全面規范婚姻登記檔案管理工作

李欣

摘 要：隨著我國的經濟的快速發展，人們對公共檔案的認識也日漸提高，尤其在婚姻登記檔案管理工作上。婚姻登記檔案是證實婚姻關系的重要檔案，特別是現在婚姻關系和財產，房產都有很密切的關系，因此全面規范婚姻登記檔案管理工作就顯得非常重要。本文主要闡述了全面規范婚姻登記檔案管理工作存在的問題以及以后工作中需要改進的意見。

關鍵詞：規范；婚姻登記；檔案管理

1 婚姻登記檔案管理工作的現狀

1.1 責任不強，檔案資料保存不完整

一是婚姻登記檔案遺失。由于區劃調整，登記處撤并，人員變動等因素造成婚姻登記檔案遺失嚴重。二是立檔資料不齊。主要表現為當事人身份證或戶口簿復印件不齊全，婚姻登記檔案的核心材料所用的紙、筆、墨不規范，部分證件復印件模糊不清等，不利于檔案的長期保存。究其原因，客觀上是因為以往婚姻登記檔案分散在各鄉鎮民政辦（所），跨越時間長達幾十年，歷經了行政區劃的變更和區鄉鎮的撤并過程，無專人負責，無固定地點保管，導致婚姻檔案在移交中遺失和毀損。主觀原因是管理人員素質不高。婚姻登記檔案工作人員多是兼職，大部分檔案管理人員沒經過系統的檔案業務培訓；檔案管理人員責任心不強，對檔案工作認識不深，工作懶散馬虎，忽視了婚姻登記檔案對構建和諧社會的重大作用，導致立卷歸檔移交不及時、不完整，甚至不歸檔、不移交，人為造成損毀遺失。

1.2認識不高，檔案硬件建設受限制

檔案工作不同于一般的“政績工程”，它不會產生顯著的社會效益和經濟效益，工作成績難以得到肯定，導致少數領導檔案管理意識薄弱，沒有把婚姻檔案工作納上議事日程，檔案管理無專人專職。這樣，難免形成兩種結果：一是硬件投入無保障。少數婚姻登記部門無專門的檔案室，甚至有的無檔案柜，更不用說添置檔案室所需的通風防火防潮防損等設施設備，主要體現在以往分散在各鄉鎮的檔案管理上。二是檔案管理建設不科學。檔案集中管理后，仍有部分單位無專人專職負責檔案管理，現代化檔案辦公設備及安全設施配備不齊全，自上而下無統一的婚姻登記檔案管理軟件、檔案無法按照《辦法》規定立卷的內容和要求實行紙制檔案和電子檔案雙位建檔相結合的管理。婚姻檔案集中到縣級民政部門管理后，多數地方對幾年前的檔案至今沒錄入電腦，無法實行電子查檔，檔案查閱全靠手工。由于當事人反映時間不具體，定位不準確，致使工作人員每查一次檔案，耗時短則20多分鐘，長則2個多小時，極大加重了工作人員的工作負荷，嚴重影響了工作效率。

1.3 制度不全，檔案利用管理不規范

據調查，婚姻登記檔案保管部門在提供利用過程中，多數未建立檔案利用制度，沒有明確責任分工和流程安排，沒有嚴格按程序辦理，對利用者身份審查不嚴，保密措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統計分析，造成在利用過程中對檔案內容失泄密，甚至造成檔案原件遺失。這些問題既損害了婚姻登記當事人的權益，又可能造成不良的社會影響。婚姻登記檔案之所以利用管理不規范，主要原因就是沒有健全的管理制度和約束機制，檔案管理工作干得好與壞，沒有評定標準和獎懲措施。即使建立了管理制度，大多數情況下將相關制度束之高閣，沒有按制度辦事，行同擺設。

2 規范婚姻登記檔案管理工作的改進意見

2.1 認真學習貫徹《辦法》

各級民政部門要認真組織學習《辦法》的內容，領會基本精種。婚姻登記檔案與人民群眾的利益息息相關 婚姻登記檔案工作是婚姻登記工作的重要組成部分。從事婚姻登記工作的人員要通過深入學習，全面掌握《辦法》的各項規定，不斷增強貫徹執行《辦法》的自覺性，重點把握歸擋范圍、整理方法和查詢利用方面的規定，切實履行好婚姻登記檔案工作職責，保證婚姻登記檔案的科學管理、安全保管和有效利用。同時要落實“統一領導、分級管理”的婚姻登記檔案工作體制，明確工作職貴，查找工作中存在的突出問題和薄弱環節，并采取切實有效的措施，積極進行整改提高。

2.2 加強組織領導，建立婚姻登記檔案管理工作機制

近年來，該局高度重視婚姻登記檔案管理工作，將婚姻登記檔案管理工作納入婚姻登記工作重要日程，列入全局總體工作規劃。不僅列入局年度工作計劃，還制定了專項工作安排；并將婚姻登記檔案管理工作作為局機關管理事務中的一項重要內容納入年度目標考核體系，與其它工作同部署、同組織、同考核，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。

同時，為確保婚姻登記檔案管理工作有人負責、有人落實，專門安排2名婚姻登記員負責婚姻登記檔案管理工作，并明確了檔案管理工作的職責和要求，為婚姻登記檔案管理工作走上規范化，提供了強有力的組織保障。

2.3 提高婚姻登記檔案管理水平

《婚姻登記條例》施行以米，各區縣（自治縣、市）婚姻登記機關堅持依法行政、為民服務的原則，切買加強婚姻登記檔案的管理，保證了婚姻登記管理工作的正常開展，維護了婚姻當事人的臺法權益。但婚姻登記檔案工作水平還不平衡。歸檔不及時、整理不規范、保管不安全的問題依然存在。市民政局擬在今年適當時候舉辦培訓班，對婚姻登記人員進行輪訓。希望各區縣（自治縣、市）民政部門要以學習貫徹《辦法》為契機，發揮職能部門作用，要保證檔案裝具符合標準，檔案庫房具備防火、防盜、防潮等基本條件，積極創造條件，建立方便利用者的檔案閱覽室；要加快信息化、數字化進程，已經實現婚姻登記信息化菅理的區縣（市），要積極進行婚姻登記檔案的數字化工作，使紙質檔案與電子檔案建立起有機的聯系，實現婚姻登記檔案的“雙套制”保管，確保安全，方便利用。市民政局、市檔案局將在年底適當的時候對各區縣（市）貫徹學習《辦法》和婚姻檔案整理情況進行抽查。

2.4 要做好婚姻登記檔案的保密工作

《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條對婚姻登記檔案的利用作出了明確規定：要求婚姻登記檔案管理部門應當建立檔案利用規章制度，明確辦事程序；對婚姻登記機關、婚姻當事人及其委托人、司法部門、律師及其他訴訟代理人、其他單位組織和個利用婚姻登記檔案，分別作出實體性和程序性要求，并規定利用婚姻登記檔案的單位、組織和個人不得公開登記內容，不得損害婚姻當事人的合法權益；婚姻登記檔案不得外借，復印時應加蓋檔案保管部門印章。各級國家綜合檔案館和其他婚姻登記檔案管理部門在開展查檔服務時都必須嚴格遵守上述規定，不得違反。

3 結語

總之，婚姻登記檔案是婚姻登記機關在依法辦理婚姻登記、撤銷婚姻、離婚登記和補發婚姻登記證等工作的真實記錄，是婚姻當事人的婚姻關系和婚姻狀況是否合法的真實憑證，與廣大人民群眾的利益息息相關。所以，要想更好的全面規范婚姻登記檔案管理工作，就必須加強組織領導，認真學習《辦法》，提高婚姻登記檔案管理水平，更要做好婚姻檔案的保密工作。

參考文獻

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