對信息時代背景下檔案保護工作的思考

文/棗莊市人力資源服務中心 尚文宇

一、引言

檔案是一種珍貴的社會財富，對于國家各個領域的發(fā)展都有著重要的保存和參考價值，檔案一旦丟失后果不堪設想。隨著社會的飛速發(fā)展和進步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應地突現(xiàn)出來。檔案從存儲介質(zhì)上可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大種。傳統(tǒng)的檔案保護方法一般是針對紙質(zhì)檔案進行的，然而紙質(zhì)檔案和電子檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，因此對兩者的保護理念、方法和技術都有很多大的差異。

二、傳統(tǒng)檔案保護方法和技術概述

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護雖然有較豐富的內(nèi)涵,但可總結(jié)為一個主題,即對檔案載體——紙張的保護(包括修復),以期延續(xù)檔案的壽命。對紙張進行保護可從兩個方面進行，一是紙張本身，主要是在防霉、防蛀、對這破損的紙張的修裱加固和對擴散字跡的恢復等方面下工夫,或進行一些必要的縮微、復印等復制工作①。另一方面是對存儲紙質(zhì)檔案的外部環(huán)境進行控制。檔案庫房溫度過高或過低，濕度太大或太小，都會影響檔案制成材料的耐久性，因此，對檔案庫房的溫濕度進行控制與調(diào)節(jié)，盡量使其保持在一個合適的范圍是傳統(tǒng)檔案保護的常用手段。

三、信息時代下檔案保護工作面臨的新挑戰(zhàn)

隨著信息技術的發(fā)展和廣泛應用，電子檔案是未來檔案業(yè)發(fā)展的趨勢。對電子檔案的保護工作也顯得尤其重要，然而由于目前技術的不成熟也為電子檔案保護工作帶來了不少難題。

（一）儲存載體壽命短

電子檔案的載體與紙質(zhì)檔案不同，其材料是磁性物質(zhì)和光盤。而制成這些載體的材料有其固有的特性，對保管條件更有特殊的要求。磁性物質(zhì)容易產(chǎn)生靜電、吸附灰塵，保護不當磁粉容易脫離，伸長后不易恢復，這些缺點都給文檔保存帶來很大難度。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應②。與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短得多,磁盤、磁帶一般不足十年,光盤也不過二三十年。

（二）網(wǎng)絡環(huán)境的安全問題

電子檔案的使用和傳播是和互聯(lián)網(wǎng)分不開的，電子文檔只有依賴于網(wǎng)絡技術才能將其資源共享性發(fā)揮到極致。然而互聯(lián)網(wǎng)是把“雙刃劍”，它在給人們帶來方便、高效率的同時也帶來了網(wǎng)絡威脅。比如電腦病毒、系統(tǒng)或程序漏洞、黑客攻擊等都會使電子檔案面臨被修改、盜竊甚至被刪除銷毀的危險。尤其是電腦病毒，它可以通過修改其它程序,并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的污染，造成整個程序軟件甚至整個系統(tǒng)的癱瘓。如今電腦病毒已經(jīng)是電子信息保護方面的主要隱形殺手。

（三）缺乏專業(yè)技術人員

目前從事檔案工作的人員素質(zhì)良莠不齊，部分工作人員思想守舊，跟不上時代的步伐甚至不了解檔案的信息數(shù)字化，對電子檔案的保護工作就更加無從談起。

四、提高電子檔案保護工作水平的途徑

（一）改善存儲介質(zhì)壽命問題

對于電子檔案存儲介質(zhì)壽命短的問題，目前還沒有較好的結(jié)局方法，建議在電子文件載體接近保質(zhì)期限的時候及時進行文件復制和備份。但是隨著技術的不斷發(fā)展，開發(fā)壽命長、不易損壞的存儲介質(zhì)也將變?yōu)榭赡埽瑥母旧咸岣叽鎯橘|(zhì)的使用壽命才是未來電子檔案存儲問題研究的趨勢。

（二）保護網(wǎng)絡環(huán)境

阻止電腦病毒的入侵和破壞的最直接辦法是開發(fā)殺毒軟件，實時更新軟件的升級，另外對于已經(jīng)感染病毒的計算機要及時阻止接入網(wǎng)絡，以免禍及其他的電腦。除此之外，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要還有防火墻技術、存取權限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息的價值日益突出的年代，電子檔案作為信息時代的產(chǎn)物面臨著種種難題，我們必須在保護好傳統(tǒng)檔案的同時，更加重視對電子檔案的保管，我們必須不斷地探索新的保護技術和方法，為電子檔案的健康發(fā)展提供有力的保障。

注釋：

①于英香.電子檔案與紙質(zhì)檔案保護之比較[J].檔案學通訊,2004(5)74:77.

②游蘭菊.電子文件與紙質(zhì)檔案的差異及管理[J].棗莊學院學報,2009(8)133:135.