高職院校教師業務檔案管理存在的問題與對策

劉 慧

（湖南生物機電職業技術學院，湖南 長沙 410127）

一、高職教師業務檔案管理現狀

（一）教師業務檔案管理者素質情況。經過對問卷結果從業者素質調研（表1）分析來看，每所高職學院從事專職教師業務檔案管理者只有1人，一般歸口學院檔案室，在學院檔案室設有教師個人檔案，一般只收錄個人的重要文檔。在這些專職檔案管理者中，真正來自檔案管理專業畢業的只有2人，高級職稱有5人，其學歷、年齡結構不盡合理。

在筆者調查的23所高職院校，檔案管理者都為兼職檔案管理員，她們都較年輕，以中級職稱、本科學歷、非檔案專業管理者居多。這些人是高職學院教師業務檔案管理的骨干，但大多沒有受過專門的檔案管理培訓，欠缺檔案管理方面的專業知識和技能。由于工作的兼職性，這些檔案管理者不僅流動性大，而且還由于不是自己的主體工作，對應該歸檔的資料做不到及時歸檔，再加上認識不足，嚴重影響了教學業務檔案管理質量。

（二）教師業務檔案建檔情況。從所調研的情況來看，23所高職學院對教師業務檔案（表2）都有自己的歸檔內容、建檔方式、管理要求和利用方式。通過座談與訪談方式得知，這些學院教師業務檔案利用一般停留在項目申報、人才工作水平評估、職稱評定、評先評優等方面，普遍存在重歸檔、輕利用的現象。

（三）教師業務檔案管理情況。從表2可知，教師業務檔案管理方式也不盡一樣，有的采取教務統管，有的采取人事處管理，有的卻是以系部為主等方式。在每一級的管理中，都沒有收集完整的教師業務檔案，而是根據各自工作職責承擔職責之內的歸檔工作。

從問卷結果分析來看（表3），管理體制健全只占12.2%，管理制度規范占24.1%，具有現代化管理手段的有25.7%，配備了齊全的管理隊伍的只占33.5%。從這些數據來看，我們的教師業務檔案管理水平還相當低，必須采取可行的措施來改變教師業務檔案管理的現狀。

（四）教師業務檔案利用情況。

從表2知，目前教師業務檔案利用主要停留在學院的人才培養工作水平評估與教師本人職稱評定方面，在有關教師成長、教學考核、科研考核、干部考核、權益維護等方面的利用意識比較淡薄，開發利用的程度很淺。

教師業務檔案利用現狀的調研采取多項選擇進行問卷。從問卷結果分析來看（表4），認為教師業務檔案的利用是重管理、收集、個體、現狀的分別占86.1%、77.1%、94.7%、88.2%，而認為輕利用、使用、整體、發展的分別占95.9%、80%、67.3%、72.7%。

二、強化高職教師業務檔案管理的對策

從所調研的情況來看，目前高職院校教師業務檔案管理的現狀不令人樂觀。我們知道，教師既是教學的主體，又是科研的主體，也是學院核心競爭力提升的關鍵環節。因此，我認為搞好高職院校教師業務檔案的管理至關重要，建議從以下幾方面做好高職院校的教師業務檔案工作。

表1 23所高職院校教學業務檔案管理隊伍素質情況

（一）建立良好的教師業務檔案管理體制與運行機制。從所調研的情況來看，認為管理體制不健全的占87.8%，這主要是由于我國職業技術教育正在探索中，而處于其中的高等職業教育的教師業務檔案管理同樣處于探索中，還未形成一個較為完善的檔案管理體制，而帶動其運行的機制還在探討。因此，各高職院校要建立良好的教師業務檔案管理體制，努力創新其運行機制，以達到最大限度發揮教師業務檔案作用力的目的。例如，可借鑒高校以及社會其他企業或機構中對其成員業務檔案的管理體制，參照其運行機制，從而構建與完善一套適合自身的教師業務檔案管理的體制與運行機制，使之能為一個完整、嚴謹的檔案系統。

表2 23所高職院校教師業務檔案建檔情況

表3 教師業務檔案管理狀況情況

表4 教師業務檔案利用情況

（二）建立健全的教師業務檔案管理制度。目前高職學院教師隊伍復雜，有專任教師、兼職教師、兼課教師、臨聘教師等類型，除了專任教師外，其余的教師具有流動性大、專業知識性強、相對約束力小等問題，這就為業務檔案的及時歸檔帶來了不少問題。而調研結果顯示，教師業務檔案管理制度不規范的占75.9%，這就要各學院建立一套完整、科學、規范化的管理制度來保證各類教師業務檔案的及時歸檔。當然，其制度應該包括教師業務檔案的各個方面，防止和杜絕只建立專任教師檔案，而忽視對兼職教師、兼課教師、臨聘教師業務檔案的歸檔。

（三）建立規范的教師業務檔案歸檔內容。針對目前高校教師業務檔案歸檔內容重復的嚴重問題，各高校應規范歸檔范圍，嚴格歸檔界限，做到分類科學。因此，各高職院校應制定詳細、合理的教師業務檔案歸檔范圍，規范其歸檔行為。例如，從教師業務檔案建檔的對象、歸檔資料收集階段開始，就要明確和完善其內容分類，依照內容類別、時間階段等將其分別存檔管理，同時采取現代化檔案管理技術手段提高其檔案編研水平，使教師業務檔案做到管理完整有序、方便調用。

（四）提高教師業務檔案管理的技術和手段。隨著電子信息技術在高職院校教師業務檔案管理的逐步應用，提高檔案管理者技術水平就顯得非常重要。因此，各高職院校應當組織檔案管理者學習和正確地應用電子、視音頻等管理技術，熟練操作計算機、刻錄機、掃描儀、照相機、復印機以及用于防盜、防火、防潮、防塵用的各種設備，弄清教師業務檔案現代化的管理模式、運行機制，采用計算機軟件建立教師檔案數據庫，使教師檔案工作步入科學化、現代化的管理軌道。與此同時，教師業務檔案管理者要有高度的工作主動性與責任心，采取靈活多樣的工作辦法，積極參加各類檔案管理技術培訓，加強業務學習，不斷提升自身的政治、業務素質，尤其是現代檔案管理技術水平，以保證教師業務檔案的真實性、系統性和完整性。

[1]杜少杰，李娟，王巖，王清河，曹凱.教師業務檔案管理系統網絡平臺與信息庫構建 [J].承德醫學院學報，2012，29（3）：335-336.

[2]宋陽.中高職學校教師業務檔案的科學歸檔 [J].中國科教創新導刊，2012，27：210.

[3]買巍，李津，李靜，李政.高校教師業務檔案管理方式研究 [J].輕工科技，2012，164（7）：94-95.

[4]練紅珍，論高校教師業務檔案的內容與價值 [J].陜西檔案，2011，2：30-32.