論應(yīng)用云計算構(gòu)建數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺

方麗真

（中共福建省委黨校 研究生工作處，福建 福州350001）

隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各部門各行業(yè)數(shù)字信息與文件大量產(chǎn)生并正以幾何指數(shù)的速度劇增，這些信息與文件將以數(shù)字形式生成、存儲和管理，形成海量的數(shù)字檔案。檔案工作肩負(fù)保存社會記憶的歷史使命，在電子文件成為社會各項活動記憶的今天，如何采取現(xiàn)代技術(shù)手段來提升檔案信息化管理水平和檔案資源的利用率，是各級檔案管理部門面臨的共同挑戰(zhàn)和重點課題。筆者認(rèn)為，應(yīng)用云計算構(gòu)建國家級或省級的數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺，實現(xiàn)云計算環(huán)境下數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一管理和有效利用，是加快檔案工作信息化建設(shè)的大勢所趨。

一、應(yīng)用云計算構(gòu)建數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺是推進(jìn)檔案信息化的時代課題

本文擬探討構(gòu)建的數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺是指連接國家級或省級區(qū)域的各檔案機(jī)構(gòu)檔案信息管理系統(tǒng)，以區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案信息采集、存儲為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)交換和共享平臺的信息空間，是一個由眾多檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的，以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)的管理平臺。它是由分布式電子文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用云計算技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺，旨在應(yīng)對數(shù)字信息和文件管理危機(jī)，減少重復(fù)投入，提升工作效率和數(shù)字檔案的利用率。

（一）云計算對于構(gòu)建數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺具有應(yīng)用優(yōu)勢

云計算（Gloud Computing）是由Google首席執(zhí)行官埃里克·施密特于2006年首次提出的。它是指將廣泛分布在眾多計算機(jī)中的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行全面整合和高效利用；是效用計算、并行計算、網(wǎng)絡(luò)計算、負(fù)載均衡和虛擬化等傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)發(fā)展融合的產(chǎn)物。［1］其基本原理是通過對大量數(shù)據(jù)和處理器資源的整合，使計算分布在大量的分布式計算機(jī)上，而非本地計算機(jī)或遠(yuǎn)程服務(wù)器中，使有關(guān)數(shù)據(jù)中心的運(yùn)行與互聯(lián)網(wǎng)相似［2］；云計算基于一個強(qiáng)大的系統(tǒng)提供多種服務(wù)，用戶可以方便地將資源切換到自己需要的具體應(yīng)用上，根據(jù)需要去訪問計算機(jī)和存儲系統(tǒng)，具有穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性、虛擬化、通用性和按需服務(wù)等鮮明特點。應(yīng)用云計算構(gòu)建數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺的優(yōu)勢主要有：（1）降低信息化建設(shè)成本。檔案管理部門服務(wù)器的相關(guān)硬件管理和維護(hù)統(tǒng)一由云端來負(fù)責(zé)，基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和升級無需額外經(jīng)費(fèi)開支。（2）擴(kuò)大檔案信息資源共享范圍。云計算中心能將不同檔案機(jī)構(gòu)上傳的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，統(tǒng)一格式并共享。（3）減輕檔案人員負(fù)擔(dān)。用戶端相關(guān)軟件的維護(hù)升級都將交由云中心的服務(wù)提供商來負(fù)責(zé)。（4）提高檔案信息資源的安全性。云中心采用多種安全技術(shù)來控制數(shù)據(jù)的訪問、存儲、運(yùn)行、傳輸，保障數(shù)據(jù)的私密性、完整性以及持久可用性。（5）多終端支持，讓人們利用手機(jī)、電腦等不同的設(shè)備終端，隨時隨地讀取數(shù)據(jù)，讓檔案信息無論在何時何地，都可以為公眾、為社會服務(wù)。因此，應(yīng)用云計算技術(shù)既可以“管好”又能“用好”檔案，為建設(shè)穩(wěn)定、可靠、安全、便宜、共享的檔案管理服務(wù)信息化體系，提供有力的技術(shù)支持和保障。

（二）應(yīng)用云計算是數(shù)字檔案管理適應(yīng)新形勢新任務(wù)的現(xiàn)實需要

黨的十八大報告強(qiáng)調(diào)提出，要堅持走中國特色新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化道路。“信息化”被提升到國家發(fā)展的戰(zhàn)略高度，這就為應(yīng)用云計算技術(shù)加快檔案信息化步伐，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作持續(xù)健康開展，提出了更高要求，也提供了重要機(jī)遇。近年來，國內(nèi)外都在積極推進(jìn)云計算發(fā)展。2011年2月，美國發(fā)布《聯(lián)邦云計算戰(zhàn)略》，宣布將加大云計算領(lǐng)域的資金投入。我國云計算產(chǎn)業(yè)也得到了國家的大力支持，2010年10月，國務(wù)院頒布了《關(guān)于加快培育和發(fā)展戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)的決定》，把云計算作為我國戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)，要求加快云計算的研發(fā)和示范應(yīng)用；2011年3月，《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十二個五年規(guī)劃綱要》把云計算確定為我國發(fā)展新一代信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的重點領(lǐng)域，提出要加強(qiáng)云計算服務(wù)平臺建設(shè)［3］；2012年，云計算在我國得到快速發(fā)展。可以預(yù)見，作為具有巨大發(fā)展空間的新興產(chǎn)業(yè)，云計算將引發(fā)一系列信息技術(shù)應(yīng)用和服務(wù)模式的深刻變革，也將對人類的生產(chǎn)生活和工作方式帶來深遠(yuǎn)影響。因此，在數(shù)字檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用云計算技術(shù)，將使檔案工作更好地順應(yīng)時代發(fā)展要求、贏得發(fā)展的主動權(quán)。

二、數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀

21世紀(jì)初，數(shù)字檔案館建設(shè)的提出標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)進(jìn)入新階段，“十一五”時期數(shù)字檔案館建設(shè)獲得快速發(fā)展，取得了明顯成效，應(yīng)該說，當(dāng)前我國數(shù)字檔案管理工作已經(jīng)有了較好的基礎(chǔ)，但與實體檔案管理相比，數(shù)字檔案管理現(xiàn)有這一階段尚未形成區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案信息采集、存儲為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)交換和共享平臺的信息空間和管理平臺，不能適應(yīng)形勢發(fā)展和時代進(jìn)步的要求，主要表現(xiàn)在：

（一）數(shù)字文檔多以紙質(zhì)載體存檔

隨著各領(lǐng)域辦公自動化系統(tǒng)、計算機(jī)輔助設(shè)計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等開發(fā)和廣泛應(yīng)用，大部分的信息是以數(shù)字形式產(chǎn)生并使用的，數(shù)字信息與文件管理面臨著挑戰(zhàn)，需要采取新的技術(shù)和手段。目前許多機(jī)構(gòu)在歸檔時，都將這些信息打印出來以紙質(zhì)形式保存，而不是利用數(shù)字化手段，對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行歸檔管理保存。打印出來的數(shù)字信息和文件，會丟失重要的背景信息，而且不易共享或重復(fù)使用，影響了數(shù)字檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時，打印紙質(zhì)檔案再重新數(shù)字化，也造成了人力、財力、物力浪費(fèi)。

（二）數(shù)字檔案缺乏區(qū)域性統(tǒng)一管理

《檔案法》明確規(guī)定，中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。這說明檔案管理工作是一種統(tǒng)一制度規(guī)范，分級集中管理的運(yùn)作體系。實體檔案管理是區(qū)域性，而數(shù)字檔案卻出現(xiàn)了信息化建設(shè)的低水平、應(yīng)用軟件重復(fù)開發(fā)和“孤島”現(xiàn)象，在接收、收集、整理、保管和提供利用上沒有像實體檔案一樣進(jìn)行分級集中區(qū)域性管理，主要是缺乏建立以新技術(shù)為支撐的跨區(qū)域管理平臺，目前在建設(shè)中的數(shù)字檔案館也是個體館藏檔案數(shù)字化，不利于數(shù)字檔案信息資源的利用和共享。

（三）數(shù)字檔案管理存在經(jīng)費(fèi)緊缺問題

經(jīng)費(fèi)緊缺主要表現(xiàn)在地方財政困難，對檔案信息化建設(shè)投入不足；數(shù)字檔案需要開發(fā)管理軟件系統(tǒng)，資金量大，設(shè)備又經(jīng)常需要更新，維護(hù)費(fèi)用高，各級各類檔案館（室）各自為政搞管理軟件系統(tǒng)需求開發(fā)，造成資金浪費(fèi)。“數(shù)字檔案館”建設(shè)作為檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)的重頭戲，是一個時間跨度長、資金鏈巨大的系統(tǒng)工程，自從21世紀(jì)初信息化建設(shè)以來，絕大多數(shù)檔案館處于館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫的“數(shù)字檔案館”建設(shè)初級階段，數(shù)字檔案管理缺少提供統(tǒng)一基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)平臺、軟件服務(wù)支撐，各級數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)壓力大。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對于本來就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的，對于欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，更是可望而不可及的。

（四）數(shù)字檔案面臨信息安全管理問題

安全問題是數(shù)字檔案信息管理的最大難題。數(shù)字檔案具有電子文件的特點，包括信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息的易變性、信息可操作性等［4］，使數(shù)字檔案管理存在著數(shù)據(jù)存儲安全、用戶隱私安全、檔案“原件”失真等安全隱患；網(wǎng)絡(luò)上主要表現(xiàn)為計算機(jī)病毒，黑客攻擊，數(shù)據(jù)被盜、被破壞和外泄的可能，這對于秘要級檔案的管理是一個最大的威脅；此外，人為或偶然事故造成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，也是潛在威脅。所有這些都使數(shù)字檔案面臨安全管理問題。

（五）數(shù)字檔案館建設(shè)存在問題

數(shù)字檔案館是數(shù)字檔案管理的重要載體。伴隨檔案信息化步伐加快，數(shù)字檔案資源的數(shù)量急劇增長，同時社會對檔案的需求方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這些都對檔案工作提出了新的要求。為適應(yīng)這些變化，滿足數(shù)字檔案資源的有效管理和在線開發(fā)利用的需求［5］，數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，但在推進(jìn)過程中存在一些困難和問題。一是建設(shè)存在局限性。從建設(shè)對象范圍看，目前，數(shù)字檔案館建設(shè)只局限在各級國家綜合檔案館率先啟動，對于檔案室和各立檔單位并未納入數(shù)字檔案館建設(shè)范疇。從建設(shè)內(nèi)涵看，現(xiàn)已建成的數(shù)字檔案館都是個體檔案館，只包含本館藏檔案數(shù)字化，還沒有形成為一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。［6］因此，數(shù)字檔案館之間的交流和資源共享較少，出現(xiàn)“信息孤島”和“信息煙囪”，不利于檔案信息資源的集中化管理和檔案信息服務(wù)利用體系建設(shè)。二是建設(shè)存在重復(fù)性。我國各地數(shù)字檔案館建設(shè)早于建設(shè)規(guī)范制度的出臺，國家檔案局于2010年6月才編制《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，規(guī)范制度滯后使各級數(shù)字檔案館建設(shè)中各自為政的現(xiàn)象比較突出，各地檔案部門多從自身檔案管理需求出發(fā)，投入基礎(chǔ)設(shè)施、軟件開發(fā)，重復(fù)建設(shè)，使成本增加，造成檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”。同時，各數(shù)字檔案館開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)接口等沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在信息共享的門檻較高，信息跨地域聯(lián)合檢索難度較大等問題，影響了檔案信息接收、管理和利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化步伐。

三、應(yīng)用云計算構(gòu)建數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺的思路

基于對數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀的分析，提出以云計算為技術(shù)框架，以數(shù)字檔案館建設(shè)為基礎(chǔ)探討構(gòu)建數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺，即云檔案。通過區(qū)域性平臺建設(shè)覆蓋各基層數(shù)字檔案部門。利用云計算技術(shù)的安全、方便、數(shù)據(jù)共享等功能優(yōu)勢對數(shù)字檔案進(jìn)行區(qū)域化管理，解決現(xiàn)有數(shù)字檔案建設(shè)管理中存在的“信息孤島”、重復(fù)開發(fā)、形式不一等無序狀況，是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的最佳途徑，確保了檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)有序地向廣度和深度推進(jìn)，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化，從而提升檔案整體管理和服務(wù)質(zhì)量、減少投入、降低費(fèi)用。

（一）制定出臺云檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

組織檔案專家學(xué)者及實際工作者，在深入調(diào)研、科學(xué)論證的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的有關(guān)政策法規(guī)，研究制定云計算環(huán)境下數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺建設(shè)的制度規(guī)范，從平臺建設(shè)的原則、目標(biāo)、內(nèi)容及步驟，以及管理系統(tǒng)功能要求、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺構(gòu)建、數(shù)字檔案資源建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等方面提出規(guī)范性的要求，為管理平臺建設(shè)提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，避免因制度設(shè)計滯后帶來的重復(fù)建設(shè)、隨意建設(shè)及共享壁壘。

（二）建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心

從數(shù)字檔案整體建設(shè)發(fā)展需要，建立國家或省級云檔案數(shù)據(jù)中心，建立海量的信息存儲空間，用于集中化管理數(shù)字檔案。在網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)上，對各數(shù)字檔案館已有的數(shù)據(jù)信息和存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，搭建檔案資源管理公有云提供數(shù)據(jù)查詢及其他數(shù)據(jù)服務(wù)。用戶根據(jù)需求訪問公有云的接口獲取服務(wù)，便能輕松訪問海量的基本檔案信息。［7］解決了跨地域檢索的復(fù)雜問題，不僅實現(xiàn)了資源共享，而且達(dá)到了檢索高效便捷，可以大幅度提升數(shù)字檔案整體管理和服務(wù)質(zhì)量。

（三）建立云計算模式數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺

建立云計算數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺必須提供基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)，數(shù)據(jù)存儲、查詢及管理服務(wù)，軟件和接口服務(wù)：

第一，搭建云計算基礎(chǔ)設(shè)施，整合服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等資源，運(yùn)用網(wǎng)格計算、分布式計算、并行計算、負(fù)載均衡等先進(jìn)技術(shù)，按照接入方的需求合理自動地分配計算、存儲和網(wǎng)絡(luò)資源，不僅能減少設(shè)備方面的重復(fù)投入，最大化利用有限的資源，還能實現(xiàn)運(yùn)算和檢索的高速化。

第二，通過數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心提供檔案數(shù)據(jù)存儲、查詢及管理服務(wù)，統(tǒng)一檔案管理規(guī)范，通過鑒定分類，對社會提供基本信息的查詢服務(wù)，實現(xiàn)部分信息的開放性；對內(nèi)提供私有云服務(wù)，按照接入方身份和檔案的秘要性提供接入權(quán)限和服務(wù)，提高檔案的保密性和安全性。

第三，搭建檔案云計算應(yīng)用軟件中心，提供云計算、云存儲等服務(wù)。應(yīng)用軟件中心包含符合各地各部門基礎(chǔ)需求的軟件，減少重復(fù)開發(fā)信息化系統(tǒng)的成本，同時允許各級檔案館通過云計算中心的服務(wù)，定制符合本地特殊需求的信息化軟件，既保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，又能在一定程度上滿足地方特色及各地的差異性。

（四）加強(qiáng)數(shù)字檔案區(qū)域管理平臺的安全管理

云計算環(huán)境下的數(shù)字檔案在為用戶提供高效、海量、便捷服務(wù)的同時，也對數(shù)字檔案信息安全帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案信息安全可從法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)和管理等方面著手，從而建立起可信的數(shù)字檔案安全云。一是法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)上，構(gòu)筑云數(shù)字檔案區(qū)域管理安全保障測評體系。數(shù)字資源建設(shè)要遵循標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化原則，加快推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)工作，積極推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)定級備案和測評整改工作，確保檔案信息化安全發(fā)展。二是技術(shù)上，通過制定合理的服務(wù)器防火墻安全策略、嚴(yán)格的授權(quán)訪問機(jī)制、強(qiáng)大的防病毒及惡意攻擊引擎等方式，構(gòu)建以數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)為主要目標(biāo)的檔案云。三是管理上，對數(shù)字資源在上傳云檔案數(shù)據(jù)中心之前進(jìn)行鑒定，對不宜公開的檔案數(shù)字資源要嚴(yán)格管控，加強(qiáng)數(shù)字化加工和數(shù)字化利用的監(jiān)控，確保不公開的檔案資源安全。落實內(nèi)部檔案網(wǎng)絡(luò)安全物理隔離措施，確保云計算和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。云計算雖然具有高度的安全性和保密性，但是任何安全和保密也只是相對的。凡是涉及機(jī)密的信息資源，必須采用雙保險加密。另外，還要增強(qiáng)數(shù)字資源版權(quán)保護(hù)意識。對數(shù)字檔案實行管理雙套制，進(jìn)行異地備份、館際互備、異質(zhì)備份等制度。［8］

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［8］楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話［N］.中國檔案報，2012 12 31（1）.