如何做好高校檔案管理工作

文/北京市交通運輸部管理干部學院檔案科 陳秀

一、緒言

高校檔案是一所學校的歷史記錄，檔案管理的過程是對學校發展史的回顧和思考，只有重視檔案，了解學校建設的發展過程，才能更好的完成下一步計劃，使學校的教學水平、校風校紀管理等各方面再上一層樓。所以檔案管理工作在學校管理工作中占有相當重要的地位。

隨著時代的發展，檔案管理工作也面對這技術創新的挑戰，現在的高校中檔案管理工作存在著各種問題，“怎樣做好高校檔案管理工作”的問題亟待解決。

二、高校檔案管理工作的重要性

高校檔案是對學校教學管理、科研開發、學科建設和校紀校風管理等教學實踐活動的忠實記錄，是學校發展的真實反映，同時也是衡量該校教育教學水平的重要指標，高校檔案，對于高校下一步教學和管理計劃的制定具有很高的借鑒和推進價值。

高校檔案管理對與高校教育事業具有重大推進作用，它保證了高校管理、教學建設等工作連續性，可為黨政管理、學期學科建設等工作展開和推廣，提供查考憑證和參考依據，為高校各學科的教學評估工作積累數據，為高校修訂建校歷史提供材料。另外，高校檔案中收集、鑒定、整理的一些文件材料，可以為高校吸引生源提供事實證據，為高校提高聲譽準備有力的數據資料。

高校檔案管理工作就是把分散的、單一的、孤立的資料信息，集中起來，科學的整理、分類、歸納，完成資料的系統化和全面化。促進高校的管理、科研、教學、評估等工作的全面快速發展，高效優質的高校檔案管理對于高校的發展有著至關重要的作用。

三、當前我國高校檔案管理工作現狀與問題

（一）認識不夠深入、重視程度不夠

對檔案工作的重視不夠，認為檔案管理工作就是整理文件、處理資料，沒有認識到其對學校管理工作的重要作用，認為檔案整理沒有經濟價值，只要能應付外調，不丟失不泄露就可以了。

（二）管理技術落后，檔案信息查詢困難、利用率低

雖然隨著辦學條件改善，計算機技術已經在檔案管理工作中得到推廣和應用，但由于各高校檔案系統的獨立性，造成現階段各高校的檔案管理系統的數據庫形式一般為條目數據庫，全文數據庫、多媒體數據庫都沒能得到很好的應用，使檔案信息查詢困難，利用率低下。

（三）檔案管理人員技術水平不夠

檔案管理技術的創新對管理人員的技術水平提出了更高的要求，但在大多數高校，技術引進較快速但管理人員的培養和更新跟不上要求，管理人員無法最大限度的利用新技術，使檔案發揮其真正的作用。

四、如何做好高校檔案管理工作的思考

（一）實現檔案管理工作標準化

隨著新時期新技術的應用，計算機應用于檔案管理工作中，電子檔案的出現意味著檔案信息的大量增加，也就對管理工作提出了更高的要求。制定嚴格、統一的標準，不僅對教學、科研等各項工作的規范化起到促進作用，同時為檔案整理、檢索和查詢提供依據，同時為計算機技術的應用提供了標準。計算機在檔案管理的主要功能有:資料存貯、信息補充和修改，完善檔案內容以及查閱、檢索檔案；對所有已存檔的信息按要求進行分析、加權、排序、比較、統計等篩選。實現檔案管理工作的自動化，用計算機代替人工操作，提高檔案管理工作人員的工作效率。

（二）更新管理觀念:樹立開放意識，提倡發展意識，鼓勵創新意識

高校檔案信息具有流動性，其加載著不同時期不同學科的教學、科研、管理等方面的實踐活動，對學校的改革、發展具有重要的參考和借鑒作用。增強檔案信息的開發利用，對于檔案信息的完善具有很大的意義。

現代的檔案管理觀念需要適應新時期的管理技術和要求，計算機網絡的應用對于檔案管理中的開放意識和發展意識都是很大的促進。因此檔案管理工作人員在對信息概念有深刻理解的同時，還應對信息化工作具有正確的認識。以正確的標準來確定檔案信息的保密程度，完成不同高校或不同學科之間的交流，以促進工作技術的發展和檔案整理工作本身意義的提高。在知識經濟時代，高校的檔案管理不只要實體檔案資料的收集整理，更要求檔案與人之間的互動關系，應在工作中大力創新，不斷提高工作效率，完善工作質量。

（三）組建新時期管理隊伍

檔案管理工作的提高必然要加強對檔案管理人員的管理，提高其自身建設。可通過思想教育或宣傳的方式來使其了解檔案的價值，正確認識檔案管理工作的重要性，增加工作積極性和自豪感。

實現高校檔案管理工作的現代化，就需要一支熟練應用現代技術的專業化隊伍。提高管理人員的專業操作技能迫在眉睫，同時還應通過各種途徑來提高檔案管理工作人員的綜合素質。從而打造一支具有檔案信息管理專業知識、能熟練運用計算機技術和現代通訊設備完成檔案管理工作的專業隊伍。

五、結語

在新時期，檔案對于高校建設依舊有著不可替代的作用，只有提高對檔案的重視，提高對檔案管理工作的認識，進一步了解檔案工作，及時更新管理技術和管理理念，提高檔案管理人員的業務水平，才能最大限度的發揮檔案的價值，進而推動高校教學、管理等方面的發展。

[1]姜弘.新時期如何做好高校檔案管理工作[J].中國冶金教育,2007/03.

[2]石為群.新形勢下如何做好高校檔案管理工作[J].杭州科技,2004/02.

[3]韓秀紅淺談如何做好高校檔案管理工作[J].科學之友,2012/02.

[4]王成國,郭紅丹.新形式下如何做好高校檔案管理工作[M].齊齊哈爾職業學院學報,2009/04.

[5]王寧.如何做好高校檔案管理工作[J].文教資料,2009/21.

[6]任桂淑.淺析如何做好高校檔案管理工作[J].才智,2011/03.