創新管理模式 提升檔案管理水平

米平

摘 要：檔案管理工作是企業管理中重要的一個環節，優良的檔案管理能很好的促進企業的經濟發展。新時期，為適應企業發展要求，檔案的管理水平迫切要求被提高，通過在檔案管理中運用新思路，新辦法，并不斷進行創新，使得檔案管理成為提升企業管理水平的最大助力。

關鍵詞：檔案管理；創新

隨著科學技術的不斷發展，我國迎來了高新科技引領企業發展的時代，為順應當前時代發展狀況，檔案管理工作要做出與時代相對應的變革，創新檔案管理模式，使得檔案管理工作能更好的為企業發展所服務。

1 企業檔案管理的重要性

企業檔案是在企業發展過程中所形成的有價值的文字記錄或圖表等，記錄了企業各個發展階段的細節。在日常工作中，由專業性人才隊伍對企業的文件進行科學的分類整理，便于以后企業人員進行查詢。其中記錄的各種信息為企業提供了可選擇的發展模式，也使得企業在發展過程中能少走彎路，可以作為企業發展的理論指導。

具體來說，企業檔案管理重要性主要體現在以下方面。首先，良好的檔案管理對企業科技發展的促進作用，它能激勵企業健康的向前發展。其次，檔案是企業文化凝聚的產物，是企業文化的實體表現形式，良好的企業檔案管理反映了企業對于企業文化的利用程度。再次，企業檔案管理能夠很好的使企業經濟效益與社會效益相匹配。最后，良好企業檔案管理能使檔案做為企業的理論指導更加的科學化，時代化。

2 企業檔案管理當前的發展狀況

良好的企業檔案管理遵循著以下原則，首先，企業中各個部門的檔案要有統一的管理部門，管理中實行綜合管理，分類處理，實現檔案管理中的集中管理與分級管理。其次，注重檔案管理的安全性，對企業檔案進行嚴格管理與保護，避免檔案的泄露與遺失，嚴格遵守保密條例，增強企業知識產權意識，維護好企業檔案的安全與完整。

現今，我國企業本著以上原則進行檔案管理，但在管理過程中都或多或少的出現了這樣或那樣的問題，總結我國企業的發展現狀，主要存在以下幾個方面的問題：

檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統，歸檔責任人不明確，歸檔范圍不明晰，這些都體現了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷，如果稍加變動，檔案的不連續、無規則的管理狀態就體現出來，將給檔案的查找帶來很大的麻煩。同時又由于近年來全球經濟下滑，人員的精簡在很多企業發生，由于檔案管理人員很少，使得檔案整理的任務相當繁重。檔案管理的環節很多，若是提高管理水平，其中任何一項環節都不能落下，不僅要求管理設備的提高，從業人員的素質，領導的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。

當前科技信息發展迅猛與企業檔案管理歸檔單一化不相匹配。當前高新技術的發展，給企業帶來了自動化、數字化與網絡化，利用信息技術可以有效的使得企業檔案管理變得簡潔。通過將檔案資源整合到自動化管理系統中，就能檔案的無縫連接，并對檔案加以保存與隨時的利用。由于企業檔案管理思想的落后，這些高新科技并沒有很好的應用到檔案管理當中去，檔案管理自動化在企業中的運用空間還很狹小，這使得檔案在管理上很不方便。

企業檔案管理的不科學、不規范。在許多企業的檔案室中，我們很容易發現一些檔案的檔號不規范，一些檔案缺少卷內目錄，以及案卷混亂的問題，這是檔案管理不規范的集中體現。在查閱相關檔案時候，會發現檔案的調閱極不便利。

從事檔案管理人員的素質不高，表現在專業水平不高。實現檔案管理現代化，不僅要求設備的現代化，還要求從業人員具有先進的科學知識，能夠對新設備進行使用和維護，。但就目前我國大多數企業來看，檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發、歸檔與查找。對于現代化管理的基本知識還處于不了解階段，對于現代設備的使用，能熟練掌握使用技能的從業人員更是稀少，新時期的檔案管理對從業人員的專業水平要求很高，對檔案管理人員如不進行后期的培訓學習，那么在人才這一方面，它會成為阻礙企業檔案管理水平提升的短板。

企業檔案管理效率低下。企業檔案工作的規范化、標準化是企業檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問題是，大量卷宗的質量不高，搜索工具不完善。一些企業檔案的整理并不符合國家檔案局的標準。在文件檢索方面，大部分企業還是傳統的手工檢索，機器檢索在企業中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高，人工操作代替機器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標準。

對于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業制定發展目標的參考。大多數企業的情況是對于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒有從專業技術方面考慮，只是隨意的指派。這就造成了編研產品的層次低下，信息量不足，不具備很大的參考價值。

3 創新管理模式，提升企業檔案管理水平的一些措施和建議

檔案管理模式的創新，首先，要注重理念的創新，理論指導實踐，實現檔案管理工作創新，首先要解放思想，轉變傳統觀念和意識。其次，要注重檔案管理的機制創新，通過總結當前經濟發展形勢下對檔案管理工作的要求，逐步建立起與經濟發展相匹配的檔案管理模式。譬如，各項管理的規章制度要符合當前經濟發展形勢。最后，要注重管理手段的創新，借助當前高新技術發展的強勁勢頭，將信息技術融入到企業檔案管理中，成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術使得檔案管理變得方便簡潔。

具體來說，檔案管理模式的創新可以從以下幾個方面著手。

強化檔案管理體系建設，完善檔案管理制度與監督體制。檔案管理體系的形成具有階段性，檔案管理模式符合企業各個階段的發展情況。各個階段檔案管理體系的形成要有明確的目標責任人，實行問責制，加強檔案管理的監督機制，由于在不同的過程中，不同的運用對象其目的是不一樣的，管理人員可以根據具體的情況加強監管的措施。

對檔案進行細致化分類，科學合理的進行歸納整理。檔案管理是一系統的工程，檔案管理的好壞會直接影響企業其余各部門的工作質量。各部門既是檔案信息提供的對象，也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業部門所服務。

建立健全檔案管理中的評價機制，激勵從業人員工作的積極性。檔案管理部門因為受長期的計劃經濟的影響，一直被認為是閑散部門，所以許多從業人員對于檔案管理不是很重視，在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態度會使得員工在工作過程中產生許多紕漏，如檔案歸類混亂遺失等。現今的檔案管理相當重要，從業人員就的從思想上端正態度，通過合理的獎懲機制，能有效的調動員工的工作熱情，切實做好檔案的歸類整理工作。

加快檔案管理的信息化建設。首先，可以搭建一個檔案信息平臺，通過檔案管理系統將檔案管理機制延生到企業的每個部門。其次，通過網絡共享平臺，將檔案中的文字信息編入到數據庫中方便企業工作人員的查找。最后，在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優勢，提高利用率，最大化的實現檔案管理信息化建設的價值。

提升從業人員的業務水平。先從思想上讓他們真正對檔案管理重視起來，并通過對在職的員工進行后期的培訓學習，讓他們熟知一些新設備的應用，建設一批高素質的管理人才，使得檔案管理隊伍更加精良。

4 結語

企業檔案管理是企業管理中相當重要的一個環節，它從企業這個這個整體上產生，同時又服務于整個企業。良好的企業管理能使得企業獲得突飛猛進的發展，而良好的檔案管理，能在很大程度上促進企業管理水平的提高。面對當前快速發展的經濟，進行企業檔案管理模式的創新，提高檔案管理水平已是刻不容緩。通過思想上的變革，人才隊伍的建設與高新技術設備的引進等，使得檔案管理模式與時俱進，如此才不會成為企業發展的短板。

參考文獻

[1]孫雪峰.檔案管理中若干問題的思考[J].浙江檔案.