從財務(wù)角度探討ERP實施過程中數(shù)據(jù)清理

唐 謙

ERP實施一般經(jīng)歷一下幾個階段：（1）項目準備階段：成立項目組，制定計劃，進行初步業(yè)務(wù)調(diào)研等；（2）業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計階段：在初步調(diào)研的基礎(chǔ)上，進行再調(diào)研，形成業(yè)務(wù)流程差異報告，流程重整等；（3）系統(tǒng)實現(xiàn)前準備階段：企業(yè)組織機構(gòu)調(diào)整；數(shù)據(jù)清理，收集和整理；系統(tǒng)數(shù)據(jù)配置；最終用戶培訓(xùn)準備等；（4）系統(tǒng)切換階段：上線模擬測試，系統(tǒng)切換等。

數(shù)據(jù)清理處于實施中期，在明確企業(yè)的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程之后，對企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行整理和收集，為系統(tǒng)切換做好準備。

一、數(shù)據(jù)清理的必要性

一是對于同一經(jīng)濟業(yè)務(wù)或事項，業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門在同一時間和空間上描述不盡相同，這具體表現(xiàn)在：（1）單據(jù)傳遞的時間性差異使信息在財務(wù)反映相對滯后，財務(wù)數(shù)據(jù)常常有跨期現(xiàn)象；（2）對同一事項的描述不同，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存在差異。這些顯然與ERP要求的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的理念有很大的差異，也對系統(tǒng)上線后數(shù)據(jù)的可用性產(chǎn)生重大的影響；

二是由于會計差錯，以及業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門信息不對稱，造成的會計計量方面不準確；由于一些企業(yè)關(guān)停倒閉而形成的呆、死賬；由于實物盤虧或毀損，而賬面依然掛賬，形成的資產(chǎn)不實等情況。這些都影響企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的公允表達。為了將真實的數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，這些事項都應(yīng)該進行清理。

二、數(shù)據(jù)清理過程

1.成立跨部門的數(shù)據(jù)清理小組，明確職責和分工，制定獎懲辦法。各個業(yè)務(wù)部門負責與本部門有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如供應(yīng)商和客戶數(shù)據(jù)，銷售訂單，采購訂單和生產(chǎn)訂單，以及與財務(wù)部門接口的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等；財務(wù)部門負責財務(wù)賬務(wù)的清理，包括所有科目的賬面余額，會計科目，銀行住數(shù)據(jù)，以及與業(yè)務(wù)部門有接口的財務(wù)數(shù)據(jù)等；

2.制定數(shù)據(jù)清理計劃，明確清理時間表。數(shù)據(jù)清理有一個遵循漸進和逐漸求精的過程，外界環(huán)境和生產(chǎn)情況在不斷變化，數(shù)據(jù)準確度是個相對的概念，所以要分步驟、分階段持續(xù)的對數(shù)據(jù)進行清理；

3.數(shù)據(jù)清理階段，對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行核對和整理。這個階段要注重一線基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集，數(shù)據(jù)清理方法的正確運用，以及各個數(shù)據(jù)小組的協(xié)調(diào)配合；

4.確定最終數(shù)據(jù)，準備導(dǎo)入系統(tǒng)，進行系統(tǒng)切換。

三、財務(wù)數(shù)據(jù)清理

ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)數(shù)量大且涉及面廣，按是否隨時間發(fā)生變動，可以分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是不隨時間或其它數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù)，具體有會計科目、庫存地和物料主文件、BOM表、供應(yīng)商、客戶、銀行主文件等。動態(tài)數(shù)據(jù)是每筆具體業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它隨時間點不同而變動。又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、庫存余額、未清訂單。與財務(wù)數(shù)據(jù)清理相關(guān)的數(shù)據(jù)一般包括會計科目、銀行主數(shù)據(jù)、切換時點的總賬余額、實物資產(chǎn)余額、往來賬目余額等。

財務(wù)數(shù)據(jù)清理希望達到的目的是：一是按照ERP的數(shù)據(jù)標準和要求，將財務(wù)數(shù)據(jù)、主數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行有效掛接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的要求；二是對所有的資產(chǎn)和負債進行核查，對于已不符合資產(chǎn)和負債定義的項目進行清理，公允反映企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。以下就幾個主要項目的清理方法進行探討。

1.往來賬目的清理。往來賬目清理包括應(yīng)收、預(yù)收款，應(yīng)付、預(yù)付款，其他應(yīng)收、其他應(yīng)付款等。下面以客戶應(yīng)收、預(yù)收款和銷售訂單數(shù)據(jù)清理為例，介紹往來賬目的清理。

由財務(wù)部提供賬面掛有應(yīng)收款或預(yù)收款（客戶余額）的科目余額表，市場銷售部門會同財務(wù)部進行核對和清理。清理過程中應(yīng)注意分別對同一客戶不同合同項進行核對，以確保每個合同余額的準確性，而不是客戶余額的準確性。確保財務(wù)部門客戶余額與市場銷售部門客戶余額的一致性。

客戶余額與銷售訂單（銷售合同）一般的對應(yīng)關(guān)系是：客戶余額為借方余額的，一般情況是銷售合同已執(zhí)行完畢，尚有貨款未收回；客戶余額為貸方余額的，一般情況是已收回部分貨款，但銷售合同尚未執(zhí)行完畢，尚未達到收入確認條件，或者已收款，尚未執(zhí)行合同。

清理過程中，如發(fā)現(xiàn)無法收回的應(yīng)收款項，建議申請壞賬核銷。

（2）實物資產(chǎn)的清理。實物資產(chǎn)主要包括固定資產(chǎn)、原材料、在制品、半成品及庫存商品等。實物資產(chǎn)清理方法主要是盤點。實物資產(chǎn)盤點可以到達兩個目的：

一是核實實物的數(shù)量和質(zhì)量情況。對于數(shù)量上的差異，根據(jù)盤點結(jié)果，進行盤盈、盤虧的賬務(wù)處理。一般對于大件的固定資產(chǎn)，盤盈，盤虧的情況是比較少的，如果存在，可能有以下幾種原因：（1）已報廢的固定資產(chǎn)未銷賬，這種情況應(yīng)該找到當時的報廢審批單，在系統(tǒng)切換之前進行固定資產(chǎn)報廢的賬務(wù)處理；（2）工程已完工財務(wù)未結(jié)轉(zhuǎn)，依舊在“在建工程”掛賬。這種情況的處理方法是根據(jù)工程結(jié)算資料進行固定資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)。

二是通過實物與賬面物料的查找和核對，可以發(fā)現(xiàn)同一物料有不同名稱的情況，這種情況可能造成賬面上有材料，在盤點時卻找不到，形成材料的盤虧；或是賬面上不存在的材料，在盤點時卻有，形成材料的盤盈。遇到這種情況，應(yīng)該對賬面材料名稱進行修改或者合并，并及時修改倉庫的材料卡片。

四、清理過程中的注意事項

1.制定詳細的工作計劃，把握好時間進度，在關(guān)鍵時間節(jié)點提供相關(guān)成果文件，如清理前后某科目余額表以及調(diào)整事項，數(shù)據(jù)收集模板等，并根據(jù)完成情況對相關(guān)責任部門進行考核。

2.重視數(shù)據(jù)收集模板的定制和保護工作。按照ERP數(shù)據(jù)要求和標準，根據(jù)企業(yè)的實際情況不斷的對數(shù)據(jù)收集模板進行設(shè)計和維護。并加強數(shù)據(jù)收集模板的保護，避免信息被有意無意的刪改。

3.注意數(shù)據(jù)的檢查和稽核工作。為保證數(shù)據(jù)的正確性和完整性，需要安排專人對數(shù)據(jù)進行檢查和稽核；制定數(shù)據(jù)檢查方案，包括數(shù)據(jù)檢查的方法、時間、頻率、責任人等，最大程度的降低問題數(shù)據(jù)的存在。

財務(wù)模塊是整個ERP系統(tǒng)的核心，它不僅與諸多模塊有集成關(guān)系，也是整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交匯中心。為了確保切換后的主要精力用于系統(tǒng)運維，在數(shù)據(jù)清理階段，務(wù)必保證有必要的組織保證，人員保證和正確的清理方法，為系統(tǒng)切換和應(yīng)用打下堅實的基礎(chǔ)。

[1]董海濤.淺談系統(tǒng)上線前如何進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理.賽迪網(wǎng).

[2]張麗，夏宗澤，劉穎，張樂.以財務(wù)為核心的ERP建設(shè)數(shù)據(jù)清理工作實施探討,《電力信息化》.2009年08期.