級各類機關辦公自動化、公文處理規范化的要求，便于計算機檢索和管理公文，公文主題詞標引應運而生。中央文件上試標主題詞始于1985年，政府辦公廳系統較大范圍內試標公文主題詞始于1987年。那么，為什么主題詞在歷經30余年之后會突然消失呢？也許不熟悉的人會感到吃驚，其實，在業內主題詞真是愛恨交加，早就有專家提出了不同的意見。

一、標準不一，難于統一

雖然我國各大系統編制了主題此表，并進行了修改和完善，但實際上公文主題詞標引存在著不統一、不規范的現象還比較嚴重。

公文主題詞是由國家特定機關主持編制和修訂，避免了粗制濫造、生造主題詞，克服了隨意言目的粗糙管理，而走上集約經營，科學規范的道路，具有很強的規范性。但是目前我國現行的主題詞表，除了國務院辦公廳主持頒布的《國務院公文主題詞表》外，各行業、地方都參照前者，自行制定了主題詞表，這就導致容易出現條塊分割、詞目打架現象。

一是就全國而言，有的系統要求標引主題詞，有的又不標引主題詞。比如，各級人大常委會機關和檢察院系統產生的公文不標引主題詞。二是標引的詞條的數量要求多少不一。比如，黨的機關《公文主題詞表》規定一份公文最多可標引10個詞條，而《國務院公文主題詞表》規定一份公文標引的主題詞不超過5個詞條。三是各類機關公文主題詞標引的規則、辦法、規定不盡相同。如，黨的機關標引主題詞的規則是第一個詞條要求選用能體現公文主主旨的詞條，而行政機關主題詞第一個詞條一般都是類別詞。

如不同行業的詞目對同一內容的描述涵括不盡相同，這對將來公文實現全面電腦聯網，實行網絡化公文，進行科學管理，以及對公文的交流、檢索都會帶來了諸多不便。

公文中主題詞的出現是為了便于索引，主題詞標引不統一、不規范，違背了方便檢索的初衷。因而2012年新的公文處理辦法，不僅統一了黨政機關公文處理辦法，而且不標引主題詞了。

二、培訓不力，難于執行

公文主題詞標引是一項技術性很強的業務工作，培訓工作尤為重要。在主題詞剛剛出現的時候，黨政機關對培訓還比較重視。比如，黨委系統于1994年6月、1998年11月分別舉辦過為期一周的公文主題詞標引培訓班，系統組織學習了“檢索語言與公文主題詞表”、“公文主題詞標引規劃”、“公文主題標引的步驟和方法”、“公文主題標引在計算機公文信息檢索中運用”等課程。一些省、市、縣黨委辦公廳（室）相應舉辦了培訓，此后，再也沒有舉辦全國性、全省性的培訓。近年來，文秘隊伍人員變動頻繁，基層人員流動快，新人新手多，大部分從事公文辦理、公文主題詞標引的人員業務生疏，一些人不懂得公文主題詞標引規則，不懂得標引的步驟與方法，有的人甚至不了解檢索語言與公文主題詞表為何物，特別是面對多主題公文，以及主題概念轉換中詞組組配標引中的概念交叉組配、概念限定組配這一較復雜、不易掌握的標引操作技巧，不少人感到力不從心、一籌莫展，對公條例》《辦法》《規定》等法規“公文格式”中要求上報的公文必須標引主題詞的硬性規定，只好硬著頭皮，東拼西湊胡亂標引。人員培訓工作不力，人員語言文字功力不深，敬業精神不夠等因素，造成了公文主題詞標引亂象橫生。主題詞使用到現在，給文秘人員增加不少的負擔，相信主題詞在公文中消失完全會得到廣大文秘工作者的歡迎。

三、更新緩慢，難于規范

隨著社會的不斷發展，詞匯這個語言中最活躍的要素也在隨著時代的發展而不斷地發展著變化。近年來，新的詞匯不斷涌現，不少新詞匯也進入到公文之中，而原來主題詞表中一些詞匯的使用頻率卻在不斷降低，甚至出現了基本不使用的情況。

自從《公文主題詞表》編制以來，就很少修訂，特別是近年來對《公文主題詞表》幾乎沒有做過修訂。中辦、國辦修訂《公文主題詞表》的最后時間都是20世紀90年代末。

四、不是必須，難于強求

公文處理工作是檔案工作的基礎。公文與檔案是同一事物在兩個階段的不同表現形式，今天的公文是明日的檔案。一是作為檔案前身、基礎的公文，主題詞標引顯得極為重要，若亂標濫標，既浪費了人力精力又達不到標引的目的。二是即使是恰當、準確、規范的標引，也難以與檔案主題詞標引相匹配，難以實現文檔一體化。因為，公文主題詞標引與檔案主題詞標引的兩者之間本身存在著差異性，造成難以實現文檔一體化。文、檔兩個系統各行其事，最終導致公文主題詞不能為檔案部門自接運用，公文標引主題詞成了無用功，標引的意義不大。

由此可見，公文中標主題詞并不是非標不可的。在網絡化、信息化高速發展的時代，公文主題標引已完成它的歷史階段性使命，應淡出公文處理工作領域，取而代之用具有明顯優勢的“關鍵詞”作為公文信息檢索手段。

總之，2012年新辦法順應了時代發展的新要求，摒棄了主題詞這個“雞肋”，有利于減輕文秘人員的工作負擔。

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