分析檔案管理現(xiàn)代化

王云鳳

摘 要：檔案管理的現(xiàn)代化是科技和社會發(fā)展的需要，也是檔案管理自身發(fā)展的需要。它主要體現(xiàn)在檔案管理的信息化、檔案管理的虛擬化以及檔案管理的標準化幾個方面。但是由于目前我國現(xiàn)代化檔案管理的模式還不成熟，所以存在各種各樣的問題：缺乏專門的管理人才，缺乏先進的管理設備，缺乏有效合理的管理方法等。在這樣的情況下，各級部門必須同心協(xié)力，通過加強對檔案管理人才的培養(yǎng)和引進先進技術和設備等方式，加強對檔案的現(xiàn)代化管理，推動檔案管理的現(xiàn)代化進程。

關鍵字：檔案；管理；現(xiàn)代化

0 引言

所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學的思想指導下，運用合理有效的方法和手段，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結果，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)代化的檔案管理從信息化、虛擬化、標準化等多個方面對傳統(tǒng)的檔案管理進行了糾正，對檔案管理提出了更高的要求。

1 檔案管理現(xiàn)代化的內容

1.1 檔案管理的信息化

檔案管理信息化是指在檔案管理中運用信息技術來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時期檔案管理的核心內容，主要包括檔案信息資源建設和檔案基礎平臺建設兩個方面，通過信息化的渠道和方式，加強對于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。

1.2 檔案管理的虛擬化

傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費大量的時間和人力的同時，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計算機為檔案的載體，運用智能化的計算機管理模式對檔案進行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。

1.3 檔案管理的標準化

檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點在于檔案管理的標準化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網絡這種載體。而網絡具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應的管理標準，對檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進行詳細的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標準規(guī)范之下進行檔案管理的工作，才能取得好的成效。

2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

2.1 自身發(fā)展的需要

隨著我國經濟和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應社會發(fā)展的需要。計算機、網絡等新技術的應用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運用新手段新方法，實施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應新的發(fā)展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

2.2 加強保護的需要

另外，由于傳統(tǒng)的紙質載體自身質量的缺陷以及保護手段的落后，很多檔案已經出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強對這些檔案的保護，則要求我們運用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因為紙張的損壞導致檔案信息丟失的問題。

2.3 充分利用的必要

傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨占性”的特點，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強檔案的共享性。需要的人可以在網絡這個平臺上同時進行使用。

3 檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

盡管檔案管理現(xiàn)代化已經是大勢所趨，但就目前的形勢看來，檔案管理現(xiàn)代化的進程中依然存在著各種各樣的問題。

3.1 缺乏專門的管理人才

檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時間以來，我們的檔案管理運用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時掌握先進的科學技術和管理技能。他們并不能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識，也缺少對現(xiàn)代化設備的操作技能。

3.2 缺乏先進的管理設備

另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進的檔案管理設備，軟硬件設施都嚴重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

3.3 缺乏有效的管理方法

檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實施的時間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識和實踐經驗進行摸索。在這種情況下，盡管有關部門對檔案文件的格式和標準做出了相應的規(guī)定，但在實際操作過程中由于缺乏有效的方法指導，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。

4 實施檔案管理現(xiàn)代化的方式

4.1 人才的培養(yǎng)

實施檔案管理的現(xiàn)代化，首先在于加強對人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強的開拓創(chuàng)新意識，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設的順利進行。

4.2 設施的引進

另外，實施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進先進的管理設備?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現(xiàn)代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現(xiàn)代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經濟效益。

5 結語

綜上所述，在新的經濟和科技形式下，推進檔案管理的現(xiàn)代化已經是大勢所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強對檔案的保護和利用。但與此同時，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設備、管理方法等。在此情況下，要運用合理的方法，通過人才的培養(yǎng)、設備的引進等方式，加強檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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