論電子圖形文件歸檔方式及應注意的幾個問題

徐愛紅

【摘 要】電子圖形文件的產生、利用，給傳統的檔案收集、整理、提供利用方式提出了新的技術要求。本文試從電子圖形文件在歸檔方式、歸檔要求和管理方面，論述個人的觀點。

【關鍵詞】電子圖形文件；檔案管理

當今世界計算機技術的迅猛發展，使數字化信息全面滲透到人們生產、生活的方方面面，由此而產生的可在日后隨時重復利用的大量電子文件。這些電子文件成為社會發展和企業增效的寶貴資源。由于設計單位電子文件多以電子圖形文件為主（電子圖形文件是指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖像文件），目前我院設計人員已100%采用計算機繪圖，因此，如何做好電子圖形文件的管理，才能更好地為本單位生產服務，已成為計算機信息時代向檔案人員提出的新要求。下面本人就設計院關于電子圖形文件的歸檔和提供利用問題，提出幾點看法：

一 、電子圖形文件的歸檔方式

電子圖形文件的歸檔步驟可分兩步：實時的邏輯歸檔和定期完成的物理歸檔。

電子圖形文件的歸檔方式可分三種：手工歸檔、自動歸檔和涉密移動存儲介質歸檔。

1、手工歸檔：是指將經過歸檔處理的電子圖形文件保存到磁盤或光盤等載體上實行脫機保管的過程，也稱物理歸檔。是一種靜態的圖檔管理方式。

目前我院就是采用手工歸檔方法，要求設計人員在歸檔底圖的同時歸檔電子圖形文件。但在具體實踐中，發現有些設計部門設計圖紙的出版與底圖的歸檔時間間隔太長，如果管理不善，電子圖形文件極易丟失，或未保留最后版本，從而造成電子圖形文件歸檔困難，或與紙質圖有差異的現象。

對于這種狀況可通過修改工作流程達到及時歸檔。如某設計單位工作流程為：設計->出版->歸檔，如改為：設計->歸檔->出版，即可強制電子圖形文件的及時歸檔。但另一方面，如果將歸檔放在出版前，有可能使設計->出版->交付甲方圖紙的時間拉長，這就要求檔案人員與生產管理部門、專業技術人員密切配合，盡量縮短由于增加環節所需的時間。

2、自動歸檔：是指采用設計流程軟件，動態自動歸檔。

通過給軟件制定設計流程，不但可自動將圖紙歸檔，而且可以將設計過程的所有資料完整保存，甚至對設計進度，設計周期、設計質量進行控制，對人力資源進行合理的調配，對設計項目進行優化管理。由于要采用計算機管理，協同工作的方式，對設計部門規范化、標準化、人員素質要求高。尤其對設計部門的領導，必須改變以往的工作方式。對于軟件而言，要將設計人員的工作集成在網絡環境下運行，其暢通與否是關鍵。上述系統，由于其難度，資金投入較大，目前在國內還很少有大規模實施的成功范例。

3、用涉密移動儲存介質歸檔：是指設計人員通過攜帶涉密移動儲存介質，到檔案部門將涉及國家秘密測繪成果資料的衍生品（如樞紐布置圖等）進行歸檔。

水電設計單位在開展水電站可行性研究，供水規劃，水庫安全鑒定、應急加固、水庫擴建，農業綜合開發土地治理、電力線測量等工作時，常需要使用涉密測繪成果資料（航測圖）繪制電子圖形文件，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《關于國家秘密載體保密管理規定》、以及《廣東省涉及國家秘密的計算機保密管理暫行規定》中不得在非涉密計算機及非涉密移動存儲介質上處理、存儲涉密國家秘密信息（如地理信息數據）的規定，為了避免涉密事件的發生，當技術人員需要利用涉密測繪成果資料繪制電子圖時，必須在單位配置的涉密計算機上進行，由此設計的成果，屬于涉密測繪成果衍生品，其保密要求與其所利用的涉密測繪成果資料一致，在歸檔時，應通過個人攜帶單位/部門配置的涉密移動儲存介質到檔案部門歸檔，嚴禁在非涉密計算機上傳遞涉密地理信息。

二、電子圖形文件的歸檔要求

應根據《電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）》建立電子文件歸檔制度，從而保證電子文件的產生和處理過程符合標準要求。否則，當我們打開CAD電子文件時，有時就會出現找不到字型文件，圖中的字體變成問號，或找不到型文件、參考文件、圖像文件（即光柵圖），造成圖形元素丟失。這是因為在電子文件歸檔時，沒有將該文件產生及運行過程的元數據，即關于數據的數據，以及它們的上下關系和結構一起歸檔而造成的。因此在歸檔時，檔案人員應要求文件形成部門或信息管理部門，需定期把經過鑒定、符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上（以AutoCAD 軟件繪制的圖紙為例）：

1、對歸檔的電子圖形文件應注明采用何種字型文件，字型文件的字節數（由于常常有人將字型文件改名，造成文件名不同而內容相同，因此這一點很重要），并將字型文件同時歸檔。在這方面單位的CAD管理人員應制定CAD制圖規定，通過規范字型的使用，減少電子文件歸檔時的困難。

2、對歸檔的電子圖形文件如采用了形符號，也應將形符號作為附件歸檔。許多CAD圖都是采用軟件繪制的，而這些軟件往往帶了軟件編制的形符號，其文件擴展名為shx，與字型文件不同其字節數較小。

應注意的是，如果先前已歸檔了電子圖形文件附帶的字型和形符號文件，與日后歸檔的字型和形符號文件相同，則只需在歸檔清單上注明，而不需要再同時歸檔字型文件和形符號文件。

3、對于采用了參考圖方式或采用光柵矢量圖混合編輯方式繪制的電子圖形文件，歸檔時要同時歸檔參考圖或光柵矢量圖（該文件的擴展名一般為tif 、jpg、bmp），否則，打開圖紙時會丟失該部分內容。

三、電子圖形文件的管理

電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。檔案部門應指定專人負責電子文件的接收、檢查、整理，要按照要求對電子文件檔案定期進行有效性、安全性檢查，如發現硬盤損壞或出現問題，應及時修復和拷貝。如軟、硬平臺發生改變則應及時轉換。電子檔案保存，必須有符合存貯介質的環境，溫度濕度等控制條件。做好電子文件的備份：除本機存儲外，還要采用移動硬盤及網絡硬盤備份。檔案工作人員及有關人員應遵守有關科技保密規定，確保電子檔案安全。

電子圖形文件最大的優勢在于可編輯、修改甚至直接地反復套用。具體在水利水電行業，電子圖形文件的作用一般可分為參考型和套用型兩種：土石方開挖圖、樞紐布置圖等與當地地勢地形緊密結合的圖一般只具有參考價值，屬參考型；而一些地形測量圖、水系圖、典型零部件制造圖、水工建筑獨立構件圖等則有很高的重復利用價值，屬直接套用型。在歸檔時，檔案人員可要求設計人員對其電子圖形文件可重復套用進行注明（或由檔案人員根據以往讀者利用檔案的經驗來判斷），然后對于這些圖紙除按工程類歸檔外，也同時在電子檔案內按產品類別將其歸入典型設計類，從而更方便設計人員有效地利用已有的設計成果。

為保護知識產權，檔案部門在電子圖形文件提供利用方面，應根據制度規定，向軟件開發人提出設置不同使用權限的需求。

參考文獻：

[1]電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）

[2]《機電兵船檔案》2007年第5期，朱清潔“淺析CAD圖形電子文件歸檔方法”

[3]《廣東省涉及國家秘密的計算機保密管理暫行規定》