人事檔案信息化價(jià)值深入思考

王喆

摘 要：文章首先針對(duì)當(dāng)前組織環(huán)境中，人事檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題做出了必要的分析，而后就現(xiàn)存問(wèn)題提出了三個(gè)方面的改進(jìn)建議，對(duì)于深入挖掘和發(fā)揮人事檔案的自身價(jià)值有著一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵字：人事檔案；信息化；價(jià)值

所謂人事檔案，是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。人事檔案在我國(guó)有著重要的地位，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人事檔案也必然地被卷入了這個(gè)信息化的大潮中。然而在人事檔案信息化的過(guò)程中，卻出現(xiàn)了很多不盡如人意的地方，這些都亟待引起檔案工作人員的重視。

1 人事檔案的發(fā)展以及信息化現(xiàn)狀

人事檔案在我國(guó)的發(fā)展歷史較長(zhǎng)，對(duì)于人事檔案的重視在很大程度上源于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，國(guó)家對(duì)于整個(gè)社會(huì)較為嚴(yán)格的控制，在這種控制之下，人事檔案成為了必然的控制手柄之一。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，我國(guó)在檔案管理工作領(lǐng)域已經(jīng)取得了一定成果，形成了較為完善的檔案管理工作法律法規(guī)，并且對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的從業(yè)人員以及相關(guān)工作展開(kāi)方式起到了良好的約束作用。

在此基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的人事檔案信息化工作，在初期開(kāi)展的十分順利，這種順利開(kāi)展主要源于一直以來(lái)良好的規(guī)范工作，讓人事檔案有著規(guī)范的形式，便于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。然而就在人事檔案信息系統(tǒng)建立起來(lái)之后，諸多問(wèn)題也在隨之涌現(xiàn)。總結(jié)起來(lái)，重點(diǎn)有如下兩個(gè)方面的問(wèn)題較為突出：

首先數(shù)字化檔案在目前僅僅充當(dāng)了紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸墓δ埽磾?shù)字化檔案隨紙質(zhì)檔案的更新而更新，并無(wú)更多主動(dòng)性操作。在實(shí)際的工作過(guò)程中，相應(yīng)的檔案管理工作人員是完全將數(shù)字化檔案視為對(duì)于紙質(zhì)檔案的備份，單純理解成為，由于紙質(zhì)檔案難以得到較為妥善的保管，因而建立起數(shù)字化檔案。更為嚴(yán)重的是，很多工作人員甚至在數(shù)字化檔案系統(tǒng)已經(jīng)得以建立的情況之下，仍然依賴于紙質(zhì)檔案展開(kāi)工作，而將數(shù)字化檔案視為后備資源。此種情況下建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)完全成為了檔案管理工作者的一種負(fù)擔(dān)，而難以推動(dòng)檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，更難以實(shí)現(xiàn)人事檔案的存在價(jià)值。

其次則在于無(wú)視數(shù)字化檔案的傳播共享屬性。人事檔案作為組織中相關(guān)成員的重要情況記錄，對(duì)于組織的日常活動(dòng)必然有著積極的意義，然而這種屬于檔案自身的對(duì)于實(shí)際工作的指導(dǎo)意義想要得到充分發(fā)揮，必須要實(shí)現(xiàn)檔案信息的流動(dòng)，即保證其能夠于需要的時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)的需要的地方。針對(duì)于這種需求特征，如果單純依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案很難實(shí)現(xiàn)，鑒于檔案本身的特殊性，涉及到眾多敏感信息，通常都會(huì)安排專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和人員進(jìn)行管理，確保人事檔案的安全并且保證相應(yīng)的管理工作符合相關(guān)的政策法規(guī)要求。這種對(duì)于人事檔案慎重的態(tài)度雖然十分必要，但是卻在一定程度上成為阻礙檔案信息流動(dòng)和深入應(yīng)用的羈絆。當(dāng)前社會(huì)中檔案的數(shù)字化能夠很好地解決這一問(wèn)題，然而為數(shù)眾多的檔案人員并沒(méi)有充分重視到數(shù)字化檔案系統(tǒng)的這一優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致數(shù)字化系統(tǒng)在建立以后難以有用武之地。

2 切實(shí)深化人事檔案信息化的相關(guān)討論

通過(guò)上文中對(duì)于人事檔案信息化的現(xiàn)狀分析，可以看出人事檔案信息化的價(jià)值還有待深入挖掘。針對(duì)于目前廣泛存在的問(wèn)題，可以著力從三個(gè)方面對(duì)人事檔案信息化的價(jià)值提升開(kāi)展工作：

2.1 構(gòu)建開(kāi)放信息系統(tǒng)

人事檔案信息化最大的優(yōu)勢(shì)就在于強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)傳輸保障，能夠讓有關(guān)人員隨時(shí)隨地獲取到所需要的信息，雖然人事檔案相對(duì)管理嚴(yán)格，但是如果想要人事檔案切實(shí)發(fā)揮其自身價(jià)值，成為推進(jìn)組織人力資源優(yōu)化工作的有力武器，就必須構(gòu)建起相對(duì)開(kāi)放的信息系統(tǒng)，能夠讓更多的相關(guān)人員可以讀取到相應(yīng)的檔案信息。同時(shí)，鑒于檔案信息本身的敏感問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)對(duì)閱讀人員的權(quán)限進(jìn)行明確界定和管理，確保相應(yīng)的人員擁有相應(yīng)的權(quán)限，并且妥善控制，避免權(quán)限過(guò)大導(dǎo)致檔案信息處于不安全的境地。

2.2 積極維護(hù)構(gòu)建完整檔案系統(tǒng)

對(duì)于人事檔案而言，紙質(zhì)文檔和數(shù)字化文檔具有很大的區(qū)別。前者不僅僅在管理和使用上呈現(xiàn)出更為謹(jǐn)慎的態(tài)度，在相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收錄方面也更為保守。與之對(duì)應(yīng)的數(shù)字化檔案，就可以提供更大的容量，并且在讀取方面也極具便利。針對(duì)于人事檔案信息系統(tǒng)的這種使用以及建立特征，有必要采取相應(yīng)的態(tài)度構(gòu)建起更為完整的檔案信息系統(tǒng)，才能夠?yàn)橛嘘P(guān)人力資源的管理決策提供更為有效的支持。具體而言，在內(nèi)容上，可以將更為寬泛的數(shù)據(jù)信息納入到人事檔案的信息系統(tǒng)中來(lái)，打破以前僅僅對(duì)有關(guān)人員重大人事事件進(jìn)行記錄的窄范圍操作，而將更多關(guān)于培訓(xùn)、調(diào)度等人力資源信息納入到系統(tǒng)中，同時(shí)為了保持原有檔案的獨(dú)立性和完整性，可以考慮在信息系統(tǒng)中建立相應(yīng)的人員副本信息存檔。更為全面的信息，無(wú)疑會(huì)成為組織決策工作中更為有力的支持。

2.3 確保檔案數(shù)據(jù)安全

檔案數(shù)據(jù)安全是實(shí)現(xiàn)上述兩個(gè)方面應(yīng)用和價(jià)值提升的基本依據(jù)，失去了信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的保障，一切價(jià)值的深入發(fā)揮等都無(wú)從談起。在構(gòu)建更為開(kāi)放的信息平臺(tái)的時(shí)候，更應(yīng)當(dāng)注重安全問(wèn)題，不僅僅是傳統(tǒng)意義上對(duì)于病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊的防范，對(duì)于相應(yīng)資料的使用和閱讀狀況，也是人事檔案信息化管理工作必須注意的重點(diǎn)。

3 結(jié)論

目前，不僅僅信息化系統(tǒng)的存在價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮，就連一直以來(lái)存在于我們生活中的人事檔案，也僅僅起到了對(duì)相應(yīng)事件的如實(shí)記錄，而未能在組織環(huán)境的更大領(lǐng)域發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。針對(duì)這種狀況，只有不斷深入挖掘和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出有針對(duì)性的解決方案并切實(shí)予以執(zhí)行，才能讓人事檔案煥發(fā)出其應(yīng)有生命力。

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