電子檔案與紙質檔案共存的思考

文/湖北省疾病預防控制中心 李忻芝

一、電子檔案是時代發展的產物

進入網絡時代，國家機關、社會組織及個人開始無紙辦公，大量的電子文件產生，逐漸代替了傳統的紙質文件，電子檔案及其管理推動了檔案事業的發展，也開辟了許多新的研究領域。電子檔案的產生標志著檔案管理進入了現代化管理階段。檔案部門作為社會信息產業的組成部分，必須采取相應的措施，以現代化管理手段，把檔案信息的數字化、網絡化、智能化以及個性化的形式，轉化為真正有效的信息，服務于知識經濟，服務于這個對于有效信息有著強烈渴求的時代。

二、電子檔案的比較優勢

（一）載體形式與體積

電子檔案的載體非常多，磁盤、光盤等，不像紙質檔案具有單一性；而且電子檔案容量大，體積小，是紙質檔案無法相比的，大大節省了存放的空間。

（二）復用性與利用性

檔案的反復利用對紙質檔案產生損失和破壞，而對電子檔案的反復提取和復制對檔案壽命的影響并不大。紙質檔案只能到檔案室里去查閱利用，而電子檔案不受距離限制，傳輸便捷，利用方便。

（三）信息的共存性和共享性

電子檔案利用方便，具有共享性。而紙質檔案只能一人一件，難以做到同時使用。

（四）信息的可操作性

電子檔案可以由計算機直接處理，解決了傳統立卷工作中的繁瑣問題，利用者可以在計算機中直接將信息轉化成自己需要的形式，這些都是紙質檔案無法做到的。

三、電子檔案的局限性

（一）依賴性和不可識別性

電子檔案的查閱和利用必須依賴于電子設備，在電子設備有誤、停電等特殊情況下，要想查閱就無法實現。

（二）載體不穩定而且壽命短

磁盤、光盤等載體，由于時間長和反復利用，會造成一定的損壞。

（三）文件的形式過程難以體現

紙質文件由于內容與載體的密切結合，文件的制作、修改、完成過程全部可以通過載體反映出來。而電子文件的制作過程已不再實物化，在編輯過程中，文件的形成過程，包括草稿、歷次修正稿統統被消滅，再也無法恢復。

（四）文件內容容易失真，安全性差

電子文件信息容易失真，而且由于沒有“原件”，其失真程度難以核實。造成其失真的原因有三方面:其一，電子檔案有易修改的特點，而且修改后不易被察覺；其二，由于電子文件的載體和讀寫技術的不穩定也會造成信息失真；其三，由于病毒侵入，造成電子文件信息失真。

（五）開發費用高

電子檔案的管理需要高新的計算機管理軟件，這不僅需要有力的硬件設備支持，還需要高級編程人員與檔案管理人員的配合，就需要足夠的資金保證。

四、電子檔案、紙質檔案的共存與互補

（一）電子檔案與紙質檔案的共存狀態

長期以來，檔案室一直以紙質載體的檔案為歸檔的主體，對紙質文件進行收集、整理、分類、立卷、保管、利用，形成了一整套的檔案管理方法，隨著信息社會的不斷發展和深入，越來越多的電子文件出現在我們的工作中，使我們不得不正視電子文件的存在，思考電子文件歸檔的實際問題和方法。

目前，電子文件的形成通常有兩種情況:第一，先產生紙質文件，后因工作需要進行數字化處理，形成電子文件。第二，在平時的業務、生產活動過程中直接形成電子文件，但出于對文件證據的考慮，再轉化為紙質文件。

怎樣處理好兩種載體文件同時歸檔的問題成為目前檔案室的主要任務之一。要讓兩種載體文件發揮各自的有事為利用者提供更好的服務，必須要有完善的管理機制，形成優勢互補。

（二）電子檔案與紙質檔案的優勢互補

紙質檔案具有穩定、永久、靜態，而電子檔案則是不穩定的，非永久性的，且為動態的。電子檔案與紙質檔案各自的特點決定了這兩種載體形成的檔案同時存在，同時存在既可以做到安全持久，又可以互補各自的不足，更好地發揮檔案的利用價值。

1.兩種載體檔案的共存可以解決電子檔案的依賴性所造成的弊端。電子文件的產生依賴于計算機，電子檔案的讀取識別受電子設別的制約，一旦電子設備因外界原因造成無法工作時，及時提供相對應的紙質檔案既可彌補這一不足。

2.兩種載體檔案共存可以解決電子檔案難以確定性的原始性。電子檔案的原始性即法律效力，現在國家還沒有明確的規定，只保存電子檔案，如果后期發生難以確定的糾紛，就沒有有力的法律證據加以輔助。但如果能夠提供相應的紙質檔案，則這種問題就會迎刃而解。

3.兩種載體檔案的共存可以解決紙質檔案無法實現的便利性及復用性。紙質檔案是唯一的，不便于多個利用者同時使用，而電子檔案可以進行多個復制，可以同時提供給不同利用者，滿足不同利用者的實際需求，提供不同角度的信息。當利用者在異地時，電子檔案就可以跨越距離界線，及時提供，方便利用者盡早獲取信息。

4、兩種載體檔案的共存可以保證檔案的安全與永久。存儲電子文件的光盤等介質保存期限有限，保存相應的紙質檔案以備不測。目前電子檔案的保管技術與方法還不是特別的成熟，而紙質檔案的保管已經有悠久的歷史，技術相對成熟，有保證。

五、“雙規制”是解決問題的有效途徑

鑒于電子文件、紙質文件并存且互有優劣的情況，目前通用的方法是采用“雙軌制”。歸檔文件形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。使用不同的編目方法和貯存手段。我們可以在每卷紙質檔案備考表中注明相對應的電子文件編碼，同樣，也在電子文件歸檔中注明相應的紙質文件檔案，以便利用時參照互補。通過“雙規制”，可以有效地做到了電子檔案和紙質檔案的互補，確保檔案管理萬無一失。

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