人事檔案信息化價值深入思考

王喆

摘 要：文章首先針對當前組織環境中，人事檔案信息化的發展現狀以及存在的問題做出了必要的分析，而后就現存問題提出了三個方面的改進建議，對于深入挖掘和發揮人事檔案的自身價值有著一定的指導意義。

關鍵字：人事檔案；信息化；價值

所謂人事檔案，是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。人事檔案在我國有著重要的地位，隨著信息時代的到來，人事檔案也必然地被卷入了這個信息化的大潮中。然而在人事檔案信息化的過程中，卻出現了很多不盡如人意的地方，這些都亟待引起檔案工作人員的重視。

1 人事檔案的發展以及信息化現狀

人事檔案在我國的發展歷史較長，對于人事檔案的重視在很大程度上源于計劃經濟環境下，國家對于整個社會較為嚴格的控制，在這種控制之下，人事檔案成為了必然的控制手柄之一。經過多年的發展，我國在檔案管理工作領域已經取得了一定成果，形成了較為完善的檔案管理工作法律法規，并且對相關領域的從業人員以及相關工作展開方式起到了良好的約束作用。

在此基礎上發展起來的人事檔案信息化工作，在初期開展的十分順利，這種順利開展主要源于一直以來良好的規范工作，讓人事檔案有著規范的形式，便于實現數字化。然而就在人事檔案信息系統建立起來之后，諸多問題也在隨之涌現。總結起來，重點有如下兩個方面的問題較為突出：

首先數字化檔案在目前僅僅充當了紙質檔案備份的功能，即數字化檔案隨紙質檔案的更新而更新，并無更多主動性操作。在實際的工作過程中，相應的檔案管理工作人員是完全將數字化檔案視為對于紙質檔案的備份，單純理解成為，由于紙質檔案難以得到較為妥善的保管，因而建立起數字化檔案。更為嚴重的是，很多工作人員甚至在數字化檔案系統已經得以建立的情況之下，仍然依賴于紙質檔案展開工作，而將數字化檔案視為后備資源。此種情況下建立數字化檔案系統完全成為了檔案管理工作者的一種負擔，而難以推動檔案工作進一步發展，更難以實現人事檔案的存在價值。

其次則在于無視數字化檔案的傳播共享屬性。人事檔案作為組織中相關成員的重要情況記錄，對于組織的日常活動必然有著積極的意義，然而這種屬于檔案自身的對于實際工作的指導意義想要得到充分發揮，必須要實現檔案信息的流動，即保證其能夠于需要的時間內出現的需要的地方。針對于這種需求特征，如果單純依靠傳統紙質人事檔案很難實現，鑒于檔案本身的特殊性，涉及到眾多敏感信息，通常都會安排專門的部門和人員進行管理，確保人事檔案的安全并且保證相應的管理工作符合相關的政策法規要求。這種對于人事檔案慎重的態度雖然十分必要，但是卻在一定程度上成為阻礙檔案信息流動和深入應用的羈絆。當前社會中檔案的數字化能夠很好地解決這一問題，然而為數眾多的檔案人員并沒有充分重視到數字化檔案系統的這一優勢，導致數字化系統在建立以后難以有用武之地。

2 切實深化人事檔案信息化的相關討論

通過上文中對于人事檔案信息化的現狀分析，可以看出人事檔案信息化的價值還有待深入挖掘。針對于目前廣泛存在的問題，可以著力從三個方面對人事檔案信息化的價值提升開展工作：

2.1 構建開放信息系統

人事檔案信息化最大的優勢就在于強有力的數據傳輸保障，能夠讓有關人員隨時隨地獲取到所需要的信息，雖然人事檔案相對管理嚴格，但是如果想要人事檔案切實發揮其自身價值，成為推進組織人力資源優化工作的有力武器，就必須構建起相對開放的信息系統，能夠讓更多的相關人員可以讀取到相應的檔案信息。同時，鑒于檔案信息本身的敏感問題，應當對閱讀人員的權限進行明確界定和管理，確保相應的人員擁有相應的權限，并且妥善控制，避免權限過大導致檔案信息處于不安全的境地。

2.2 積極維護構建完整檔案系統

對于人事檔案而言，紙質文檔和數字化文檔具有很大的區別。前者不僅僅在管理和使用上呈現出更為謹慎的態度，在相關數據和信息的收錄方面也更為保守。與之對應的數字化檔案，就可以提供更大的容量，并且在讀取方面也極具便利。針對于人事檔案信息系統的這種使用以及建立特征，有必要采取相應的態度構建起更為完整的檔案信息系統，才能夠為有關人力資源的管理決策提供更為有效的支持。具體而言，在內容上，可以將更為寬泛的數據信息納入到人事檔案的信息系統中來，打破以前僅僅對有關人員重大人事事件進行記錄的窄范圍操作，而將更多關于培訓、調度等人力資源信息納入到系統中，同時為了保持原有檔案的獨立性和完整性，可以考慮在信息系統中建立相應的人員副本信息存檔。更為全面的信息，無疑會成為組織決策工作中更為有力的支持。

2.3 確保檔案數據安全

檔案數據安全是實現上述兩個方面應用和價值提升的基本依據，失去了信息系統數據安全的保障，一切價值的深入發揮等都無從談起。在構建更為開放的信息平臺的時候，更應當注重安全問題，不僅僅是傳統意義上對于病毒和網絡攻擊的防范，對于相應資料的使用和閱讀狀況，也是人事檔案信息化管理工作必須注意的重點。

3 結論

目前，不僅僅信息化系統的存在價值沒有得到充分發揮，就連一直以來存在于我們生活中的人事檔案，也僅僅起到了對相應事件的如實記錄，而未能在組織環境的更大領域發揮其應有的價值。針對這種狀況，只有不斷深入挖掘和發現問題，提出有針對性的解決方案并切實予以執行，才能讓人事檔案煥發出其應有生命力。

參考文獻

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