檔案數字化建設中注意的幾點問題探討

張弛

摘 要：由于信息技術的發展逐漸的加快，在對檔案進行管理的過程中，也逐漸的溶入了數字化的技術。對檔案進行數字化的建設是目前對檔案進行管理的必要手段，也是適應現代社會發展的一種方式。本文對目前檔案管理中存在的問題進行分析，對檔案的數字化建設提出相應的意見，以此，來促進檔案的有效管理與數字化的建設。

關鍵詞：檔案數字化建設；問題；建議

隨著信息技術的發展，對檔案進行管理融入先進的技術已經成為檔案管理的必然趨勢，傳統的檔案管理方式是通過紙張的方式，這種方式已經不適用與現代的生活與社會發展的趨勢，這就要求加強對數字化檔案的建設。檔案的數字化簡單的說就是通過對數據庫、掃描等技術的有效運用，對傳統的紙張式的檔案進行轉變，加入多媒體的方式來對檔案進行儲存，建立相應的數據庫來對計算機進行管理。

1 檔案數字化建設的原則

由于檔案的數字化建設是檔案發展的主要方式，也是未來檔案管理的主要手段。雖然數字化技術在檔案的管理中還存在一定的不完善之處，但在不斷的實踐中也將數字化檔案建設的實踐原則充分的體現出來。以下對其進行具體分析：

1.1 標準規范原則

檔案數字化的建設要遵循的首要原則就是標準化與規范化，由此，在進行檔案的數字化建設的過程中應從以下幾個方面開始：首先是制定相對較為規范化的制度與標準，來對檔案數字化的發展進行約束；其次是將進行存檔的數據與信息進行規范化處理，例如對數據開放性的保護；在對檔案資源進行整合的過程中，按照標準的要求進行規范化。

1.2 機制保障原則

在對檔案的數字化建設過程中，應建立相應的保障機制。在數字化的檔案建設過程中應注意對人才的培養，是相關的工作人員對工作進行正確的認識，對數字化建設的各個方面進行強化與整合，加強人才機制的建設，提高相應工作人員的操作能力；同時，在技術方面也應進行重視，檔案的數字化建設對信息系統的管理有著較為嚴格的要求，尤其是對數據庫的技術以及網絡的應用等方面應加強，對研究新成果進行重視。

1.3 安全性原則

安全性原則是數字化建設的發展前提，檔案的數字化建設在一定的程度上為人們帶來了便利，但由于檔案數字化建設的技術還存在一定的不完善，也就為人們的生活留下諸多的安全隱患。在檔案中加入數字化的技術主要是對檔案的信息進行保密，尤其是一些絕密、機密、保密級別的檔案，這就要求對檔案數字化建設的安全進行重視，做好安全防范措施。

2 檔案數字化建設中應注意的幾點問題

隨著現代信息技術的發展與進步，對檔案的數字化建設與利用逐漸受到相關部門的重視，這也是現代信息交流的主要問題，以下對檔案數字化建設中的幾點問題進行分析：

2.1 數字化的建設與傳統的檔案管理難以同步

檔案管理的內容相對較為廣泛，不僅僅是紙質類的文件，還有多媒體資料的文件，所以在進行數字化建設的過程中，很容易出現資源不足、網上的信息資源相對較為匱乏以及內容不全面的現象等等。有部分的檔案在進行數字化建設的過程中都是將傳統的檔案管理與數字化的檔案管理共同投入使用，但由于數字化檔案管理與傳統的檔案管理之間存在較大的差異，也就難以同步進行。

2.2 管理系統相關標準不統一

檔案進行數字化的建設是一項相對較為復雜的、長期的、系統的工程，其自身具有一定程度的復雜性與多樣性，也正是由于這一特點，就對技術有著一定的依賴性。尤其是對電子的文件、電子目錄以及相關的多媒體資料進行讀取的過程中，由于數據庫之間存在差異、交換的格式也有不同，這也就難以進行有效地信息交流。

2.3 檔案資源數字化建設中的優化問題

數字化的檔案建設過程中在對文件進行檢索、文件保護以及資源利用的方面又有很大的改善。由于館（室）藏的檔案資料相對較為豐富，如果完全開展數字化建設會造成一定程度上的浪費，對人力與財力上也是一種浪費。這就要求相關工作人員按照檔案的性質等方面來對其進行分類，有針對地進行數字化建設。同時要注意的是，應該對利用價值較高、用戶點擊率相對較高或者是關注度較高的文件進行數字化的建設。從客觀的角度來對這一問題進行分析，降低不必要的損失，節約成本，是數字化的建設發揮最大的作用與效果。

2.4 還原原件的問題

對檔案進行數字化的建設主要有兩個目的，首先是對檔案進行長久的管理，用數字化來對傳統的紙質檔案進行改善與代替，例如多媒體存儲設備與網絡等等，在對紙質的原件進行管理的過程中，再以數字化的方式對其進行復本；其次就是方便用戶的使用，用戶可以通過網絡化的方式來對檔案進行檢索與閱讀，為用戶提供了一定的便利，但這種方式有一定的局限性，其利用的范圍相對較少，同時也是由于檔案資源的數字化建設對檔案有一定的要求，要求檔案保持原有的價值，這就要求在對檔案的數字化管理過程中對檔案資料做好管理的工作，避免降低檔案的使用價值。

2.5 檔案數字化建設過程中的技術應用

由于我國的電子信息技術不斷地發展，對檔案的數字化與信息化管理都抓緊的開展。就目前來看，館（室）藏資料中的多媒體檔案逐漸增多，并多以光盤或者硬盤的方式來進行存儲，這種方式的存儲的時間相對較長，容量也比較大，使用也比較便利。但在進行存儲的過程中也存在一定的問題。例如在對檔案進行管理的過程中沒有統一的指標與標準對進行約束與規范，這也就導致在對檔案進行存儲的時候，沒有固定的格式與刻錄方式；數據信息存儲之后的光盤如何進行有效地保存與維護；怎樣保障存儲的信息長時間之后仍然可以使用與讀取等等，這一系列的問題都直接影響這檔案的數字化建設。為了加強對數據的存儲，在國際上通用的是OAIS。因此，我們在檔案的數字化建設方面可以對這一模型進行參考。

3 提高檔案的數字化建設

3.1 充分利用數字化檔案的特點

對實體的文件以及虛擬的數據進行統一的管理，以此來加強工作的效率。對檔案進行管理主要有兩方面，分別是紙質的檔案與數字化的檔案管理，這兩點的主要不同就是載體的差異，但其主要記錄的信息是沒有本質上的差別的，多以對這兩種形式的檔案進行統一的管理。傳統的檔案管理方式相對較為復雜，直接應用到了管理人員的工作，加大了工作的壓力，這也就造成檔案的管理人員沒有起到實際的作用。在加入數字化的檔案建設中，建立相應的資料庫，將檔案輸入到資料庫中，這也就可以通過計算機進行檢索來對檔案進行查找，這可以在一定程度上方便對檔案的查找，加強工作的效率。

3.2 加強資源整合與人才的培養

在對檔案進行管理的過程中應加強對檔案的信息資源進行整合，就目前我國對檔案進行數字化建設還不完善，將紙質的檔案與數字化的檔案進行共同管理，還沒有完全的實現檔案管理數字化。這就要求建立相應的數據庫，加強檔案的檢索功能與效果，在這一基礎之上實現對檔案的數字化。由于檔案工作不斷的提出了新的要求，這就對檔案的工作人員與相關的管理人員提出了新的要求，知識型的人才與管理型的人才培養成為檔案數字化建設中的必要力量，這就要求我們對檔案工作人員進行教育與培訓，使其符合檔案管理的發展要求。

4 結語

對檔案進行數字化的建設也就是對現代的先進技術進行利用，但由于技術的發展還存在一定的不完善性，這就要求我們在檔案數字化建設中不斷的去實踐去研究和探索，對遇到的問題進行分析，并采取相應的措施進行解決，相信一定能加快對檔案數字化建設的步伐，提高檔案管理工作的質量。

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