加強醫院檔案現代化管理

汪海廣　王春杰　王淼　李宏林

醫院檔案是醫院管理及醫療等各項活動形成的歷史記錄和生產資料，是醫院的寶貴財富。隨著醫院改革的不斷深入和快速發展，綜合檔案材料形成的門類、數量等逐年增多。如何實現醫院檔案信息的科學管理，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，以適應新形勢下醫院發展的需要，更好地服務于社會、服務于醫學教育和科研工作，是擺在各級醫院管理者面前的重要課題，重點抓好以下幾個關鍵環節：

1 創新檔案管理意識

檔案管理是醫院管理工作中的重要內容，實現檔案現代化管理，既需要現代化檔案管理系統，又要求檔案管理者必須具有現代化管理意識，否則，現代化檔案管理無法實現。要打破過去傳統檔案管理中只管不用的落后觀念，從根本上改變檔案工作可有可無、質量優劣無關大局的認識，切實把檔案工作納入醫院總體工作規劃，將人員編制、工資待遇、發展經費等方面的政策落實到位。綜合檔案室應成為醫院檔案的保管基地，將全院分散保管的文書、教學、科研、基建、財務、設備等方面的檔案集中起來，統一管理和使用，使之更好地服務于醫院建設和發展。

2 加強組織領導

領導重視是檔案管理實現現代化的前提，各級醫院領導必須創新管理理念，切實加強對檔案工作的領導，把它納入醫院管理的重要議事日程，作為醫院長期發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展，逐步建立起結構合理、功能齊全、高效的檔案信息中心，充分發揮檔案資源的優勢，更好地為臨床、醫療、醫學教育和科研工作服務。

3 健全組織機構

醫院檔案管理的組織建設是開展檔案管理工作的重要保證。檔案部門設置是否合理，直接關系到醫院檔案工作的成效，同時也在一定程序上反映了醫院的管理水平。從便于檔案管理、有利于檔案綜合利用、促進資源共享的角度出發，醫院應設立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立醫院檔案綜合管理領導小組和監督小組，監督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。同時，醫院應積極創造條件建立較為規范的各類檔案庫房，對于性質特殊的檔案，如人事檔案、病案和設備檔案都應另設專門的檔案庫房，并指定專人管理。在醫院各科室配備兼職檔案員，負責本科室檔案資料的收集整理，并定期向醫院綜合檔案室移交。

4 加強硬件設施建設

硬件基礎設施建設是實現檔案管理現代的必要手段，當前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內容分門別類輸入計算機，既可以節省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查尋檔案材料費時費力的原始勞動，變為在幾分鐘內便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實感強的立體效果。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得了前所未有的積極效果。檔案管理設施現代化還包括檔案保管、保護、除濕等先進手段設施的現代化，總之，檔案管理現代化成為醫院管理現代化和辦公自動化的有力支柱，既是人類勞動能力的解放，更給人類帶來了精神的解放，工作質量的飛躍

5 強化知識更新培訓

實現醫院檔案現代化管理，不單單是醫院各門類檔案簡單的集中保管，而是一項實現檔案管理工作規范化、標準化的系統工程，檔案管理的現代化，是要靠管理者的實踐來實現的，沒有管理者的現代化素質，再先進、再現代化的設備也無法自動發揮作用，它們只能是毫無生氣的、遠離人的現代化勞動而存在的呆機器，反之，具有現代化素質的管理者，具有現代化的管理觀念，掌握了現代化的管理手段，則可以使現代化的檔案管理設備如蛟龍騰飛，如駿馬奔躍，真正實現檔案管理的現代化。

6 積極挖掘，發揮作用

檔案工作最終目的是將檔案的作用最大化。因此，醫院檔案的利用工作，要緊緊圍繞醫院管理、醫療、教學、科研等各項工作的實際需要，有的放矢地編制各類專題卡片、各類文件專題目錄、全引目錄等檢索工具，使查找迅速、利用方便。同時還應建立檔案信息利用反饋制度，及時了解檔案利用效果，收集各部門對檔案信息的需求；對現有檔案要積極提煉和加工，編制成迎合各科室需求的各種資料，使“死檔”變成“活檔”。通過提高檔案的利用率，在促進醫院各項工作順利開展的同時，進一步增強檔案工作的地位，使檔案工作與醫院其它工作共同發展。

參考文獻

[1]孫曉峰，實現醫院檔案現代化管理對策之我見，中國醫藥導報，2008，8：

[2]曹宏，加強檔案管理的人才培養 推動檔案管理現代化，才智，2012年18期

[3]鄭海波，現代化檔案管理[J]；城建檔案；2011年3期

作者簡介

汪海廣（1977），男，碩士研究生學歷，館員，唐山市工人醫院。

王春杰（1965—），女，研究生，高級政工師，唐山市工人醫院。

王淼（1979—），女，碩士研究生，唐山市工人醫院。

李宏林（1974—），女，本科，唐山市工人醫院。