提高檔案管理科學化水平的方法對策

摘 要：在新的形勢下，如何提高檔案管理的科學水平正在成為各級檔案管理部門重點關注的問題。本文主要從檔案管理現代化的發展趨勢、目前檔案管理存在的問題及提高檔案管理科學化水平的有效途徑三個方面來論述檔案管理水平的提高。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；提高

檔案管理是一門不斷發展的系統管理工程，如何檔案管理不能跟隨科技的發展與社會進步的步伐一同發展的話，就面臨對相關的工作造成障礙的后果。現階段，我國正處于市場經濟與經濟全球化快速發展的時期，我國的檔案管理工作如果不能滿足新時期的新的要求與挑戰的話，將勢必制約相關的事業發展。在這種新形勢下，需要對我國檔案管理工作進行一定的改進，具體體現在要根據全新的管理理念與科學的管理方法對我國檔案管理工作的整個工程進行系統化地劃分，以保證我國檔案管理工作可以滿足形勢發展的需要。

一、我國檔案管理工作未來發展的趨勢

隨著計算機技術與網絡信息化技術的發展，計算機技術與網絡信息化技術已在我國全國各行各業實現的普遍的應用。目前我國的很多企事業單位的檔案管理工作都已經實現了無紙化辦公，轉變傳統的通過紙質作為信息載體的檔案管理方式，檔案管理工作也發生了許多的變革。目前檔案管理工作的無紙化辦公以及自動化辦公已經成為了當前發展的最新趨勢，并對我國檔案管理工作產生了巨大的影響。檔案管理工作的無紙化辦公以及自動化辦公的實施的最終目的是為了實現檔案資源的共享。為了實現檔案資源共享的最終目的需要一定數量的檔案館藏資料，并可以通過互聯網與不同檔案館的通力合作增加館藏，從而使檔案資料大量豐富。計算機技術與網絡信息化技術為檔案信息的共享提供了重要的途徑與方法，通過互聯網，可以將檔案信息的共享范圍大幅度的增加。遠值大洋彼岸的相關檔案信息的需求者也可以在極短的時間內獲取資料。這一技術可以在根本上解決了檔案管理工作中的一大難題，是檔案管理更加便捷，查閱資料也變得非常方便。

二、我國檔案管理工作存在的問題

本文認為目前我國檔案管理工作中存在一些問題，這些問題嚴重制約著我國檔案管理工作的發展與進步。這些問題主要集中在相關工作人員與領導與檔案管理工作的重視程度不夠，相關檔案管理從業人員素質較低，我國部分單位檔案管理手段比較落后等這幾個方面。

相關工作人員與領導與檔案管理工作的重視程度不夠，這一個問題在我國許多的企事業單位中普遍的存在。由于相關人員的檔案管理意識的模糊，很多相關檔案資料上交的拖沓與不及時，從而造成單位中各個時期的立卷歸檔工作不能按時的完成，而且由于檔案資料的收集的不完整，很多重要的資料都分散在處、組、室以及相關工作人員個人手中。這些情況與問題影響了我國很多單位的檔案管理的系統性與完整性的建設與發展。

目前在我國很多的企事業單位中，相關檔案管理從業人員的綜合素質呈現出比較低的問題。特別是很多檔案管理從業人員自身并不是來自與檔案管理專業，并且研究生學歷的檔案管理從業人員的比例非常小。很多檔案管理從業人員對自身工作的認識還不到位，其中存在自己處于邊緣崗位，有“當一天和尚撞一天鐘”錯誤思想。由于這些錯誤觀念的影響，這些檔案管理從業人員缺乏對自己本職工作的熱愛，不愿意進行相關專業的學習，至于工作中的創新更無從談起。這些問題與我國部分單位檔案管理工作仍受到計劃經濟時代體制中工作思想的影響密不可分，在這種影響下，我國很多單位的檔案管理工作停滯不前，對我國檔案管理事業實現科學化現代化的目標造成了很大的阻礙。

目前在我國很多的企事業單位中，相關檔案管理與保管技術上還比較落后，很多的檔案管理部門不但沒有實現計算機技術的升級，而且相關的分類裝訂、防火、防蛀等基本工作開展的也很不到位。目前依然有部分單位的檔案管理工作采用原始的手工方式完成檔案的裝訂與保管，并沒有實現電腦等現代化管理設施對檔案信息的集中存儲管理。所以，這些單位的檔案管理工作不但花費了較多的人力與物力，而且工作效率還不高，不能滿足檔案管理中長期安全保存與方便使用的要求。從這里可以看出，提高檔案管理的科學化水平是目前檔案工作的當務之急。

三、提高檔案管理科學化水平的方法研究

為了實現提高檔案管理科學化水平目標，本文認為我國的很多企事業單位需要注意一下方法。第一，進一步強化檔案意識，妥善確立檔案工作目標。第二，提高檔案管理工作人員的綜合素質。第三，創新檔案管理內容和管理方式。

強化檔案意識，規范檔案管理。檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。應充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。應維護檔案的完整與安全。同時，要針對檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。通過學習與廣泛宣傳，使人們增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。提高人們對檔案重要性的認識，依然是檔案管理工作努力的重要方向。

提高檔案管理工作人員的綜合素質。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，也是做好檔案工作的關鍵，其自身的綜合素質水平高低對檔案管理的科學化水平有著決定性的作用。要保持檔案事業持續發展，檔案管理者隊伍建設至關重要。所以說提高檔案管理工作人員的素質，也是提高檔案管理工作科學化水平的重要途徑之一。其主要的做法是：一方面定期對檔案管理人員進培訓，培訓的主要內容圍繞著計算機、互聯網的應用技術以及信息技術、和現代化管理理念來開展，確保培訓能夠有針對性、目的性地提高檔案管理工作人員的現代化檔案管理工作能力和技術水平。另一方面，加強對檔案管理工作人員職業素養的培養和塑造，提高檔案管理工作人員的責任心和學習創新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續發展提供良好的思想動力。

由于檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據時代發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。應利用計算機互聯技術以及數字信息技術，實現檔案工作的保存、管理、利用的一體化。

四、總結

隨著現代科學技術的進步，提高檔案管理科學化水平已是必然的發展趨勢，這是檔案管理的一次革命，也是時代對檔案管理提出的客觀要求因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，要進一步解放思想，更新觀念，努力學習和掌握現代科學知識，跟上時代的步伐，適應形勢的要求，積極推動檔案管理現代化的進程，把檔案管理提升到一個全新的水平。

參考文獻

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作者簡介

戴晶君（1985—）女，福建廈門人，福建省廈門市物價局，辦公室檔案員。