淺談計算機在房屋檔案管理中的運用

王亞莉

摘 要：本文分析了計算機在房屋檔案管理中運用的必要性，提出了目前數字化房屋檔案管理工作中存在的問題，并提出了包括加強電子檔案的保管，做好數據備份工作等一系列的解決對策。最后展望了數字化管理房屋檔案工作未來的發展。

關鍵詞：房屋檔案；計算機；檔案管理

隨著房地產市場的不斷發展以及房產交易抵押等活動的增加，房屋檔案信息量正在爆炸式增長，房屋檔案管理工作面臨巨大的壓力，原有的手工管理模式已經遠遠不能滿足現狀的需要。而科技的發展及應用給房屋檔案管理注入了新的活力，通過計算機對房屋檔案進行數字化管理使得房屋檔案管理工作更加高效、準確、簡便。科學合理地運用計算機開展房屋檔案管理工作將是未來房屋檔案管理工作努力的方向，這將為合法有序的房產登記、交易、抵押以及檔案的使用等帶來巨大的幫助。但是，這同時也為我們的工作帶來了新的問題和挑戰，因為電子數據存在的易修改等特性，使用計算機進行房屋檔案管理工作還面臨著一些問題，迫切需要解決。現就筆者個人觀點，談幾點對計算機在房屋檔案管理工作中的運用的認識。

1 運用計算機進行房屋檔案管理的必要性

1.1 房屋檔案信息量暴增的要求

隨著城市化的發展，城市每年新增大量房屋，產生大量的新增房屋檔案；城市房地產市場的活躍產生大量的房屋產權交易，產生大量的交易檔案；金融市場活動中房屋抵押及抵押注銷產生巨量檔案信息。這些都使得檔案管理部門需要處理的檔案信息量暴漲。暴增的檔案信息量增加了對管理部門管理能力的要求。原本的人工管理方式難以處理如此巨量的檔案信息，不具備如此強大的管理能力。同時，保存這些檔案又需要巨大的存儲空間。這些都給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。唯有運用計算機的高效率的管理和高存儲空間才能使這些問題迎刃而解。

1.2 檔案資源利用共享化的要求

隨著人們活動范圍的擴大，人們對檔案資源利用的要求越來越高。管理部門需要對房地產市場活動進行預測和把握，需要我們的檔案管理工作提供快速而又準確的統計功能；城市拆遷工作需要通過檔案掌握房屋歷史信息和產權狀況，保證拆遷工作有序進行，需要強大的查詢功能；稅務部門需要了解房屋信息，從而準確地收取稅款；房屋登記過程中需要快速地了解房屋信息并將變更記入登記簿；而民眾需要我們的檔案管理部門提供快速便捷的日常服務。房屋檔案資源的共享利用需求范圍廣泛，在工作生活中都發揮著重要作用。從查閱到資源共享，要高速、高效、準確地提供這些服務，唯一有效的辦法，就是通過信息網絡的傳媒作用，運用計算機建立數字化的檔案，從而實現房屋檔案利用的信息資源共享化，完成為社會、為城市建設服務的根本目的。

1.3 房屋檔案管理規范化的要求

房產信息應當以統一的規范的形式記錄在檔案中，方便利用，保證所保存的信息能夠得到正確唯一的理解。在人工管理中，管理人員的個人筆跡、喜好以及可能出現的失誤等影響，使得檔案信息質量參差不齊、包含內容不同、信息矛盾甚至錯誤。人工管理難以實現對房屋檔案管理的規范化，給房屋檔案的利用帶來了巨大的困難。運用計算機則可以以統一規范的標準對檔案信息從采集、存儲、歸檔到利用進行管理，保證檔案信息的準確可靠、利用方便，不會出現上述人工管理出現的問題。

1.4 檔案管理工作無紙化辦公的要求

無紙化辦公是現如今提倡的綠色環保的辦公方式。在房屋檔案管理中，大量的信息需要媒介來作為載體進行收集、存儲、運輸、利用。在管理過程中產生的紙張消耗是巨大的。如果運用計算機對檔案管理工作過程中部分信息進行管理，建立電子檔案，將節省大量的紙張。這將大大降低房屋檔案管理成本，減少交易費用，在一定程度上響應了可持續發展的號召。

2 運用計算機進行檔案管理存在的問題

使用計算機建立電子檔案，管理房屋檔案，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式，這對房屋檔案管理工作的發展具有巨大的促進作用。但是由于電子數據具有機讀性、檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數字化性等特點，賦予了檔案工作新的特征，帶來了一些新的問題。

2.1 安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低于傳統紙質檔案。傳輸安全性也就是網絡安全性， 網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外， 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。

2.2 紙質檔案的處理問題

在多年的管理過程中形成各類紙質檔案是最原始、最直接、最真實、最權威的記錄和依據，是彌足珍貴的資源。然而計算機的大量運用、電子檔案的產生并非是紙質檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統檔案工作的統籌安排，需要盡快實現紙質檔案的數字化。使電子檔案和紙質檔案盡快接軌。

2.3 基礎投入資金問題

建立一個健全的電子檔案系統不僅需要解決技術性問題，還需要購置大量的基礎設備，建設規模宏大的數據庫系統等。而這些設備以及系統的構建往往耗資巨大，需要投入大量的資金。設備及系統的更新維護也需要得到財力的保證。

2.4 對管理人員提出了新挑戰

計算機進入房屋檔案管理工作，使得房屋檔案管理超出單純的學科范圍，使房屋檔案工作成為一門集計算機操作與檔案管理于一體的綜合性的工作。管理人員除了要掌握檔案管理專業知識，還要不斷提高現代化管理技能，同時還要掌握其他相關學科的知識，這樣才能適應檔案工作現代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質普遍較低，知識面較窄，特別是對網絡安全、計算機技術、數據庫技術、等相關知識幾乎一片空白，面對新的需要顯得難以適應、無所適從，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用。

3 解決對策及對數字化房屋檔案管理建設的展望

3.1 解決對策

針對以上計算機運用于房產檔案管理中出現的問題，提出以下對策。

（1）加強電子檔案的保管，做好數據備份工作。

必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩定性，又只有只讀性。

備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復。

（2）要加強網絡的安全管理，對文件進行監控。

通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數字式簽名等先進技術手段，保證電子檔案管理網絡的正常運行。同部門、不同人員的查閱權限，并對所利用的檔案進行全程監控并自動記錄，防止數據被篡改而造成不可挽回的損失。

（3）采取“雙軌制”歸檔法，盡快完成紙質檔案數字化。

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。同時需要盡快將現有紙質檔案通過掃描實現原文件數字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應關系。

（4）做好對辦公自動化系統和電子檔案無縫集成的開發工作。

使電子文件能及時歸檔，增強文件利用的時效性。要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。

（5）增加檔案管理資金投入，加強檔案工作人員素質培訓

檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網絡辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須又相應的現代化的設備投入。這一方面通過政府加大財政投入，另一方面需要管理部門合理對檔案進行有償利用獲取資金。

隨著檔案信息進程推進和現代檔案事業的發展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質、職業道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數據庫管理的維護工作，系統掌握現代管理知識和檔案專業知識，努力優化知識結構，以適應信息時代檔案工作的需要。

3.2 計算機運用于房屋檔案管理工作的展望

計算機技術的出現使得房屋檔案管理工作有了新的發展方向，為房屋檔案管理工作提供了高效便捷的載體、工具和利用方式。它使得房屋檔案工作更有效率和質量，為登記發證和房屋檔案利用提供了更為方便的工作程序，使我們的工作更加標準化、規范化、現代化，同時使我們的房屋檔案管理工作緊緊跟隨社會發展的腳步，為社會發展做出卓越的貢獻。展望未來，計算機運用于房屋檔案管理工作將是一項長期而又復雜的工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷完善，在開發和應用過程中，我們應堅持統籌規劃、量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用數字化、信息化建設思想統攬全局，實現房屋檔案管理歷史性的跨越和質的突破，從而有效保房屋檔案信息化建設與全區社會信息化同步發展，為促進國民經濟、社會發展和城市建設發展，提供快捷有效的檔案信息服務，以充分發揮房屋檔案管理在城市建設中應的作用。

參考文獻

[1]. 蔣明師.淺談運用計算機對企業房屋管理的必要性.科技創新與應用， 2012年5月（上）

[2]. 吳蜀萍.科學管理 合理運用 服務建設—淺析城市建設檔案信息化與數字化建設管理.2012年第12期

[3]. 馮慧玲.電子文件與紙質文件管理的共存與互動.中國檔案，2003（12）

[4] .邱曉威.電子文件與電子檔案的管理問題與對策.中國檔案，1999（3）

[5]. 張曉霞，王宇暉，王萍.數字檔案館：21 世紀檔案館的新發展， 2000 （1）