檔案統計的意義和任務

徐輝

摘 要：檔案統計是以檔案工作中大量的現象為對象，在平時積累的登記數字的基礎上，通過從質量、數量聯系中對數量進行觀察、研究和分析，以指數數字來揭示檔案和檔案工作中諸現象的發展過程、現狀及其—般規律性。簡單地說，檔案統計就是以表格和數字的形式揭示檔案和檔案工作有關情況的工作。

關鍵詞：檔案統計；意義；任務

檔案統計是檔案工作具休業務之一，屬于基礎工作的一部分。它具有十分重要的意義。

首先，檔案統計是檔案家業的一項重要基礎工作。它是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業發展的重要手段。

統計是從數量方面綜合認識事物規律性的一種工具。事物的規律性屬于質的范疇，統計是通過對事物的目的研究來認識其質的一種方法。對檔案和檔案工作各個業務環節，都應該進行統計，做到胸中有數，而且檔案管理各業務環節，也需要檔案統計長期地、系統地積累檔案統計資料，開展檔案管理研究和綜合分析，以進一步認識和掌握檔案工作的基本規律。檔案提供利用情況的統計資料，可以幫助我們健全和完善立卷歸檔制度，使收集的檔案更加完整齊全，防止丟失；可以促使我們改進案卷的質量，并打開思路，編制更符合需要的檢索工具，以滿足利用者的多方面的需要；可以幫助我們做好檔案館（室）的設備購愛、安全保管的計劃安排等等。總之，可以為提高檔案的科學管理水平打下基礎。

其次，檔案統計是制訂有關檔案工作的方針、政策和計劃并檢查其執行情況的重要依據。檔案統計資料例形成，能夠比較準確地反映檔案部門的真實情況和檔案管理活勸的規律。檔案事業管理機關根據下級壓報送的檔案統計資料，可以了解列各檔案館保存的檔案數量多少，對某些不能適應四化建設需要的檔案館就會提出豐富儲藏的要求。上級業務主管部門可以通過上述方法，了解下級各機關檔案室確定的檔案保管期限是否正確，如發現永久保管的比重失調，就會決定深入調查了解，檢查工作，并對如何正確地確定檔案保管期限進行必要的指導、幫助。檔案事業管理機關根據各單位報送的統計資料和反映可決定開放歷史檔案的方針、辦法，進一步滿足各方面內愿望。所以說，檔案統計為保證上級決策的正確性和對所屬部門進行指導、監督和檢查，提供可以參考與借鑒的依據。、

最后，檔案統計還是對檔案事業發展實行監督的有效工具。檔案統計除了上述的服務作用之外，還具有監督作用。發揮檔案統計的監督作用，可以了解和檢查檔案工作的方針、政策、規定的貫徹執行情況，以保證國家的整體利益。發揮檔案統計的監督作用，還可以了解和掌握檔案工作中的新情況、新問題，及時給予指導，并發現和培養典型，表揚先進，推動檔案事業健康地發展。

檔案統計工作的任務是：以一個機關來說，要對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況。從全國來說，要對檔案事業的水平、規模、布局、結構、速度、比例關系等進行統計調查、統計整理、統計分析，為制定檔案工作方針，宏觀決策提供數據。它也可以為檢查工作，總結經驗教訓，預測未來發展趨勢，提供豐富而又準確的統計資料。

檔案統計工作可以分為四個步驟：選定檔案統計指標、進行檔案統計調查、檔案統計資料的整理和統計分析。

檔案統計表現檔案工作現象的數量方面，它是通過檔案統計指標來表現的。統計指標的確定是進行檔案統計的基礎。統計指標指的是要統計哪些項目，如檔案機構數、檔案工作人員數、保存檔案數、利用檔案人次、卷次等；還有這些項目的具體數量表現。應當指出，并不是檔案工作中的任何數量表現都必須制訂相應的統計指標，要有計劃、有目的地進行選擇，要根據工作需要與任務來確定。

確定檔案統計指標之后，就要進行統計調查。統計調查是按照預定的要求與確立的統計指標，采用科學的調查方法，有組織、有計劃地收集資料的過程。它的基本任務是取得大量的、原始的真實材料。統計調查是統計分析的前提。統計調查按進行調查的組織形式來看，有統計報表制度和專門調查兩種。

以原始記錄為依據，運用表格形式自下而上地系統地向各級領導部門提供基本的統計資料，形成制度，通常稱為統計報表制度。它的特點是：（1）有國家規定的統—的表格形式；（2）有全國統一的計算方法和計量單位；（3）規定統一的報送時間和程序。

檔案統計資料收集上來以后，還要進行整理。統計資料的整理，就是根據已經確定的檔案統計的任務、目的和要求，對統計調查所取得的各項統計資料進行加工與匯總，使之系統化，得出能反映現象總體特征的綜合資料；或對已加過工的統計資料（包括歷史資料）進行再加工。對統計資料進行整理后，將結果制成統計表。統計表是統計資料的重要表現形式。

檔案統計分析，是對大量的經過整理的資料進行分析研究，從而發現和總結出帶有典型性的經驗教訓，以便進—步提高檔案工作的科學管理水平。從檔案工作發展需要來看，在統計分析方面，不僅要總結過去，還要兼顧預測未來，使檔案統計在服務與監督兩方面發揮更大的作用。

第一，不斷提高對檔案統計工作的認識，加強對檔案統計工作的領導，努力改革和完善檔案統計的制度和方法，逐步實現檔案統計制度化、標準化。

第二，不斷充實檔案統計的內容，逐步完善檔案統計指標體系。當前，要認真填寫年報，保證統計資料的準確性、及時性和科學性；堅持實事求是、認真負責的原則，防止虛報浮夸、敷衍草率的惡劣作風，高度重視統計質量。

第三，在做好平時原始登記的基礎上，科學地制訂統計表；努力學會對統計資料進行綜合、分析和研究，從中探索檔案工作的發展規律及趨向。

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