略論醫院檔案管理

沃靜

[摘要]醫院檔案管理是醫院管理工作中的一個重要組成部分，伴隨醫療衛生事業的不斷發展，特別是醫療體制改革的不斷深化，醫院檔案管理也面臨著新的問題。分析了當前醫院檔案管理的現狀和問題，提出了相應的解決對策和措施。

[關鍵詞]醫院；檔案；管理

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）05—0405—01

醫院檔案是醫院日常工作活動的真實記錄，它是在醫務管理、科學研究、醫療診治、學術交流等活動中形成的具有保存價值的不同形式的文件材料。近年來，隨著檔案管理體制的改革和檔案工作“達標升級”的開展，醫院檔案管理從根本上有所加強，但仍無法同日益發展的醫療、科研工作相適應，普遍存在一些問題，亟待加強。

一、醫院檔案管理中存在的問題

醫院的中心工作是醫療和科研，醫院管理的重點是如何提高醫療技術水平，改善診療條件，為患者提供優質、安全的服務。因此，在醫院管理和建設中重醫療、輕檔案的現象比較嚴重。主要表現在以下幾個方面：

1.觀念陳舊，檔案管理意識淡薄。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，更關系到人民群眾的身心健康和醫學科學的發展。雖然近年來檔案界對檔案利用產生的社會效益和經濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少，醫院“重醫療、輕檔案”的思想普遍存在，認為檔案管理可有可無，認識不到檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性。即使一些醫院進行了檔案的收集、整理和保管，檔案信息資源開發利用率也不高，僅僅局限于坐等上門提供借閱、復印等的被動式服務，許多珍貴的檔案被束之高閣，體現不出任何價值，失去了管理的意義。

2.格局混亂，各門類檔案分室保存。醫院檔案大體分為黨政文書、醫療、人事、財務、設備、科研、基建、音像、病案等。雖然各醫院都按照檔案管理目標的要求成立了綜合檔案室，實行統一管理，但由于沒有一套科學統一的醫院檔案管理制度和方法，在實際檔案管理工作中往往是各行各的，有些部門為使用方便，不愿及時移交自己保管的檔案材料，甚至將日常工作中形成的某些檔案材料據為己有，人為地造成檔案材料收集不齊全、不完整，形成一個單位多部門管理檔案的局面，影響了醫院檔案工作的開展，也使各部門之間缺乏必要的協調，造成人力、物力、財力的浪費，很大程度上制約了醫院信息管理整體水平的提高。

3.知識缺乏，專業人員素質偏低。目前很多醫院檔案管理人員一般是來自臨床或其他非檔案管理專業，理論水平、業務能力、文化程度等方面參差不齊，與信息時代發展的要求相差懸殊。另外，不少醫院在人才培養中較為重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的繼續教育沒有納入計劃和要求，許多人員不愿意從事檔案管理工作，檔案管理水平低下。

4.投入不足，基礎設施建設滯后。由于醫院檔案不像醫療、科研、教學研究那佯能夠直接產生社會效益和經濟效益，因此在醫院近期和遠期規劃中對檔案管理、檔案設備的投入等方面考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展，檔案管理發展相對滯后。此外，經費欠缺、醫療用房的緊張，致使檔案所用辦公室、庫房、閱覽室嚴重不足，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，無法適應新形勢下檔案管理工作的需要，不利于醫院檔案工作的開發和工作效率的提高，不利于醫院檔案的安全保管。

二、加強醫院檔案管理的對策

1.加強領導，注重宣傳，增強全員檔案管理意識。一是認真學習、貫徹落實《檔案法》，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視和支持是做好醫院檔案工作的前提條件和重要保證，要把檔案管理工作納入重要工作議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步考核評價、同步發展。二是加強組織領導，形成由院長或副院長直接分管，院辦公室主任、各部門負責人和專兼職檔案人員共同組成以臨床醫技為主的檔案三級網絡管理模式。三是注重宣傳教育，使醫院領導、醫院干部職工充分認識檔案的重要性和潛在價值，堅決改變實際工作中檔案管理可有可無的模糊認識，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，拓展檔案管理宣傳工作思路，更好地支持檔案管理工作。

2.建立健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。制度建設帶有根本.n生、全局性、穩定性和長期性。完善的檔案管理工作制度是做好檔案管理工作的可靠保證。隨著科學技術的發展、檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立符合醫院實際情況的、科學的檔案管理體系。一是建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案材料統一管理、統一考核。二是健全統一的管理模式和管理網絡，使每個部門的專兼職檔案員都能發揮部門作用，理順關系，消除部門之間獨占信息的局面，實現檔案信息的共享。三是完善檔案歸檔范圍，特別是加強科研成果、學術論文等容易流失的材料的收集。四是健全完善檔案的收集、整理、歸檔、保管利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理等制度，保證檔案管理的全過程達到規范化、制度化。同時，要通過醫院管理層將制度落到實處，確保醫院檔案的齊全完整。

3.結合實踐，加強培訓，提高檔案管理人員綜合素質。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分，醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者，對醫院的檔案工作實施全面的管理。因此，建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍，并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益，自覺參與檔案管理工作，已經成為我們工作的當務之急。

4.加強硬件設施建設，實現檔案管理現代化。硬件的建設的合理與否直接關系到醫院檔案管理工作的成效，同時在一定程度上反映了醫院的管理水平。一方面要引進現代化的技術和設備，如檔案庫房的去濕防潮、空調設備、高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案管理現代化的重要內容和必要條件。另一方面要引進計算機管理，用計算機存儲整個醫院行政上、業務上的檔案資料，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力、財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案資料的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

5.重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效應。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，為利用者提供檔案原件、復印件，提供各種參考資料和有關咨詢服務。同時，根據本單位的實際需要，有針對性開展檔案編纂工作，編寫各種專題匯編，如醫院全宗介紹、大事記、組織沿革、醫院基礎數字匯編等，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，并對反饋的信息進行深入研究，提高檔案的利用率，發揮其社會效益。

新的歷史時期賦予了醫院檔案管理工作新的內容和新的任務，也對醫院檔案管理提出了更高、更新的要求。只有不斷加大工作力度、開拓工作思路、創新工作方法，采取扎實有效的措施，才能使醫院檔案管理更上新臺階，更好地為醫院事業發展服務。

參考文獻

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