淺析人事檔案管理存在的問(wèn)題及建議

蔣喜明

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照，人事檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱(chēng)，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況。在為個(gè)人求職、單位求才提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)方面，人事檔案起著舉足輕重的作用。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

1 現(xiàn)行人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理法規(guī)滯后

現(xiàn)在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國(guó)家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動(dòng)人員人事檔案暫行規(guī)定》為標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)施的檔案管理工作，其內(nèi)容仍然保留著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的某些遺風(fēng)。計(jì)劃色彩濃厚，缺乏應(yīng)有的生機(jī)和活力。《條例》和《規(guī)定》的管理權(quán)限也不能涵蓋現(xiàn)階段我國(guó)各階層各領(lǐng)域的人員情況，依其《條例》和《規(guī)定》建立的人事檔案材料也無(wú)法滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革較快，人事制度改革跟不上經(jīng)濟(jì)體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國(guó)人事制度總體框架已定，但很多細(xì)則仍在探索和不斷調(diào)整的過(guò)程中，給人事檔案管理改革帶來(lái)了不確定性，也是人事檔案管理法規(guī)滯后的一個(gè)重要原因。

1.2 管理方式單一

在人事檔案的管理方式上，無(wú)論黨政機(jī)關(guān)部門(mén)還是企事業(yè)單位。無(wú)論是干部還是工人，無(wú)論是教師、科研人員還是軍人、學(xué)生，無(wú)論是正式人員還是流動(dòng)人員，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類(lèi)，統(tǒng)一的保管方式來(lái)進(jìn)行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門(mén)別類(lèi)地制定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。

1.3 管理模式封閉

人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門(mén)實(shí)行全封閉的管理，人事檔案除供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式?，F(xiàn)在已經(jīng)不符合政治民主化進(jìn)程的要求。人事檔案是到了可以公開(kāi)的時(shí)候了。

1.4 管理內(nèi)容陳舊

目前的人事檔案材料分為十大類(lèi)，檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊，人事檔案中涉及的業(yè)績(jī)、成就、個(gè)人能力、誠(chéng)信、社會(huì)保障等材料幾乎沒(méi)有，反映不出個(gè)人的專(zhuān)長(zhǎng)和特點(diǎn)，對(duì)選拔、培養(yǎng)、評(píng)定作用不大，無(wú)法對(duì)當(dāng)事人作出全面評(píng)價(jià)，無(wú)法滿足社會(huì)的需求和人事工作的需要。

1.5 管理手段落后

現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理。大多數(shù)地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)、人員和其他原因，在全國(guó)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的為少數(shù)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)（例如廣東、上海等地），雖然已有人事檔案管理的軟件，但并沒(méi)有普及使用，而且很多種版本內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無(wú)法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。

2 關(guān)于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

1）實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

2）改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對(duì)干干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。

3）分類(lèi)管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門(mén)按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱(chēng)、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門(mén)所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

4）人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

5）利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問(wèn)題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。