論科技檔案如何為企業發展服務

文/韶鋼設計院 黃麗芬

科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技、生產活動的科技文件材料，它作為重要地、直接地記錄了企業發展過程的一種形式。現代企業的科技檔案工作不僅僅是管好檔案，更重要地是站在企業生產需要的角度上，為企業的發展創造件，帶來效益。

我設計院是集團公司的二級單位，存放著從66年建廠開始到現在的大量的基建技改檔案。歷年來設計人員充分利用我院現存有的的技術檔案，將科技檔案轉化為生產力，提高企業的生產能力，促使企業技術進步、科技創新，在精心設計、節能環保合理優化設計方面為企業帶來了經濟效益和社會效益。結合本公司實際情況，筆者在這里談一些粗淺的認識。

一、夯實業務基礎工作，為企業發展創造先決條件

在科技管理體制健全的情況下，設計業務部門在一項科技活動結束或告一段落之后，應按歸檔制度對科技文件材料進行篩選和系統整理，各科技檔案部門歸檔。將檔案管理標準和實施細則，有效地納入有關部門和人員的職責范圍，實行經濟責任制考核；檔案工作人員要參與單位各業務部門的在生產經營活動，掌握各設計專業部門在設計中所形成的文件材料、圖紙等具有保存價值的原始資料，進行前期工作的介入，以做到心中有數，確保歸檔案卷的質量。

（一）整理工作

整理工作是科技檔案提供利用的基礎和前提條件。科技檔案只有經過科學整理，實現系統化和條理化，科技檔案是否經過整理，整理得是否科學，將直接影響對它的利用。科技檔案經過科學整理，就能夠保持它內部相互之間的有機聯系。實現系統化和條理化，才能夠保持它內部相互之間的有機聯系。

（二）編目工作

編目是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，是將科技檔案按一定的形式進行保管，以便檢索，及時為企業的各項科技、生產活動提供利用。

（三）科技檔案鑒定銷毀工作

科技檔案鑒定銷毀工作是科技檔案基礎工作的必要環節，科技檔案鑒定銷毀要重視效益原則，檔案鑒定不是為了銷毀檔案和壓縮庫存，而是為了優化檔案館藏結構。近期我院就進行了一批鑒定的檔案銷毀工作，根據使用單位的實際情況對一些淘汰落后設備廠房已拆除的圖紙進行鑒定銷毀工作，對需銷毀的檔案并做好光盤刻錄工作，實行電子文檔保存，減少庫存，實行檔案有效利用和科學管理。

二、充分發揮科技檔案的功能，為企業發展帶來效益

科技檔案具有知識儲備功能、依據憑證功能、管理功能和認識功能。它是企業的資產，是一種潛在的生產力。科技檔案管理工作的最終目的是為了檔案的開發利用，讓檔案在被開發和利用的過程中最大限度地產生經濟效益，增強企業競爭力，為企業發展提供有效依據。

（一）發揮科技檔案的知識儲備、依據憑證功能

為企業發展內含擴大再生產服務。我公司在2001年一料廠改擴建工程的事例正生動地說明了科技檔案的儲備功能。在工程建設中，一設備基礎設計由于外委設計院設計的基礎過大投資過高，我院工程技術人員調研了檔案室保存的原設備的基礎資料原始圖紙和設計材料，對原有同類設備的基礎進行了分析論證對比，改善了原設計方案，僅此一項就為公司節約200多萬元建設費用。科技人員依據科技檔案客觀憑證性的特點對企業進行優化設計，以達到利潤最大效益化。

（二）發揮科技檔案的管理功能，為企業科技、生產的優化管理服務

在企業的科技、生產活動中，有些項目完成了設計暫緩施工，凡這類工程資料就一定要保存完整，以科技檔案的形式儲備起來，待以后需要時再正式施工用。對于一企業來說，高質量、豐富的科技檔案儲備，有利用于企業的發展。如果在科技、生產活動中不注意形成、積累科技檔案，也就失去了它的知識儲備功能。

（三）企業的技術人員利用科技檔案的管理功能，實現科學管理企業

科技檔案信息提供所提供的有關數據，有助于企業決策者對情況進行分析、判斷，對企業的科技、生產活動進行有效地監督和控制，實現科技、生產活動的優化管理。

（四）企業領導通過來自檔案庫存科技檔案大量可靠客觀的數據進行判斷，為企業管理作出決策

比如:我公司以周邊的農村的邊界問題的糾紛，工農渠水源利用及松山技術學院南華寺地界爭議問題、焦化廠曲江化工廠的用地問題、韶鋼二水源的用地、我公司有關人員查閱大量我設計院存有的歷史檔案進行論證，及時解決了有關的糾紛問題為保護我公司的利益提供了可靠的依據，為現場的管理提供服務。

（五）科技檔案之所以具有認識功能，是因為它記載和存儲了前人或他人的科技成果、工作經驗和其它有關的科技信息

科技活動具有繼承性特點，任何一項科技活動都需要吸取和借鑒已有的科技成果。科技檔案不僅僅為工程技術人員提供了前人或他人的設計理念和設計依據而且提供了有關的技術數據和圖形結構。如南韶韶鋼新建PC棒線工程，就是通過利用現原有的五軋老廠房進行改造的，設計人員通過查閱了大量的圖紙資料論證，減少了廠房的投資資金350多萬元，縮短了建設周期，為工程的早日完工和投產，取得了顯著的經濟效益和社會效益。

總之，?韶鋼的發展和建設與充分發揮科技檔案的作用有著密切的關系。因此，在今后的檔案工作中，我們必須樹立為企業爭取經濟效益的觀念，重視利用，想企業所想，急企業所急，供企業所需，為促進設計合理化，節約企業建設成本，多創經濟效益服務。