重點水利工程文檔一體化管理初探

文/龍口市水務局 王曉麗

近年來，龍口市先后組織實施了北邢家水庫除險加固、王屋大型灌區節水改造、膠東地區引黃調水等重點水利工程建設項目，由此形成了大量載體門類全、保存價值高的檔案。這些檔案既是重點水利工程建設的真實記錄，也是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，是國家檔案的重要組成部分，在保障城鄉人民生活正常進行和預防抵御自然災害方面有著十分重要的作用，推動重點水利工程文檔一體化管理意義重大。

一、關于文檔一體化管理

文檔一體化管理，通俗的講就是把文件和檔案管理兩個環節有機結合起來，通過人工或計算機輔助等手段，納入同一系統進行管理，實現歸檔、編目、檢索和借閱管理的自動化，便于檔案信息的接收、傳遞和及時歸檔。當前信息化時代，文檔一體化管理更多地依托網絡平臺進行資料搜集、接收和存儲，能夠形成一個更大的資源系統，從而提高查準率、利用率和檢索速度。

二、重點水利工程建設文件形成的特點及現狀分析

（一）形成周期長

水利工程項目申報后能否立項，受到多方面因素的制約。尤其是大型跨流域調水工程需經過長時間反復論證，才能最終決定能否上馬，南水北調工程從提出到實施歷經半個世紀就是一個佐證。重點水利工程施工周期長的特點，使其工程文件形成具有階段性，只能依據工程施工階段，確定歸檔時間，待整個工程項目完成后實施檔案整體移交。

（二）綜合性強

重點水利工程建設投入資金大、涉及面廣，牽涉計劃、財政、建設、審計、電力、市政、環保等多個行業和部門。檔案資料涉及到方方面面，在工程竣工之前分頭管理，客觀上容易造成反映同一項目的文件材料分散于多個部門和單位，致使文件材料不成套，許多具備重要價值的紙質和電子文件不能按程序處理并及時歸檔。

（三）延續性強

重點水利建設項目的規劃設計涉及水文、氣象、社會和國民經濟、生態和環境等多方面的研究，大部分資料要在保留原始數據的基礎上，逐年進行整理。水利工程檔案來源工程建設全過程，不僅對建設過程中的施工組織、質量評定、事故原因分析、竣工驗收及其他日常管理工作具有重要作用，而且在工程建成后的運行管理工作中，也是不可缺少的依據，具有長期的使用價值。

（四）電子文檔存檔量大

隨著信息化的快速發展，特別是辦公自動化的推廣應用，網絡信息技術越來越多地應用到水利工程設計、施工、監理、基建等活動中，上述工作中的許多文件的文本、表格、圖形、圖片等都是以電子文檔的形式保存下來的，大量的紙質檔案被電磁介質所取代，電子文檔逐步成為重點水利工程檔案資料的主要載體形式。

三、重點水利工程文檔一體化管理中存在的問題

（一）檔案一體化管理工作意識淡薄

總體來看，水利工程文檔一體化工作還不能適應形勢發展需要，受傳統觀念影響，重“文”輕“檔”、重“管”輕“用”觀念一定程度存在，主要表現在：重視文件材料的收集整理，忽視文卷宗的整理和形成；重視硬件設施投入，忽視檔案信息資源開發；將檔案的歸檔、保管情況作為衡量檔案工作的尺子，過分強調檔案的歸檔率，使得大部分檔案室只是個科技文件保管單位，檔案資源多表現為一種靜態的、封閉的資源，從而導致檔案信息功能弱化，檔案資源利用效率不高。

（二）檔案安全管理存在隱患

部分基層單位沒有健全完善檔案管理規章制度，有些單位雖然建立了相關的規章制度，但在工作中不能嚴格章辦事。特別是在信息化發展過程中，個別單位領導安全意識和保密意識不強，對發布的信息缺少必要的審查和管理。

（三）文檔一體化建設投入不夠

受文檔一體化、特別是檔案信息化建設資金限制，缺乏統一規劃和技術支持，文檔一體化和信息化建設一定程度上受到限制。在開發一些專業應用軟件（水質監測系統、水資源管理系統、電子政務信息系統等）管理系統時，未同步建設綜合檔案管理系統，信息化建設各自為政，水利工程檔案信息化建設的長遠規劃和近期目標不夠明確，尚未確定數據的統一格式和標準，未形成科學統籌、整體推進的良好局面。

四、加快重點水利工程文檔一體化管理的對策

（一）加強領導、提高認識，推動檔案信息化建設的有序發展

單位領導要給予應有的重視，研究確定總體發展方向和階段性工作目標，將文檔一體化管理納入年度工作計劃，列入崗位目標責任制考核內容。

（二）注重管理、豐富室藏，促進文檔一體化管理的資源共享

首先要加強文檔基礎性管理工作，對文件和檔案實體進行科學有序的管理，對水利工程建設形成的原始文件進行規范化的收集、整編和信息組織，積極推行文檔一體化管理，為檔案信息化做好數據準備工作。其次是加快館藏水利科研數字加工工作，先集中力量把水利科研成果報告轉換成數字文件，再利用數據庫管理系統建設本單位和科研檔案數據庫，從而提高檔案信息資源的共享利用率。第三是創新服務理念和服務模式，變過去那種被動手工式的檔案提供利用方式，為主動的、開放的、現代化的檔案服務方式，利用網絡提供檔案信息在線服務，從而大大提高工作效率和管理水平。

（三）重視人才，提升素質，促進檔案隊伍建設

加大對檔案工作人員培訓力度，注重提高檔案專業人員隊伍的整體素質，培養不僅懂電子檔案，還要懂電子政務的新型復合型人才；加強對檔案人員信息意識的培養，提高檔案工作人員掌握和運用計算機信息技術的能力，以適應水利現代化、信息化建設的需要，推動水利工程文檔一體化建設的健康發展。