公路工程檔案管理工作探討

郭占元

【摘 要】伴隨著公路工程技術的發展，公路檔案管理已成為公路工程建設的重要內容。公路工程檔案是在公路工程建設過程中對文檔的全過程管理。文章強調了公路工程檔案的重要作用，針對目前我國公路工程檔案管理過程中出現的問題，提出了相應的解決措施。

【關鍵詞】公路工程；檔案；管理

公路工程檔案是指在公路工程建設項目從醞釀、決策到建成交付使用的全過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。近年來，隨著公路建設事業的持續高速發展，不斷地產生大量的公路工程檔案。公路工程檔案是真實記錄公路建設發展過程的第一手資料，也是今后道路規劃、維修及改擴建等不可缺少的科學依據。但是公路工程檔案具有內容綜合性強、形成時機性強、形成周期差異大等一些固有特點，使得公路工程檔案管理水平不高，無法保證公路工程檔案價值的實現。因此，運用科學管理手段，進一步提高對公路工程建設項目檔案管理重要性的認識，不斷改進和加強檔案管理工作，充分發揮其功能和作用，對促進工程建設和管理具有重要意義。

一、公路工程檔案管理工作的重要作用

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設質量的關鍵環節

公路工程檔案是公路工程建設項目管理工作的一個重要組成部分，是整個項目建設、管理活動歷史的真實記錄，也是項目建成后運行、管理、養護和改造的重要依據，具有重要的憑證、法律作用。在公路施工過程中，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是公路工程質量保證材料的主體，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志。上述這些工程檔案資料就是整個工程項目建設的原始記錄，反映了公路工程建設的質量和水平。

（二）公路工程檔案資料為公路工程交竣工驗收提供依據

公路工程交竣工驗收就是交通主管部門根據各種檔案資料，包括工程可行性研究報告、施工圖設計及批復、變更設計、招標文件、各種合同以及各種工程技術標準、規范等，對建設單位、監理單位、施工單位所完成的工作情況進行驗收。驗收時除通過對公路實體工程進行檢測外，更主要是通過對各種內業資料進行審查，如各種材料質量檢驗結果、施工試驗數據、隱蔽工程記錄、質量控制指標的試驗記錄、遺留問題處理資料等，才能完成對公路工程質量鑒定，最后看能否通過驗收。

（三）公路工程檔案的開發利用可以提高經濟效益

公路工程檔案是公路部門信息資源重要組成部分，是公路部門寶貴的知識財富，它含有大量的科技成果，是人們獲取知識、了解信息的重要途徑。檔案工作者可根據檔案室存放的公路工程檔案編研開發地方交通史、公路志、技術成果匯編等，為公路工程建設提供技術資源。因此，開發利用公路工程檔案可以直接服務于公路工程建設，為公路部門創造更多的經濟效益和社會效益。

二、公路工程檔案管理工作存在的問題

由于公路工程檔案具有成套性、階段性、專業性、內容多、范圍廣等特點，所以做好公路工程檔案管理工作難度很大。目前，公路工程檔案管理與公路建設事業發展很不適應，公路工程檔案管理工作現狀令人擔憂。

（一）公路工程檔案管理模式滯后。

缺乏監管長期以來，許多參加公路建設的建設單位和施工單位都沒有明確領導的檔案管理職責，沒有建立統一的檔案管理網絡，而是把主要精力放在公路施工建設上，忙著抓進度、趕工期，因而忽視了工程檔案管理工作，等到工程完工要辦理竣工驗收時，才不得不投入大量的人力、物力突擊補充檔案資料，以應付工程竣工驗收之用，致使工程竣工檔案資料質量較差。而有些公路建設管理單位又沒有很好地實行集中統一管理，造成了不少檔案散失嚴重，即使保存下來的也不完整，或因保管不當，致使現有的圖紙不清，紙張變質。這些都將嚴重地影響到公路工程將來的改、擴建和正常的養護維修工作。從而影響到公路檔案資源，使之無法為公路建設和管理提供有效服務，為國家帶來損失。

（二）公路工程檔案開發利用不夠。

公路工程檔案管理工作的最終目的在于開發利用，為公路建設事業服務。但是檔案管理部門往往只注重移交后工程檔案的日常管理，卻忽視對工程檔案的開發利用。

三、做好公路工程檔案管理工作的幾點措施

為確保公路工程檔案的完整、準確、系統，提高工程檔案質量，針對目前公路工程檔案管理中存在的問題，必須采取一系列的措施加強公路工程檔案的管理，充分發揮公路工程檔案為公路建設服務的重要作用。

（一）切實提高依法管理工程檔案意識

公路工程檔案是伴隨公路建設事業的發展而建設起來的基礎性事業，它記錄公路工程項目建設以來所積累的寶貴經驗，是一筆不可替代的財富，它不僅能使我們在工作中少走彎路，同時還能提高工程項目建設的能力和水平。重視公路工程檔案工作，就是重視公路工程建設事業的發展。因此，我們要求各參建單位領導和檔案管理人員必須統一思想，提高認識，更新觀念，高度重視，將公路工程檔案管理工作作為保證公路工程建設各項工作健康有序進行的一項基礎工作來抓，認真履行《檔案法》和各種工程檔案管理規章制度賦予的職責，提高依法管理公路工程檔案的意識。檔案的行政管理部門也應該主動介入，加強與公路建設單位的溝通，統一公路工程檔案管理規范，爭取與項目主管部門達成共識，建立一個切實可行的公路工程項目檔案工作監督體系，明確項目參與各方的職責，齊抓共管，搞好公路工程建設項目的檔案管理工作。

（二）逐步形成公路工程檔案超前管理模式

由于公路建設周期長，參建單位多，各方的認識不一，致使一些公路工程檔案得不到妥善保管，檔案的質量得不到保障，時間一長，也容易散失，達不到標準化、制度化、規范化管理，所以我們要嚴格執行《檔案法》和交通部工程項目檔案管理有關規定，建立健全工程項目檔案工作機構及規章制度。按照統一領導、分級負責的原則，由項目部對工程檔案工作實施集中統一管理，對本工程項目設計、施工、監理等單位的檔案工作實施監督、指導，將工程檔案工作納入工程建設管理程序，納入招投標制，與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證檔案收集、立卷、歸檔及時、準確、完整、系統和安全；明確各參建單位有一名領導班子成員分管檔案工作，并配備專職檔案員，落實各自的職責；同時將工程檔案管理納人工程設計、施工、監理合同管理，按照“誰形成、誰負責”的原則，由工程檔案的形成單位負責，不得委托他人。這樣就構建了一套完整的工程檔案管理網絡，使工程檔案管理工作在體制建設上得到保證。

（三）扎實細致做好工程檔案收集整理工作

根據不同的情況，確定相應的收集方法，以保證檔案的完整性。例如，對于周期短、時間性強的檔案要及時收集；對于形成周期長的檔案，如高速公路建設檔案，應明確劃分收集的時間區段，按項目立項審批、招標、開工、施工、竣工、驗收等時間段收集，形成完整的檔案；對現有積存的檔案資料進行全面清理，嚴格按要求進行資料的分類、整理、保管，及時歸檔立卷，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理規范。

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