人事檔案的人力資源價值分析

劉霞

摘 要：文章首先針對當(dāng)前人事檔案及其管理工作現(xiàn)狀展開分析，而后就如何加強(qiáng)人事檔案管理工作，提升人力資源管理水平闡述了幾個方面有針對性的建議，對于進(jìn)一步深化人事檔案管理工作有著積極意義。

關(guān)鍵字：人事；檔案；人力資源；管理

人事檔案在我國的地位毋庸置疑，并且經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)有相對比較成熟的法律法規(guī)出臺對其管理活動進(jìn)行規(guī)范和制約。然而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的眾多活動中，人力檔案以及其管理工作逐步陷入僵局，因此如何能夠激發(fā)人事檔案真正價值的問題，受到了相關(guān)工作人員的廣泛關(guān)注。

1 當(dāng)前人事檔案及其管理工作現(xiàn)狀分析

人事檔案在我國的地位和職能由來已久，這種狀況在很大程度上來源于我國的計劃經(jīng)濟(jì)體制。在計劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，國家對于社會中方方面面的控制都相對較為嚴(yán)格，對于經(jīng)濟(jì)環(huán)境中人員的調(diào)配以及控制相對而言十分注重，這樣就產(chǎn)生了我國對于人事檔案的重視。在早期，人事檔案主要的用途就是用作于實現(xiàn)國家對于社會的控制手柄之一。

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷推進(jìn)發(fā)展，人事檔案管理工作也有了進(jìn)一步的發(fā)展，但是這種發(fā)展更多是一種規(guī)章制度方面的完善，是一種對于人事檔案的強(qiáng)制管理規(guī)則，而對于人事檔案資料的應(yīng)用，即如何讓人事檔案發(fā)揮其自身應(yīng)有價值，推動組織進(jìn)步等類似方面并不存在顯著改進(jìn)。而對于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢看，一切都必須以組織的經(jīng)營狀況和經(jīng)濟(jì)能力作為衡量，如果還不能夠推進(jìn)人事檔案價值的發(fā)展和發(fā)揮，其必然會進(jìn)一步加劇人事檔案管理工作的僵化，同時對于組織自身的發(fā)展也有一定的不利影響。

必須認(rèn)識到人事檔案是圍繞組織中參加工作的人所展開的檔案記錄資料，因此其在當(dāng)前組織中也必然會以人作為切入點發(fā)揮作用，由此可見，人力資源領(lǐng)域必然成為人事檔案在當(dāng)前社會環(huán)境下重新發(fā)揮作用的重要戰(zhàn)場。

就目前人力資源的控制狀況看，相對有些凌亂，這種并不夠規(guī)范的狀況一方面來源于我國當(dāng)前用人機(jī)制相對靈活的中小企業(yè)，另一方面則是大企業(yè)中對于人力資源的僵化和刻板的管理。這兩種狀態(tài)作為當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)社會中主要存在的人力資源管理狀況出現(xiàn)，都迫切需要極大的改善。從中小企業(yè)角度看，企業(yè)需要更為穩(wěn)定的勞動力，而工人需要更為穩(wěn)定的工作環(huán)境，但是當(dāng)前中小企業(yè)的人力資源管理工作通常局限于考勤和績效衡量兩個方面，相對較頻繁的人員流動一方面讓企業(yè)難以獲得有經(jīng)驗的優(yōu)質(zhì)員工，同時也讓勞動力失去連續(xù)學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會。從大型企業(yè)以及事業(yè)單位角度看，長期不變的人員結(jié)構(gòu)，使得人力資源管理陷入僵化，雖然就目前的狀況看，人力資源管理仍然能夠為組織內(nèi)部人員提供相應(yīng)的職業(yè)生涯規(guī)劃以及培訓(xùn)等服務(wù)，但是究其根本難以做到以人為本，切實推進(jìn)人的發(fā)展并且進(jìn)一步實現(xiàn)從人的角度推動整個組織的發(fā)展這一整體目標(biāo)。

2 加強(qiáng)人事檔案管理工作，提升人力資源管理水平

通過上文中對于當(dāng)前企業(yè)以及事業(yè)單位整體環(huán)境中的人事檔案管理工作以及人力資源管理工作現(xiàn)狀分析，可以看出二者都處于亟待改善提升的狀態(tài)。但也必須注意到，人事檔案一直以來的規(guī)范特征，能夠在很大程度上彌補(bǔ)當(dāng)前人力資源管理工作中的某些疏漏。

通過對于目前社會上各類型經(jīng)濟(jì)組織人力資源管理以及人事檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)可以從如下幾個方面進(jìn)行著手，深入人事檔案管理工作，幫助激發(fā)出人事檔案自身價值：

2.1 完善人事檔案，確立人力資源管理依據(jù)地位

目前人事檔案的記錄范圍仍然偏窄，更有很多中小企業(yè)采取了托管的方式將員工的人事檔案推到其他有托管資質(zhì)的部門和組織，這種做法雖然從成本上得到了有效地控制，但是從管理效果角度看，極大地危害了人事檔案的完整性，對于人力資源管理也沒有起到必要的推進(jìn)作用。如果想要人事檔案能夠有效發(fā)揮其自身價值，首先應(yīng)當(dāng)確保其自身完整性，能夠忠實反映相關(guān)人員的自身狀況，唯有如此才能夠成為人力資源管理工作展開的重要依據(jù)。在實際工作中，可以考慮將更多關(guān)于人的狀態(tài)資料收進(jìn)人事檔案中，可以以附件的形式存在。對于資料的收入工作，不應(yīng)當(dāng)僅僅局限于重大人事調(diào)整以及獎懲狀況的存檔，對于更多人員狀況，包括培訓(xùn)等資料都應(yīng)予以必要記錄。唯有如此，才能夠確保人事檔案在將來能夠成為人力資源管理工作開展的準(zhǔn)確參照。

2.2 構(gòu)建開放檔案平臺，確保信息充分利用

目前組織環(huán)境中，人事檔案基本已經(jīng)基本實現(xiàn)數(shù)字化，但是另一個隨之出現(xiàn)的問題在于數(shù)字化似乎在當(dāng)前的組織內(nèi)部以及組織生存環(huán)境中失去了應(yīng)有的意義。數(shù)字化對于人事檔案以及其他類似的書面材料而言，應(yīng)當(dāng)具有兩點基本價值：其一在于對相應(yīng)材料的妥善保存，在備份方面有著良好表現(xiàn)的數(shù)字化信息，相對于紙質(zhì)的信息材料而言明顯更具優(yōu)勢；其二則在于數(shù)字化自身的快速傳輸特征，可以保證信息能夠在多個用戶之間實現(xiàn)更好的流動，方便更多人閱讀。然而目前檔案數(shù)字化工作雖然已經(jīng)基本完成，但信息共享的特征并未得到體現(xiàn)，檔案信息仍然苑囿于一個相對較小的范圍內(nèi)，無論是從組織內(nèi)部人才再培養(yǎng)還是從薪酬體系公平化建立的角度看，檔案都未能發(fā)揮太多作用。針對于此類問題，應(yīng)當(dāng)著眼于構(gòu)建起開放的檔案信息平臺，對于檔案信息加以分類，并且給予必要的人員以充分的閱讀權(quán)限，確保人事檔案能夠發(fā)揮其自身價值，為組織人力資源管理工作提供必要支持。

2.3 嚴(yán)格遵守相關(guān)政策法規(guī)，建立完整安全的人事檔案

嚴(yán)格遵守相關(guān)政策法規(guī)，確保人事檔案的管理工作有序展開，確保形成完整的、有章法的人事檔案，是人事檔案能夠最終得以確立的基礎(chǔ)，也是人事檔案能夠進(jìn)一步發(fā)揮其自身價值，為組織人力資源管理做出貢獻(xiàn)的有力后盾。但是同時也必須注意，雖然人事檔案數(shù)字化能夠方便共享，但是人事檔案畢竟涉及諸多敏感信息，因此在數(shù)據(jù)共享的權(quán)限以及數(shù)據(jù)自身安全性方面都應(yīng)當(dāng)做出更多考慮，確保人事檔案信息自身的安全，唯有如此，才有機(jī)會進(jìn)一步提出人事檔案的價值發(fā)揮和作用貢獻(xiàn)。

3 結(jié)論

人事檔案作為我國自計劃經(jīng)濟(jì)就開始的一項制度由來已久，雖然其管理工作以及其價值發(fā)揮在現(xiàn)今時代處于低靡，但是究其根本，人事檔案的價值仍然有待深入挖掘。對于這一方面問題，唯有認(rèn)真對待，深入思考，不斷提出改進(jìn)建議并且貫徹落實解決方案，才能獲取良好效果。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭紹興.論制約人事檔案工作發(fā)展的因素與對策.檔案學(xué)通訊，2005（6）

[2]靳淑明.企業(yè)人事檔案管理與人力資源開發(fā).中國檔案，2003（5）