辦公自動化系統（OA）的發展趨勢以及應用

顧小松

[摘要]本文研究了辦公自動化系統（OA）的發展趨勢以及應用，最后給出了辦公自動化系統在銀行中典型的應用現狀，皆在通過本文的研究為現代化辦公未來的發展指明一個方向。

[關鍵詞]OA；集成；應用；工作流

[中圖分類號]C931.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0065-01

1 引言

隨著互聯網網絡以及計算機科學技術的不斷進步，一定程度上促進了人類以及社會的進步以及繁榮昌盛，計算機信息科學在時代前進的潮流中扮演著至關重要的作用，無論是行政機關還是中小型企事業單位，都在充分的將Intemet/Intranet技術利用起來[1]，都建立了基于工作流的工作流程，充分的將現有的先進計算機、現代化的通信技術以及各種先進設備充分的運用起來。

2 辦公自動化系統（OA）概述

辦公自動化系統簡稱OA，是一種高度集成化的人機信息交互處理系統，融合了現階段非常先進的信息科學技術以及先進的辦公自動化設備，通過OA系統能夠為有效的輔助工作人員順利的開展各種各樣的業務工作。通常的辦公自動化系統主要包括辦公機構、辦公設備、辦公主體、辦公信息以及網絡環境等組成，隨著辦公自動化需求的不斷提升，辦公自動化已經發展成為一個獨立的學科，涉及到計算機科學、通信技術、行為科學、管理科學、系統集成工程等，辦公自動化的最終目標是通過各種先進的辦公自動化信息處理措施，最大限度的幫助企事業單位提高辦公質量以及辦公效率，進一步改善企事業單位的辦公條件以及環境，幫助其提升自動化決策以及科學管理水平。

3 辦公自動化系統（OA）發展趨勢

辦公自動化系統（OA）已經發展成為現階段各個企事業單位提升辦公自動化水平的重要系統，通過閱讀大量的中外文獻資料，本文總結了未來辦公自動化系統（OA）的發展趨勢。

（1）平臺化

辦公自動化系統未來的發展方向是一個平臺化的服務系統，能夠為用戶提供一個用起來非常容易、開放程度非常高的協同應用平臺，用戶在使用的過程中可以根據自身需要快速的搭建個性化極強的功能模塊，并能夠通過少量的或者沒有任何的修改便可以實現OA系統外部以及內部的數據、人力資源以及信息資源的整合。

（2）門戶化

辦公自動化系統的門戶化包括職能級別的門戶，通過該功能實現各個辦公門戶都相互獨立工作但是卻采用統一的入口，真正意義上實現信息資源之間以及工作流程之間的互通互聯。此外還包括外部以及內部門戶的統一，比如將辦公自動化系統（OA）與企事業單位的門戶網站緊密的整合在一起。

（3）移動化辦公

未來的辦公自動化系統將不會局限于傳統的PC機，人們對辦公自動化系統的需求將逐漸轉移到移動手持終端上，希望通過移動手持終端便可以操作辦公自動化系統，包括信息數據的收發、公文資料的審批、工作日程的合理安排等，未來的辦公自動化系統必須具備移動化性能，否則必將被淘汰，隨著技術的不斷進步，移動手持終端與OA系統的兼容性在不斷提高。

（4）業務專業化

未來的辦公自動化系統并不僅僅是一個單純的用于日常辦公的管理軟件，未來的OA必將與客戶的實際業務緊密集合起來，通過有效的結合能夠實現任務以及流程的自動化管理。

4 辦公自動化系統（OA）應用

無論是政府機關單位還是企事業單位，衡量其先進的現代化管理水平的一個標準便是該組織實施辦公自動化系統的程度。辦公自動化系統經過多年的不斷發展，從最初階段的以大規模復印機等硬件辦公設備作為標志的階段，逐漸的過渡到了現階段以互聯網網絡以及先進的計算機科學技術作為標志的大規模應用階段，現階段的辦公自動化系統很大程度上促進了企事業單位的辦公效率以及徹底改變了其傳統的人力為主的辦公模式。

辦公自動化系統（OA）能夠有效的幫助企事業單位規劃其日常工作制度，使得企事業單位的可控性得到增強，并有效的提升了企事業單位工作運轉的效率，辦公自動化系統（OA）在企事業單位的應用范圍非常廣泛，涉及到各種工作事項的審批流程、正常行政辦公管理、內部辦公資源的管理、信息資源的實時共享、項目工作的協同、各種信息資源的傳輸以及溝通等。辦公自動化系統的應用業務范疇也非常廣泛，跨越了產品銷售、生產、財務、產品管理等，辦公自動化系統的最重要的特征是其關注的更多的是企事業單位日常辦公的可控性以及效率，已經發展成為各個企事業單位想提高企業整體工作流程效率的必備系統工具。

辦公自動化系統（OA）的應用能夠通過信息化的手段幫助企事業單位解決日常繁瑣的工作，能夠節省大量的人力資源成本，并且能夠提高企事業單位的辦公效率，除此之外，辦公自動化系統還能通過整合各種內部以及外部的信息資源，并且通過預先植入的算法對收集到的信，息數據進行綜合分析形成對管理層至關重要的支持決策信息，幫助管理層決策企事業單位未來的發展方向。除此之外，辦公自動化系統（OA）還能夠根據用戶的不同需求進行定制，形成豐富的、針對性強的工作流程定制工具，能夠非常迅速的為用戶搭建面向具體定制業務的辦公應用環境，能夠真正意義上幫助企事業單位實現無紙化、無距離、高度協同的嶄新的辦公模式。

辦公自動化系統（0A）的應用適合所有的企事業單位，比如銀行，事業單位，各大企業等，本文特意選擇銀行作為應用辦公自動化系統的應用典型，銀行的業務以及工作是比較繁瑣的，但是相互之間的聯系確是非常緊密的，因此辦公自動化系統（OA）必須針對銀行各種工作流進行統籌規劃、通盤考慮，實施的過程中不能顧此失彼。OA系統在銀行的應用實現了日常工作管理、信息通訊、業務流處理三位一體。主要取得了以下的成功效果：首先，OA系統的應用能夠幫助銀行管理層提供輔助決策功能，能夠幫助領導審閱公文、發布政令、實現信息資源查詢、統籌調度等；其次是銀行業務處理功能，辦公自動化系統能夠根據不同部門專業搭建對應的信息資源庫、數據庫、情報庫、文檔資源數據庫等，通過業務信息的廣泛收集能夠實現信息資源數據的實時共享；再次是信息加工功能模塊，銀行數據庫中的信息資源通常都是原始的、零散的，因此，OA系統通過特定的數學模型對數據信息進行采集、加工、整理，進而為銀行工作人員體統系統化的、條理化的、規范化的信息，并能夠通過圖標、曲線以及文字等方式直觀的呈現給銀行工作人員，為領導層分析研究、預測監控、制定政策提供依據和參考；最后便是信息傳導功能，能夠徹底的打破銀行業務的條塊分割，幫助銀行徹底解決傳輸滯后、流通不順利的弊端，真正意義上實現銀行的計算機群的網絡化以及一體化，實現信息數據的無縫快速傳遞。

5 總結

現代化的辦公模式已經完全超越傳統的辦公模式，無紙化辦公、集成化辦公、系統化辦公、流程化管理模式正在形成，現代化的辦公模式能夠快速的整理、收集、存儲、加工以及使用各種信息資源，能夠使得有效的信息資源得到充分的共享，提升員工協同工作的能力，完全取代傳統的效率低下的、復雜的辦公模式。現代化的辦公模式能夠對企業的辦公實現科學化的管理以及決策服務。本課題研究的重點便是辦公自動化系統（OA），皆在通過研究辦公自動化系統的發展前景以及應用現狀為現代化辦公未來的發展指明一個方向。

參考文獻

[1]高文松，孫麗，辦公自動化系統在企業中的應用[J]，齊齊哈爾大學學報，2008（05）

[2]黃俊杰，辦公自動化軟件在管理工作中的應用[J]，硅谷，2008（10）

[3]周子昱，基于工作流的辦公自動化系統研究[J]，科技資訊，2010（10）