淺談電力建設檔案管理與應用

曹蘇紅

隨著社會主義市場經濟的持續發展，電力建設的新建、擴建及機組技術改造項目，也逐漸增多。在電力建設工作中如何采取有效措施，保證建設項目檔案完整、準確、系統歸檔，做好建設工程檔案的保管和開發利用工作，日趨成為擺在電力生產、建設單位面前的一個重要課題。現就電力建設項目的檔案管理，結合實際談一下自己的見解，以期提高檔案管理在生產經營管理工作中，發揮保障作用。

1 抓好基礎管理，保障建設檔案齊全完整

電力工程檔案是工程建設過程、工程實體狀況、工程建設質量的最真實、最全面、最原始的記錄，日益成為一項維護企業經濟效益、合法權益（工程變更、索賠動態依據）及反映企業歷史真實面貌重要的基礎工作，也是工程建設過程中，及時收集技術檔案信息，準確鑒別工程文件材料，規范整理技術檔案，確保檔案的完整性和系統性，不僅是為當前在建工程中各項工作做好服務，也是為工程項目投產后開展各項工作做好服務。因此電力企業要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，切實做好電力建設項目檔案管理工作。

建設項目檔案的內容，基本上是從項目的提出立項、可行性研究、批準立項、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對企業和社會具有保存價值的應該歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。檔案管理人員應及時了解重點工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行，為保證竣工檔案的案卷質量，打下了良好的專業基礎。

2 做到科學管理，發揮建設檔案的作用

電力工程建設全過程的記錄--工程檔案的管理工作日趨重要和復雜，工程檔案的管理水平和質量直接影響到工程建設的水平和質量。要求檔案管理人員及時做到檔案資料收集的及時性、完整性和準確性，以及組卷的科學性與系統性、文件的有效性。因此，必須加強對電力建設工程檔案的管理，進行深入的分析，找到切實有效、科學的管理方法。

2.1 加強對檔案管理重要性的認識

項目檔案在項目建成后的管理、使用、維護、技改、修理中起著十分重要的作用。假如項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目的整體效益。

按照國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。也就是說，工程項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。

2.2 建立健全檔案管理規章制度

鑒于檔案管理在企業生產經營工作中的重要作用，企業要加強對建設項目檔案工作的組織領導。結合建設項目規模、特點的實際需要，合理配備專業檔案管理人員，并在相應生產部門建立相應的檔案工作網絡體系。其次是建立健全檔案管理規章制度，以及切合實際的檔案工作管理體制和工作程序，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。從而在對檔案的管理上，形成有有序規范管理，有借閱使用記錄，有使用效益評判。切實保障檔案能在用時拿得出，修理、改造用得上，為企業生產經營提供技術支持和保障。

2.3 抓好檔案管理人員業務培訓

企業科技檔案管理的好壞，檔案管理人員水平的高低，與檔案管理人員的業務知識水平息息相關。在工程項目檔案形成初期，檔案資料基本上散落在經辦人員手中，企業要結合項目建設實際情況，抓好對各有關人員進行檔案知識的業務培訓工作。讓檔案管理人員從思想上重視檔案管理，了解和掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等。使檔案管理人員及時跟蹤項目建設進度，全過程介入項目檔案的收集、整理與管理，切實保障檔案在形成過程中的完整性。

2.4 掌握建設項目檔案收集的方法

建設項目檔案收集是否完整齊全， 整理是否科學規范直接反映工程建設的質量和水平。檔案收集方法，應體現全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往形成的文件資料門類繁多，建設單位在與設計、勘察、施工、監理、設備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協議時， 就要明確規定工程檔案應具備的質量和數量要求、移交時間等，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續。建設項目檔案收集是建設項目管理中的薄弱環節， 注重建設項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。

2.5 定期開展資料整理檢查與監督

由于資料瑣碎，不直接產生經濟效益，建設項目施工現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設單位應對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

2.6 嚴格把握竣工驗收的質量

根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統情況；三是項目檔案的安全狀況。建設單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備。對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。

3 對做好項目檔案管理的思考

一個項目的建設過程，凝集了設計者、建設者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、決策、設計、施工、竣工到投入使用需經歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經過移交整理形成完整的建設項目檔案。在現實中存在的一些問題，一直困擾著項目檔案管理工作者，例如部分領導或項目執行者不重視建設項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務而放松了對建設項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎管理，注重過程控制， 要主動參與項目建設的全過程，健全建設項目檔案工作細則，使各方人員確實履行職責，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。

加強建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳建設項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現出建設項目檔案的價值和作用。在領導支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設檔案的完整、準確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創新，更要善于學習借鑒其他單位、其他項目的經驗，少走彎路，在工作中不斷發現新問題，找出新方法，適應發展與各種變化，才能更加科學地管理好建設項目檔案，提高專業工作水平，為企業的安全生產和經營管理服務。