會計電算化中的“日期”設置探索

胡殿霞

會計行業是個傳統行業，它滲透到社會的各行各業，不管是制造業、商貿業，還是服務業都需要會計人才。會計電算化在各行業的企業和會計師事務所進行會計核算、會計管理、財務管理和會計監督中被普遍運用。通過會計電算化學習能正確確認、計量企業經濟活動和提供高質量會計信息，能規范管理日常會計核算工作。

在會計電算化學習中多處會涉及“日期”問題，而一般教程中沒有提及“日期”的具體設置。初學者在學習的過程中往往不能分清各個“日期”問的聯系以致操作錯誤甚至無法進行下去。會計電算化軟件尤以UF最為普遍，下面我們就以UF中創建帳套時“日期”設置為例，探索會計電算化中“日期”問的聯系及設置，希望給初學者一些借鑒，做到舉一反三。值得說明的是在實際會計應用中各個“日期”設置和教學中略有不同，如果你領會了教學中的各個“日期”的關系及設置，相信你在會計應用中也能正確使用。在初建帳套時常常遇到以下幾個“日期”。

1 自然日期：即實際日期。它是程序應用中所有日期設置的參照。

2 系統日期：計算機系統設置日期。一般情況下它是和計算機的時鐘一致，和自然日期一致。有時根據需要可以自定義設置。

3 系統管理員登錄日期：用友系統管理員的管理日期，也就是admin的注冊日期。一般和計算機的系統日期一致，該日期和具體帳套中日期沒多大關系。

4 啟用會計期：即新建帳套被啟用的日期。例如：2010年3月。該日期的默認值為計算機的系統日期。要根據創建帳套的數據需要設置。該日期和所創建帳套的業務日期相關。帳套操作員操作帳套的所有日期和帳套中業務所有日期必須在該期間后。

5 會計期間設置：會計期間設置為上述帳套會計啟用期之后的核算年度期間。該期間的設置和上述啟用會計期一致，也可在會計月歷建帳中設置并重新設置啟用會計期。帳套操作員操作帳套的日期和帳套業務的日期必須在該期間內進行。在會計電算化中有多個日期可以通過如圖1中的會計日歷進行設置，如操作員登錄日期，系統模塊啟用日期，會計期間設置、會計啟用期等等。

6 系統模塊啟用日期：在會計信息化系統中我們必須要啟用的是GL（總帳）系統。該啟用期要在上述啟用日期之后并且要在會計期間之內。其默認值為計算機的系統日期也可通過會計日歷設置啟用期。

7 企業門戶的注冊日期：即具有帳套權限的帳套操作員的操作日期。該日期的設置要在帳套設置的會計期間內，否則會報錯為“不存在的年度”，如果是日期錯誤則為“不是有效的會計日期”。該日期的默認值為計算機的系統日期，如果系統日期不在帳套的有效會計日期則可通過會計日歷設置。打開企業門戶后，該日期會顯示在如下圖中窗格的下方。

8 帳套文件生成日期。最后帳套數據輸出后形成備份文件，該文件的“修改日期”顯示會提示你數據文件是否有效。在學習過程中有些學生往往找不清哪個是自己需要的備份帳套。將鼠標放置文件圖標上，這時會自動顯示該文件的修改日期，可以幫助你找到你需要的備份帳套文件。

在會計電算化學習的過程中有多處需要進行“日期”的設置并且“日期”設置的正確與否嚴重影響操作。例如日常業務的憑證處理時進行的“日期”設置有：業務發生日期、制單日期、簽字日期、審核日期、記帳日期等，很顯然它們的相互關系是：制單日期要大于業務發生日期；簽字日期和審核日期要大于或等于制單日期；記帳日期要大于或等于審核日期等。在期末銀行對帳時，銀行對帳單的啟用日期要在銀行對帳日期有效期內，并和單位日記帳的有效期一致，還要和業務處理的日期和業務相符合。

總之，會計電算化中日期的設置既要符合會計程序又要按照要求，根據相關“日期”之間的聯系設置它們的大小和數值。會計電算化中有許多需要設置“日期”的地方，我們在以后的學習過程中進一步探討。希望這些給初學者帶來一些幫助。