企業檔案管理工作現代化建設探析

黃輝

摘 要 在新的發展時期，檔案作為歷史的記錄、信息的載體，有著重要的不可替代的作用，充分發揮其應有的作用，加強檔案管理工作的現代化尤為重要。如何運用先進的科學技術、信息載體和管理方法，對單位產生的各種載體的檔案實行系統、全面、科學的管理，并為單位的各項活動及社會發展提供優質快捷的服務，為領導決策提供重要的依據，為單位檔案的利用創造社會效益和經濟效益，成為檔案管理工作現代化的新課題。

關鍵詞 檔案管理工 作現代化 檔案管理 創新

一、檔案管理工作現代化的背景

1.進入21世紀，隨著時代的飛速發展，科學技術的進步要求必須實現檔案管理工作現代化。現代科學技術在世界范圍內的迅猛發展，計算機、網絡、電子通訊等新技術、新手段的廣泛應用使得辦公自動化和無紙辦公成為現實。檔案工作順應新形勢逐步實現檔案管理工作現代化成為必然選擇。

2.傳統的手工管理檔案方式勞動量大， 查詢速度慢， 工作效率低， 嚴重影響檔案的利用。辦公自動化， 帶來電子檔案的大量產生， 要求我們必須通曉電子檔案的特性， 把握電子檔案的運動規律， 積極開發電子檔案信息資源， 提高工作效率。辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化， 提高工作效率， 實現檔案管理工作現代化。

3.加強對檔案的利用率和保密性，要求實現檔案管理工作現代化。傳統的檔案管理模式，伴隨著檔案存儲年份的延長， 由于檔案的載體材料質量差， 保護手段落后等客觀原因， 將會出現了褪色現象， 嚴重的甚至出現“無字”現象。傳統檔案管理工作信息利用共享性差，不能與他人同享檔案信息， 這都迫切需要采用現代化管理手段以提高管理質量。

二、檔案工作創新助推檔案管理工作現代化的實現

1.要樹立現代化的檔案管理理念。“思想是行動的先導。”要進行檔案管理工作現代化，檔案工作人員的檔案意識形態最先需要“現代化”。不引進先進、科學的檔案管理理論作為指導， 整個檔案管理的發展便會受到影響， 也就談不上檔案管理的現代化。檔案從紙質檔案向電子檔案演進，突破了由于紙質載體的時空局限性。同時，電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質輕巧等優勢受到人們的厚愛。檔案工作人員應著眼科技發展的趨勢， 運用科學的眼光看待檔案管理， 積極思考解決檔案新載體方面的問題。

2.檔案隊伍要創新。進人信息時代， 檔案工作要適應新時期經濟社會發展的需要， 檔案工作者就必須作為創新主體， 主動迎接挑戰，樹立創新意識。檔案工作的創新來自對檔案管理的創新想法和欲念，沒有創新的認識， 檔案創新無從談起。培養檔案工作者知識的創新能力， 使之成為適應時代要求的復合型人才， 是檔案工作現代化所必需。

3.開發檔案信息資源要創新。檔案信息資源是信息開發利用的基礎， 也是創新工作的前提。現代化技術手段的應用， 既能把檔案管理工作從繁重的手工勞動中解放出來， 又能使大力開發和科學合理有效地利用檔案信息資源成為現實。在檔案的保護、存儲、信息的檢索、編目和參考查詢服務中， 廣泛應用現代科學技術， 加大技術更新和現代化投入， 是實現檔案資源開發利用工作根本變革的必由之路。

4.創新服務機制， 改變服務方式是創新檔案工作的目的。按照“堅持創新， 突出服務” 的思路， 不斷加強檔案部門的業務建設， 改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式， 是創新服務機制的前提之一。在實際工作中，要做好兩方面工作. 首先， 檔案開發利用要向深層次服務轉化， 根據工作的需要有針對性地編研科技水平高、利用價值高的開發利用成果。其次， 要向多種服務轉化， 除做好上門利用服務外， 還要主動與科研、經濟部門聯合， 建立咨詢服務等。

三、實現檔案管理現代化的基本措施

1.要學會運用現代化的管理技術。目前， 計算機和網絡技術的應用已深入社會的各個領域和角落， 輕輕地點擊鼠標就把我們迅速地帶入到多媒體信息高速路， 通過計算機網絡傳輸檔案信息， 可以廣泛地實現檔案信息資源共享， 而實現檔案的信息資源共享， 就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎知識和業務工作能力， 又要掌握與信息技術相關的計算機應用和管理知識， 這樣才能做到相輔相成、互相促進、互為轉化， 適應信息社會發展的需要。目前隨著科學技術的發展， 檔案載體已呈多樣化趨勢， 由單一的紙質檔案向電子檔案轉化， 電子檔案除具有方便、準確、高效等優勢外， 在收集、歸檔、鑒定、利用和保密等方面給檔案管理工作帶來新的課題， 檔案管理人員要學會運用計算機和網絡知識， 通過技術處理， 采取必要的手段加以控制， 管好用好檔案， 以達到兩者的完美結合， 以適應科學技術、信息技術、網絡技術的發展和社會各方面對檔案利用的需要。

2.理順關系， 健全制度， 拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系， 健全檔案管理的規章制度是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高， 必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案管理部門， 明確職能， 將企業各個類型的檔案統一管理， 統一考核， 使檔案管理與企業核心業務同步考核評價， 同步發展。同時， 要拓展檔案的范圍。如企業經營方面， 所進行租賃、承包、核算的方案、協議、合同也應進入歸檔材料之中。

3.重視人才培養， 提高人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案管理人員培養納入企業人才培養計劃， 通過專業培訓、知識更新、進修學習等， 提高業務水平， 適應檔案業務發展， 推動檔案管理水平的提高。

4.開發檔案資源， 為企業管理工作服務。檔案資源的開發利用是企業檔案管理的主要目的， 通過檔案深層開發， 提高檔案的使用價值為企業自身管理及客戶服務。同時， 通過利用檔案為企業創造良好的社會效益和經濟效益， 提高檔案在企業管理中的地位和作用， 促進檔案建設。

5.加強檔案的規范化建設。檔案管理必須強調制度化， 公文是企業檔案的重要內容。要加強對行政人員公文寫作的教育， 提高對公文嚴肅性的認識， 使行政人員從思想上予以重視， 嚴格要求， 養成嚴謹認真的工作作風。落實公文寫作的相關規范條例，加強公文寫作規范化的培訓， 實行專人負責。當前在公文寫作中存在公文基本格式有誤、公文流轉越級等現象， 反映了相關人員對公文嚴肅性缺乏應有的認識。要強化管理抓落實。要使員工明確公文既反映了一個人的敬業精神和態度， 也反映了企業管理質量的好壞。公文質量低下， 很可能由此引起相關方糾紛。

6.對企業檔案使用高科技管理手段。高科技的發展， 也使企業檔案增添新的內涵。一方面，企業檔案門類較多， 尤其是較繁忙的核心業務活動， 需保留大量的業務歸檔材料， 如公文、合同文本、影響資料等， 全部用傳統的方法儲存， 將占有很大的庫房。另一方面， 高科技的發展， 也使檔案內容更加豐富多樣。如今企業計算機管理十分普遍， 有很多企業已應用電子公文。它以數據庫的形式， 以電子文本進行儲存、調閱， 是一種值得賞識的方法。再則， 客戶信息實行電腦化管理， 消除傳統的業務往來對賬單， 所有的產品出入庫明細賬均實行電腦存盤， 減少了庫存， 規范了明細賬。雖然，相關單位業務往來對賬單不屬于歸檔范圍， 但以數據庫形式存盤留檔的管理模式， 為電子檔案的運用提供了很好的范例， 是實行現代檔案管理的一種新趨勢。