對重點建設項目檔案管理工作的思考

文/石河子天富南熱電有限公司 韓麗

為加快城市經濟和社會的發展，石河子市近年興建了一批重點建設項目，筆者有幸參與了工人文化宮、中央糧庫石河子直屬庫倉容工程、新疆天業塑化集團、天富股份南熱電新建電廠、東西熱電改擴建項目、石河子市南區地下供熱管網等一批重點建設項目的驗收，發現了一些共性問題，認為有必要提出來與同行們進行探討、磋商、解決。

一、重點建設項目檔案管理中存在的問題

（一）重點建設項目檔案管理與項目建設工期脫節

從我市的一批重點建設項目看，大多數工程量大、工期長、涉及的部門多，檔案形成的數量也多，導致建設項目前期資料散失，施工過程中資料不全等后果。因此想在工程結束時一次性將工程資料收集齊全，絕非易事，結果是“積重難收”，不能保證建設項目檔案的完整。

（二）建設、施工單位普遍存在重實體建設，輕檔案管理的現象

建設單位負責人往往把精力放在跑項目、跑資金上，由于自身條件限制，不能有效地對建設項目檔案的編制實行控制、監督。施工單位則注重工程的進度與質量，并且單純追求經濟效益，缺少檔案專業人員，忽視工程檔案管理。因為建設項目檔案工作從開始就得不到應有的重視，所以難以順利開展。

（三）建設單位不重視項目竣工驗收，影響檔案的接收

在我們了解的重點工程中，有少部分建設單位沒有組織竣工驗收就交付使用，至今仍屬在建工程。出現上述情況原因，從主觀方面看是建設單位質量意識，檔案意識不強，從客觀方面看由于資金緊張等情況，導致建設單位與施工單位“兩不找”，即建設方以工程尾款抵銷施工方應移交的檔案。

（四）建設項目檔案歸檔、整理不規范

近幾年，由于建設單位和施工單位受各種因素影響，個別報送到石河子城建檔案館的重點建設項目檔案不符合要求，主要表現在:一是工程資料殘缺不全，尤其是憑證資料、監理記錄、隱蔽工程驗收記錄；二是復印件較多，字跡模糊；三是書寫案卷題名、案卷目錄內容等不規范；四是案卷內容排序不對；五是竣工圖更改不規范及圖紙破損嚴重。上述種種都不同程度的影響了案卷質量。

（五）相關部門對重點工程監督檢查指導的力度不夠

對重點工程負有管理職責的相關部門，各行其事沒有形成合力，對重點工程檔案工作大多是點到為止，未能采取有效的辦法。這樣有些工程檔案沒有及時得到檔案部門的指導，難以達到規范要求。

以上五個方面的問題都嚴重地影響了建設項目檔案的收集、管理和有效利用，給建設單位對該項目的使用、管理、維修、改建、擴建留下隱患。

二、如何加強重點建設項目的檔案管理工作

筆者認為要加強重點建設項目檔案管理工作必須做好以下幾方面工作:

（一）提高認識，建立健全管理體制

做好重點建設項目檔案工作是功在當代、利在千秋的大事。因為重點項目檔案是企業生產、建設的重要依據和憑證，是企業極為寶貴的財富，它對維護企業利益，發展企業生產，進行技術改造都極為重要。凡是負責重點建設項目的有關部門都應將項目檔案工作擺上項目管理的議事日程，吸收城建檔案部門為項目領導機構成員，大力支持城建部門參與對項目的管理、檢查、業務指導、驗收和考核等工作，從而使項目檔案工作始終處在城建檔案部門的監控之下。

（二）加大工程檔案法律、法規的宣傳和執法力度

石河子城建檔案部門應按檔案管理的有關法律法規，加大對重點建設項目檔案工作的檢查力度，對違反《檔案法》、《建筑工程質量管理條例》的行為嚴肅查處，并請新聞媒體對典型案件進行曝光，使各建設單位、施工單位引以為戒，增強做好檔案的自覺性，將建設項目檔案工作逐步納入法制軌道。

（三）必須做到重點建設項目檔案管理與項目建設同步進行

要確保投資大、工期長的重點建設項目檔案的完成，準確、齊全，必須與其實行同步跟蹤管理，也就是工程建設起始同步、過程同步、竣工驗收同步。一是從源頭抓起。源頭控制工程檔案產生、收集、整理，也是石河子城建檔案部門的一項首要任務，石河子城建檔案館于2001年就實行了同建設單位簽訂《工程檔案交驗責任書》制度。二是抓好“中途”業務指導工作。施工單位要建立健全重點建設項目檔案管理制度。重點建設項目資料內容龐雜，圖文并茂，要求施工單位必須堅持項目檔案管理與項目建設工期同步，尤其是施工技術員要認真詳細地編制資料，保管好工程項目各環節形成的資料。石河子城建檔案部門要經常下工地檢查，指導檔案資料的收集等工作，確保重點建設項目檔案的齊全完整。三是抓好重點建設項目的竣工驗收工作。石河子城建檔案部門堅持實行有檔案管理部門參加的工程竣工驗收制度。石河子城建檔案館在石河子建設局行政主管部門的協助和重視下，一直參與石河子重點項目的驗收。只有這樣才能及時發現和指出重點建設項目檔案所存在的問題，以便整改，使合格的重點項目檔案移交到石河子城建檔案館里，將來才能有效的發揮其檔案價值作用。

綜上所述，要做好重點建設項目檔案管理是一項長期而艱巨的工作，需要我們每一個從事檔案專業尤其是工程建設一線的檔案工作者永遠不斷地探索學習、甄別提煉、交流共享、努力奮斗。

現在的石河子已經是一座名揚中外的軍墾新城、名城，它在今后的基本建設方面，任務將會非常繁重，涉及到重點項目的各部門、各單位要高度重視建設項目檔案管理工作，一定要堅持項目檔案與項目建設同步，把重點建設項目檔案管理工作推向一個新的階段。