檔案管理的現代化趨勢

文/保定市第二醫院 趙鵬；保定市中醫院 孫川

管理現代化是發展的必然趨勢，是科技發展到一定階段的必須結果。檔案管理必須早日現代化，與信息社會發展同步，從根本上實現檔案管理的社會主義現代化發展。

一、檔案管理中的問題

第一，檔案管理制度化問題。自二十世紀中業以來，檔案管理作為公共管理中一種常規性的工具對我國的國家安全、信用建設、干部管理等諸多方面作出了創造性的貢獻。隨著社會主義現代化進程不斷的加快，市場經濟不斷縱深發展，傳統檔案制度無論是從身份還是體制上都顯露出很多弊端。死檔棄檔、人質檔案、虛假檔案、檔案克隆等現象日趨突顯，而二元化體制所形成的人才壁壘、制度交易、單位封閉、身份阻隔等負作用日益顯現，在有些人心目中，這種檔案事實上已變成了食之無味棄之可惜的“雞肋”，處境相當尷尬。

第二，檔案立卷不規范，卷宗質量較低。檔案卷宗內容前后填寫不一。有些檔案卷宗的前半部分寫的是一個方面的內容，而檔案卷宗的后半部分則是另外一個方面的內容，二者之間沒有太大的聯系。二是案卷紙張的規格不一。由于紙張規格不一，導致部分表格在印制時超出了裝訂線，給歸檔工作制造了很多麻煩。三是檔案材料歸類混亂。普遍存有的現象是該歸檔的散材料沒有及時歸檔，而有些不該歸檔的卻歸了檔。很多材料像表彰和處分類似的材料比較容易散失，還有一部分沒有加蓋人事部門的印章。

第三，在檔案管理的實際操作中，技術滯后，效率太低。在檔案的整理過程中，某些單位大部分靠人手工操作，費力費時，效率低，沒有運用電子信息化管理人事檔案，不適應行業的科學現代化管理水平。我們的工作思路、視野容易受到封閉的管理工作和陳述的管理方法的束縛。要在思想上轉變，必需弘揚開拓創新精神，為檔案工作創新營造良好的氛圍。認真吸取檔案管理工作中好的經驗，掌握檔案工作的規律和特點，用新思路解決新問題。

二、實現檔案有效管理的策略

基于以上對當前檔案管理中存在的問題及其成因分析，筆者認為可從以下幾個方面著手應對:

（一）必須轉變傳統的檔案管理觀念，增強現代化意識

現代化檔案管理必須要求有現代化的管理觀念。檔案管理的主要內容是要有現代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現代化思想意識，就會直接影響管理檔案的現代化進度。沒有現代化檔案管理思想，即便是有先進的檔案管理和保護設施，也不能被稱作現代化的檔案管理。在實現這種現代化管理的進程中，相關檔案工作者一定要樹立科學管理的思想觀念，并建立起與時俱進的檔案管理意識，徹底轉變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統被動式服務的檔案管理轉變成主動式服務管理，由封閉式服務模式轉化成開放式服務模式，更好的使檔案工作適合社會主義現代化經濟的發展。

（二）建設好硬件設施，具備現代化的技術和裝備

在檔案管理中，要充分運用現代科技，及時配備科技現代化所必須的計算機、光盤記錄機和互聯網等辦公設備，開發新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現代化進程。這就要求政府增加財政支持的力度，相關檔案部門也應大大提高工作水平，得到更多的財政支持；與此同時，相關檔案部門應利用自身存有的檔案資源，從各個方面挖掘潛力，開發出種類多樣的檔案信息來適應社會的需求，把檔案的內在價值變成經濟效益。

三、加大開發檔案資源的力度

首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現代化科技手段。基于檔案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現，檔案工作必須應用計算機及多媒體技術，打破傳統的紙質載體的信息儲存方式，對檔案信息進行文圖聲同時儲存，實現現代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統一標準的軟件，軟件要首先具備先進性，與此同時，還要符合我國的國情，使檔案的管理達到現代化水平。

其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻。電子文獻具有很多特性，比如信息共享、動態文件特征、載體穩定、不可識別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點，所以應盡快建立電子化信息管理系統，自其產生便對有關業務進行監督，從而來確保擁有持久性的信息。

四、結語

檔案資源的合理的開發和利用，關系到整個檔案系統的現代化發展進程，因此必須利用現代化信息技術來管理檔案。使檔案管理系統化、網絡化，培養出更多的新型檔案管理人才，能夠更好的為社會主義建設服務。

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