高校圖書館員兼任科技查新工作的SWOT分析

吳國芹 卞 卉

（南京航空航天大學圖書館，江蘇 南京 210016）

吳國芹 女，1979年生。碩士，助理館員。

卞 卉 女，1977年生。碩士，館員。

科技查新是由具備一定信息資源基礎與相應查新咨詢資質人員的科技信息咨詢機構，通過手工檢索和計算機檢索等途徑，運用綜合分析和對比的方法，為評價科研成果、科研立項等的新穎性提供文獻查證結果的一種信息咨詢服務工作[1]。它在提高科研課題立項和科技成果的評價水平，避免和減少科研工作低水平重復方面發揮著重要作用。筆者擬通過SWOT分析方法對高校圖書館員兼任查新工作的利弊進行歸納，并針對圖書館外部環境所帶來的機遇和威脅進行分析，在此基礎上提出相應的發展戰略。

1 高校圖書館科技查新的現狀及特點

我國有科技部、衛生部和教育部三大部門認證的查新機構，其中教育部認證的查新機構一般為高校圖書館。1992年原國家教委開始設立科技查新工作站，2003年經教育部重新進行認定，至2011年第五批11家科技查新工作站授牌，教育部設立的查新工作站已達到78家[2]。高校科技查新站依托其良好的學科資源和強大的人才優勢已成為查新工作的一支重要生力軍。近年來，由于高校科研水平的不斷提高，科研項目的立項及成果查新需求越來越多。另外，隨著高校查新站對其他企事業、科研單位的開放，查新項目更有了急劇增長，高校圖書館的查新工作面臨著前所未有的挑戰。

高校科技查新工作在時間安排上依附于國家級、省市級課題的申報立項、申報獎勵時間，因而其工作具有一定的淡旺季之分。據筆者調查發現，科技查新工作的旺季一般集中于每年的2～5月，特別是在3月份（高等學校博士學科點專項科研基金申報的月份），而除此以外的時間大多屬于淡季。高校科技查新工作的季節性特點使得各高校無法配置足夠的查新人員，因為在查新淡季時，容易造成人力資源上的浪費。因此，越來越多的高校圖書館開始通過設立兼職查新員的方式來應對查新高峰期。有文獻調查表明：在被調查的國內32家圖書館中，設有兼職查新員的圖書館有11家，占32家圖書館的34．4%，說明國內許多高校已經開始了聘用兼職查新員的嘗試與實踐[3]。

2 SWOT分析法簡介

SWOT分析法是西方企業最常用的一種企業內外部環境條件戰略因素綜合分析方法，它是由美國哈佛商學院著名教授安德魯斯于1956年首先提出的，由優勢（Strengths）、劣勢（Weakness）、機會（Opportunities）和威脅（Threats）4個英文單詞首字母組成。分析步驟包括：①進行外部環境分析，列出對于企業來說外部環境中存在的發展機遇和威脅；②進行內部環境分析，列出企業目前具有的長處和弱點；③繪制SWOT矩陣；④進行組合分析[4]。這種分析方法最早應用于工商企業領域，隨著這一方法內涵的延伸，越來越多的學者將這一方法運用到其他領域。

3 館員兼任科技查新工作的SWOT分析

運用SWOT分析法可對高校圖書館員兼任查新工作的優勢與劣勢進行分析，并針對圖書館外部環境所帶來的機遇和威脅進行分析，從中可綜合高校圖書館員兼職查新工作的影響因素，從而提高查新質量，增強高校圖書館科技查新站的競爭力和服務水平。

3．1 優勢（S）分析

①充分挖掘館內人力資源，為館員提供更廣闊的發展空間

近年來，隨著高校圖書館準入條件的提高，高校圖書館已逐漸改變了工作人員學歷較低的局面，高校圖書館逐年引進了大批高學歷人員，許多擁有較高學歷的新進館員進入到館內的各個部門。這一方面給高校圖書館注入了新鮮血液，另一方面也帶來了極大的人力資源浪費，特別是流通部門的人員，大多時候從事著相對簡單重復性的工作。查新是一項技術含量相對較高的工作，館員兼任查新工作既可以充分利用館內的人力資源，又可以調動廣大館員的積極性，為有能力的館員提供了發揮個人能力的平臺。

②緩解查新部門的工作壓力

高校科技查新工作具有階段性的特點，特別是每年的3～5月，有大量的查新課題需要在短時間內完成，查新部門往往疲于應付。另外，查新部門的館員一般還承擔參考咨詢、部分教學和科研任務，導致查新工作人員壓力倍增，這對館員的成長和發展是極為不利的。館內其他部門的人員兼任查新工作不僅可以緩解高峰期查新部門人員的工作強度和壓力，還能為專職查新人員抽出時間從事創新性工作提供更廣闊的發展空間。

③搭建起館內跨部門之間交流和合作的平臺

兼職查新工作可以促進高校圖書館內各部門的交流和合作，增加了查新部門和其他部門館員之間聯系和學習的機會，增強了館員之間的認知程度，為高校圖書館更全面地開展工作提供了保障。

④促進查新工作與學科館員工作的融合

近年來，越來越多的高校開始嘗試查新員和學科館員雙崗合一的實踐，但在實際工作中學科館員并非只分布在查新部門，大多數學科館員分布在館內的其他部門，如資源建設部、流通部等等。非查新部門的館員兼任查新工作可以加強與各對口學院老師的聯系，深入接觸到各學院老師的研究方向和研究課題，為更好地做好學科館員工作、開展深層次信息服務提供了契機。

3．2 劣勢（W）分析

①兼職查新員的查新工作質量有待考查

兼職查新館員大多沒有受過專業的查新培訓，且都是在查新高峰期承擔較多的查新任務，在查新淡季時則很少從事查新工作，而查新工作是一項非常專業的工作，持續的知識積累非常重要。因此，兼職查新員在查新質量上無法與專職查新人員相比。

②兼職查新館員的精力有限，難以完成創新性工作

兼職查新人員都有自己固定的工作任務，其工作重點不在科技查新上，只是在科技查新項目比較多的情況下兼職進行查新工作。查新是一項非常辛苦和耗時的工作，而館員的精力總是有限的，這在一定程度上會導致館員不能把足夠的時間和精力用于履行本職工作，使其難以抽出較多的時間思考和嘗試更有意義的新工作。

③缺乏有效的激勵機制，館員積極性不高

目前各高校圖書館尚缺乏對兼職查新工作計量和激勵的具體措施，兼職查新的工作業績在一定程度上很難得到體現和肯定，造成兼職查新員工作積極性不高。

3．3 機會（O）分析

①網絡時代查新流程的電子化

隨著網絡的興起和迅速普及，圖書館數字化、信息化建設水平不斷提高，越來越多的網絡化期刊、電子圖書、中外文特色數據庫及DIALOG聯機等檢索資源走進圖書館。圖書館的數字化、信息化建設為查新工作提供了一個更便捷、更廣闊的平臺。同時，查新系統也由原來的人工環境向信息化檢索平臺發展，這為高校圖書館員能夠在從事本職工作的同時兼任查新工作提供了強有力的信息資源保證。

②查新項目數量的急劇增長

近年來，隨著高校科研水平的不斷提高和科研領域的不斷拓展，科研項目的立項及成果查新需求越來越多。另一方面，隨著越來越多的高校查新站對其他企事業、科研單位開放，校外的查新數量更是急劇增加。查新數量的高速增長為各高校圖書館大力培養兼職查新隊伍提供了強有力的保證。

3．4 威脅（T）分析

①查新站數量眾多，無法在查新數量上有所保證

據筆者統計，目前江蘇地區已經有13家機構具有科技查新資質。其中，江蘇省科技情報研究所是國家一級科技查新咨詢機構；南京大學、東南大學和江南大學的科技查新工作站是教育部授權的第一批科技查新工作站；河海大學和中國礦業大學的科技查新工作站是教育部授權的第二批科技查新工作站；教育部授權的第三批科技查新工作站是南京工業大學、南京理工大學和揚州大學科技查新工作站[5]。雖然江蘇省經濟發達，科技發展迅速，各行業尤其是化工行業對科技查新的需求眾多，但依然無法保證各高校查新站查新數量的充足供給。查新數量無法保證，兼職查新員就無法得到足夠的查新實踐，也會影響查新人員的積極性。

②為查新工作的規范化管理帶來了一定的難度

任何事情都有其兩面性，高校圖書館員兼任查新工作在緩解查新壓力的同時也為查新工作的規范化管理帶來了一定的難度。如查新員人數眾多、管理協調難度加大，查新員素質參差不齊，查新報告的質量有待提高等等。

4 館員兼任科技查新工作的SWOT戰略

SWOT矩陣是利用SWOT分析的結果，對組織在不同的關鍵外部環境狀態和內部條件狀況的組合方式下，制定可行備選戰略的技術。據上述分析，可以得到如表1所示的高校圖書館員兼任科技查新工作戰略分析的SWOT矩陣。

表1所示的SWOT矩陣中有4個象限，每一個象限對應一種發展戰略模式：

①象限1（SO戰略）：利用內部發展優勢去抓住外部機會的戰略——成長型戰略。

若采取此策略，高校圖書館員需要充分利用網絡資源和自身的優勢，創造需求，力爭自身人力資源的最大化。

②象限2（WO戰略）：運用外部機會來克服內部劣勢的戰略——引導型戰略。

表1 高校圖書館員兼任科技查新工作的SWOT戰略分析

若采取此策略，高校圖書館員需抓住網絡時代和查新項目增長的機遇，積極參加查新培訓，提升自身素質，提高查新質量。

③象限3（ST戰略）：依托內部優勢將外部威脅轉化為機會——差異型戰略。

若采取此策略，高校圖書館需要充分利用自身人才優勢，完善查新審核制度，促進查新管理的規范化，形成自己的競爭優勢。。

④象限4（WT戰略）：克服內部劣勢，避免外部威脅——完善型戰略。

對于組織來講，這是最糟糕的位置，應該盡量避免。WT戰略是一種進取型戰略，它要求組織能同時克服內部劣勢和避免外部威脅。

綜上所述，筆者認為高校查新站目前應采取的是SO戰略和ST戰略。

5 思考和建議

SWOT分析進一步明確了高校圖書館員兼任查新工作的自身條件、外部環境以及相應的戰略選擇。筆者對高校圖書館員兼任科技查新工作的未來發展提出以下幾點建議。

5．1 加強兼職查新員培訓，提高兼職查新員素質

高校圖書館應按照查新規范對兼職查新員進行相關的培訓，使其能夠獨立完成查新工作，建立專職查新員與兼職查新員一對一的責任制度，即由一名專職查新員配合并指導兼職查新員的查新工作，以保證查新報告的質量。在科技查新業務較少的月份，可以開展定期或不定期的科技查新講座，就查新工作的用途、工作流程等進行培訓，以提高兼職科技查新質量和工作效率。另外，針對查新課題的不斷提升和拓寬，加強兼職科技查新員的非學歷繼續教育并融入激勵機制，也是一條持續提高兼職查新員業務能力和信息素養的新途徑。

5．2 完善審核制度，提高查新質量

審核工作是提高查新質量的保證，也是影響查新質量的關鍵因素之一。為保證兼職查新人員的查新質量，可以建立專職查新員作為一級審核、審核員進行二級審核的二次審核制度。專職查新員主要從查新委托書查新點、技術要點的填寫、檢索詞的選擇、檢索策略的制定以及查新報告的撰寫等方面對兼職查新員進行指導和審核，審核員負責專職查新人員指導和所有查新報告的最終審核。

5．3 形成具體的激勵和獎勵措施，提高館員的積極性

對兼職查新員采取物質獎勵、精神及其他獎勵并存的激勵機制。建立具體的獎勵措施，工資與年終獎掛鉤。對于積極從事科技查新工作的館員在年終考核、職稱晉升方面有適度傾斜；同等條件下優先考慮其參加專業學術會議、赴境外進修訪問、優先給予館內科研項目資助等等。

總之，科技查新是高等學校圖書館的一項重要工作，高校需要充分利用和發揮自身優勢，不斷發展、創新、完善高校的查新工作，為查新工作的發展做出自己應有的貢獻。

[1] 謝新洲，滕躍．科技查新手冊[M]．北京：科學技術文獻出版社，2010：455．

[2] 劉曉坤，劉亞茹，李維云．高校圖書館開展科技查新的現狀分析——以天津大學科技查新工作站為例[J]．情報探索，2012（4）：88-90．

[3] 鄂麗君．高校圖書館科技查新服務調查與分析[J]．情報雜志，2012（1）：180-184．

[4] http：//baike．baidu．com/view/3892．htm．

[5] http：//www．chaxin．edu．cn．