談?wù)劸幠抗ぷ鲗?shí)行計(jì)算機(jī)管理

丁學(xué)芝

摘 要：本文結(jié)合我館使用深圳圖書(shū)館研制的計(jì)算機(jī)編目系統(tǒng)，即ILAS系統(tǒng)，在館藏書(shū)目數(shù)據(jù)的建設(shè)過(guò)程中實(shí)際運(yùn)用，總結(jié)了計(jì)算機(jī)編目著錄中不同于普通圖書(shū)著錄的幾個(gè)主要特點(diǎn)，并分析了編目工作實(shí)行計(jì)算機(jī)的關(guān)鍵所在

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)管理；文獻(xiàn)編目；數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，圖書(shū)館也進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理時(shí)代，在圖書(shū)館逐步實(shí)施自動(dòng)化的過(guò)程中，我館采用深圳圖書(shū)館研制的計(jì)算機(jī)編目系統(tǒng)，即ILAS系統(tǒng)，將館藏中文圖書(shū)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，經(jīng)過(guò)幾年對(duì)編目子系統(tǒng)的操作實(shí)踐，筆者有了以下的認(rèn)識(shí)。

1 圖書(shū)館編目工作實(shí)行計(jì)算機(jī)管理是由其優(yōu)越性決定的

圖書(shū)館編目工作是各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)，是對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行加工處理的最基本環(huán)節(jié)，是聯(lián)機(jī)采購(gòu)、流通、公共查詢(xún)等一系列自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是圖書(shū)館自動(dòng)化的核心部分，計(jì)算機(jī)走進(jìn)圖書(shū)館與文獻(xiàn)編目相結(jié)合，給編目工作帶來(lái)了質(zhì)和量的飛躍，使編目人員從整日忙于流水作業(yè)般的簡(jiǎn)單機(jī)械的手工編目中解脫出來(lái)，使這項(xiàng)本身就具有規(guī)律性和科學(xué)性的工作做到更標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

在圖書(shū)館還未應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)代，編目工作一般都是手工書(shū)寫(xiě)目錄，但是由于受卡片的限制及歷史原因，所有著錄項(xiàng)目都比較簡(jiǎn)單，編目缺少主題詞、ISBN號(hào)，仍然依照傳統(tǒng)的主要款目、附加款目和分析款目等共同完成圖書(shū)館的目錄職能，一條款目只給讀者提供一個(gè)檢索點(diǎn)，要提供多個(gè)檢索點(diǎn)，就要寫(xiě)多張不同檢索點(diǎn)的款目，這就使目錄的作用難以發(fā)揮齊全，很難實(shí)現(xiàn)資源共享。而計(jì)算機(jī)編目就不同，一條書(shū)目數(shù)據(jù)就可以提供多個(gè)檢索點(diǎn)，比如，題名、著者、ISBN號(hào)、分類(lèi)、主題、索書(shū)號(hào)等，更能適應(yīng)圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)資源共享。

我館運(yùn)用的ILAS系統(tǒng)的編目子系統(tǒng)，有以下幾個(gè)特征，對(duì)其使用給我們的工作帶來(lái)了意想不到的便利。

1.1 兼容性強(qiáng) 伸縮性大

圖書(shū)館目錄是根據(jù)CNMARC標(biāo)準(zhǔn)格式著錄，書(shū)目數(shù)據(jù)的內(nèi)容多變，長(zhǎng)度不同，可容納大量的數(shù)據(jù)，兼容性強(qiáng)，伸縮性大，適合圖書(shū)目錄信息本身的特點(diǎn)。

1.2 ILAS系統(tǒng)提供了自動(dòng)生成功能

字段、漢語(yǔ)拼音、關(guān)聯(lián)字段的自動(dòng)生成。如MARC格式中，與7XX字段相對(duì)應(yīng)的200字段的@f和@g子字段，與225字段相對(duì)應(yīng)的461字段（ILAS5.0版相對(duì)的是410字段），與5XX字段相對(duì)應(yīng)的300字段及與010字段中ISBN號(hào)相對(duì)應(yīng)的210字段的出版地、出版者均可自動(dòng)生成以及可自動(dòng)生成題名、著者的漢語(yǔ)拼音，大量減少了工作人員數(shù)據(jù)錄入的工作量，從而有效的提高了編目效率。

1.3 編目查重工作簡(jiǎn)便

手工編目查重只在一個(gè)途徑，即題名查重，而ILAS系統(tǒng)提供了雙屏查重，能從多途徑進(jìn)行查重，如題名、著者、ISBN號(hào)、分類(lèi)、主題、索取號(hào)等幾個(gè)方面進(jìn)行。

1.4 提示功能醒目

給工作人員提供了系統(tǒng)幫助功能，展示了子字段著錄說(shuō)明，方便工作人員在編目過(guò)程中能及時(shí)了解情況及時(shí)查詢(xún)。

1.5 圖書(shū)交接手續(xù)分明

編目程序緊湊，從編目人員接到一批新書(shū)，進(jìn)行分編加工完成，利用“交送處理”模塊，使圖書(shū)移交手續(xù)完美。

1.6 圖書(shū)編目加工規(guī)范，目錄、書(shū)標(biāo)整齊清晰，操作簡(jiǎn)便，總體效果好

2 編目工作的基本保障條件是人員隊(duì)伍建設(shè)

2.1 人員的培訓(xùn)

實(shí)行計(jì)算機(jī)管理對(duì)圖書(shū)館工作人員來(lái)說(shuō)是一種全新的工作方式，建庫(kù)之前必須進(jìn)行人員培訓(xùn)工作，不僅進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技能和應(yīng)用軟件的培訓(xùn)，還要進(jìn)行相關(guān)的圖書(shū)情報(bào)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能熟練掌握文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 編目人員的素質(zhì)是建庫(kù)質(zhì)量的保障

編目人員的綜合素質(zhì)對(duì)于編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量有著非常大的影響，這種素質(zhì)不單單是指操作的技術(shù)，還包括工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)編目和數(shù)據(jù)信息化的觀念和知識(shí)結(jié)構(gòu)，從這個(gè)角度看，圖書(shū)館的編目人員，并不是僅僅通過(guò)了計(jì)算機(jī)操作技能和分類(lèi)編目的有關(guān)培訓(xùn)，能夠熟練掌握文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)、分類(lèi)與主題標(biāo)引方法，就是一個(gè)稱(chēng)職的計(jì)算機(jī)編目人員，除了必要的培訓(xùn)之外，工作人員還要有良好的心理素質(zhì)，強(qiáng)烈的責(zé)任感、業(yè)務(wù)能力和積極進(jìn)取精神，以及認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，不但能夠快速地適應(yīng)信息化工作環(huán)境，還要能夠在工作的過(guò)程中不斷的學(xué)習(xí)新技術(shù)和新方法。

3 編目工作實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的關(guān)鍵是書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量

3.1 書(shū)目數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

3.1.1 項(xiàng)目多。一條書(shū)目數(shù)據(jù)包括題名、責(zé)任者 、版本、出版與發(fā)行、載體形態(tài)、叢書(shū)、主題、分類(lèi)、附注等項(xiàng)，有關(guān)圖表、索引等文獻(xiàn)特征的說(shuō)明，都要按照規(guī)則準(zhǔn)確錄入。

3.1.2 表現(xiàn)形式復(fù)雜。同是題名就有正題名、副題名、并列題名、交替題名等多種情況。

3.1.3款目之間有復(fù)雜的聯(lián)系。同種書(shū)有多個(gè)分卷，有總叢書(shū)名，分叢書(shū)名，有的多卷書(shū)中有幾冊(cè)。子目繁多。

3.1.4款目的繁簡(jiǎn)程度變化大，有些圖書(shū)用幾個(gè)簡(jiǎn)單的字段就可以了，而有的圖書(shū)則需要更多的說(shuō)明。

以上這些書(shū)目數(shù)據(jù)自身的特點(diǎn)，決定了編目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量是對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)編目系統(tǒng)及至圖書(shū)館自動(dòng)化管理的影響，它直接影響數(shù)據(jù)共享與交換的實(shí)現(xiàn)

3.2 嚴(yán)格執(zhí)行編目規(guī)范，提高文獻(xiàn)編目工作的質(zhì)量

圖書(shū)館自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)投入應(yīng)用后，編目人員嚴(yán)格按照國(guó)家文獻(xiàn)編目工作條例和MARC編目規(guī)則開(kāi)展編目和數(shù)據(jù)加工，在文獻(xiàn)著錄標(biāo)引工作過(guò)程中，通過(guò)建立分編、著錄、審校等業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)管理機(jī)制，對(duì)每一條書(shū)目記錄都要進(jìn)行入庫(kù)前的質(zhì)量審核把關(guān)，充分保證了書(shū)目數(shù)據(jù)記錄的質(zhì)量。

3.3 嚴(yán)格把好數(shù)據(jù)著錄加工質(zhì)量關(guān)

書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量將影響到一個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行結(jié)果，書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的好壞會(huì)直接在運(yùn)行系統(tǒng)的過(guò)程中反映出來(lái)，所以把好圖書(shū)分編、著錄、數(shù)據(jù)加工這一關(guān)是實(shí)施圖書(shū)館自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)編目過(guò)程中一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄上的差錯(cuò)，就會(huì)導(dǎo)致檢索結(jié)果的出錯(cuò)或流通部門(mén)在借還書(shū)時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤。如某一書(shū)的條碼貼錯(cuò)，反映在借書(shū)時(shí)便是讀者手中的書(shū)與系統(tǒng)中掛在該讀者名下的書(shū)不一致，出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象。因此，在進(jìn)行條碼分配、數(shù)據(jù)審校、文獻(xiàn)入藏過(guò)程中的每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，都要加強(qiáng)管理 ，防止出現(xiàn)差錯(cuò)，認(rèn)真把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。

4 結(jié)語(yǔ)

文獻(xiàn)編目是文獻(xiàn)資源進(jìn)入圖書(shū)館流通的第一道關(guān)口，是圖書(shū)館開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的前提，編目工作質(zhì)量的好壞，直接影響整個(gè)圖書(shū)館的工作，應(yīng)該從圖書(shū)館編目工作的實(shí)際出發(fā)，對(duì)圖書(shū)的分類(lèi)應(yīng)力求詳盡，主題標(biāo)引力求深細(xì)，另外編目人員除掌握本館的編目系統(tǒng)外，還要學(xué)習(xí)和研究新的編目軟件，在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使編目工作的質(zhì)量不斷提高。

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