探究新時期的地質檔案管理及利用

文/江蘇石油勘探局地質檔案館 張淑紅

目前，我國對地質檔案管理和利用的工作有著新的要求，對面新的時期新的社會，我國地質部門也應該對地質檔案做出新的任務和目標。以前傳統(tǒng)的地質檔案管理好利用工作，主要是由人工來完成的，這樣使得記錄的資料是不完善的，不能夠滿足工作者的需要。這就要求郵箱部門在管理檔案的基礎上，充分有效使用信息技術手段、尋找更加適合現代社會的檔案管理方法，從而建立起完善的檔案管理體系，制定更加有效地制度，這樣才能很好的應用地質檔案資料，對其進行更大程度的利用，為我們國家的地質工作作出貢獻。

在地質檔案中，記載著大量的地質資料，這些信息有著很有利的參考價值。因此，為了能夠使得這些有利資料能夠得到很好的管理和利用，就應該完善管理體系，對其充分重視起來這樣才有利于地質工作和現在同步，爭取更大的進步。

一、地質檔案管理的重要性意義

（一）地質檔案可以很好的記錄地勘工作的歷史

我國地質勘查部門在進行地質勘探研究工作時，有關人員需要嚴格記錄工作的各方面的工作過程，這些原始資料是各項工作的載體，可以很好的記錄和展現勘探地質工作的全部過程。有關人員將這些記錄的資料加以整理和結合就形成了有利的地質檔案。地質檔案一方面是為了記錄工作人員的勘探工作，為了以后能夠很好的查證，記錄那些歷史性的一段時期。另一方面，有關管理人員將有用的資料標注出來加以重視，為了后人更好地使用和參考。因此，無論是現在和過去，或者是未來，地質檔案都起著非常重要的作用，而且保護好地質檔案就是在保護我國的寶貴資源，它的利用對我國的地質發(fā)展有著很好的價值和意義。因此，地質工作人員應該加強地質檔案的管理工作。

（二）地質檔案的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策

地質單位的一切工作都是要管理人員統(tǒng)一決定和發(fā)布任務的，管理人員做出的安排應該及時和正確，否則就會影響到實際的勘探工作的好壞。為了能夠更好地使管理領導充分的了解目前勘查工作的情況以及能夠很好的對人員做出正確的安排，管理人員就應該充分利用地質檔案的記錄，通過查看地質檔案，可以清楚的體現人員的素質和能力，而且能夠對目前的地質條件和技術人員的能力進行有效地分析，進而根據檔案做出正確可靠的工作安排。因此，充分利用和管理地址檔案是非常重要的。

（三）地質檔案是勘探地質的有利證據

地質檔案對地質工作的進行實非常必要的，地質檔案就是通過地質勘探工作者在進行地質工作時記錄的資料和過程，這些資料是非常有價值的，同時對以后的地質工作有著非常重要的作用。在地質研究和開發(fā)工作中，通過地質檔案中記載的資料就可以清楚的了解，同時對其實際勘探過程中出現不同的情況再次客觀的記錄到檔案中，更加完善我國的地質資料體系。在實際勘探地質過程中可以充分利用地質檔案作為有利的證據。

二、地質檔案的管理

在以前的地質檔案管理工作中，管理人員對地質檔案的保管是不能夠很有效的管理的。我國地質部門通過地質的勘查和研究得出有利的地質資料，管理部門只是使其不丟失，不能合理有效地管理，這就導致在查閱資料的時候特別繁碎，而且容易散失，進而就不能夠很好的對地質檔案進行利用和開發(fā)。因此，加強地質檔案的認識和管理是非常重要的，應該建立起完善的管理體系，進而提高地質檔案的利用度。

（一）將信息技術投入到地質檔案管理工作當中

在我國科學技術的發(fā)展速度發(fā)展迅速，在各行各業(yè)的工作中都已經大量的應用信息技術，因此為了讓地質工作能夠很好的發(fā)展，在地質檔案管理工作中使用信息技術是非常重要的。如果還是繼續(xù)使用傳統(tǒng)的地質檔案管理方法，就會使得整理和管理地質資料的速度很慢，而且一些有利的資料也會被丟失，這樣的管理方式是不能夠滿足目前地質工作者的需要的，所以，在管理部門應該安裝計算機等高新設備，通過利用和改進信息技術方法對地質檔案進行管理和利用才是正確的選擇。同時，地質檔案需要定期的進行整理和匯報，將一些重大事項和補充內容加到相應的檔案中去，這樣才能保證地質檔案完整可靠。建立完善的地質檔案管理體系，可以打打的減少了單位資金的投入，而且將陳舊老化的舊方法改成順應現代發(fā)展的信息技術手段，更有利于寶貴資料的保護和利用，地質工作者可以很方便的查閱地質資料，進而很大程度的加強了管理水平。

通過使用計算機管理地質檔案，將從實際地質勘探現場收集的文本資料和圖片視頻材料輸入到計算機的相關地質檔案系統(tǒng)里，計算機進行自動的歸類和管理，形成完整的管理體系。這樣的管理系統(tǒng)，使得地質工作人員在查閱資料的時候更加方便。而且，管理人員通過互聯網將有些資料共享到局域網上，這樣使得勘查地質工作更加快捷，同時地質檔案可以有一些圖片和視頻的方式展現出來，使得資料更加生動切合實際，工作人員更容易理解。

（二）對管理人員進行嚴格的培訓，進而加強人員的工作能力

地質檔案管理工作中，管理人員舍棄傳統(tǒng)的手工記錄方法，開始使用信息技術手段。這樣的情形就要求管理人員全面發(fā)展。因此，提高管理人員的工作能力，尤其是信息技術知識的培養(yǎng)是非常重要的。因為地質檔案的資料都是一些高深的知識，而且具有客觀性，這樣就要求管理人員不能夠馬虎，在擁有專業(yè)技能的同時也要培養(yǎng)計算機操作能力。讓管理檔案人員能夠在計算機上有效地管理和利用地質資料，可以很好的在網絡上做到資源的傳遞和共享，這樣才能合理的管理和開發(fā)地質檔案。因此，加強管理人員的綜合素質是非常重要的。

三、地質檔案的利用

地質本門對收集的地質資料進行管理一方面是為了合理的保護，使其成為學術中有利的證據，另一方面是要對地質資料進行開發(fā)和利用，這對我國的地質發(fā)展起著決定性的作用。因此應該有效地對地質檔案進行利用，下面是管理人員應該注意的問題:

（一）使得收集好的地質信息通過信息技術得以保護和利用

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大量的資料都是由有關人員記錄到書中的，這樣的記錄方式很容易使得資料丟失和破壞，通過計算機軟件的使用，將資料保存到硬盤中就能夠使得保存時間更長，而且地質檔案中的資料更加全面、生動，這樣地質工作人員可以方便的進行查詢資料，領導也能夠很好的做出正確的決定。同時，通過互聯網管理人員可以將地質資料傳遞到網上達到資源共享的目的，這樣就可以有效地利用地質資料，提高了地質工作的工作效率，減少了查閱資料的時間。

（二）認真做好查閱登記工作

在地質檔案工作中，查閱登記的工作也是同樣重要的，應該得到管理人員的重視。在實際管理工作中，管理人員要對借閱資料的人員進行交流，讓他們遵守國家的相關制度和法律，保護好地質檔案資料，而且將地質檔案資料合理的管理和分類，讓使用資料的人員更加方便查閱。在利用檔案的工作人員要求查閱時，一定要認真做好登記工作，借閱的人員、資料名稱和借閱時間以及利用目的一定要按照要求認真完整的填寫好，這樣才能更好地保護地質檔案資料。

四、結論

對面目前科技高速發(fā)展的中國，地質檔案的管理和利用應該予以重視，同時也面臨著嚴重的挑戰(zhàn)。基于這樣的狀況，把信息技術結合到地質檔案管理和利用工作中是非常必要的。地質檔案起著非常重要的作用，而且保護好地質檔案就是在保護我國的寶貴資源，它的利用對我國的地質發(fā)展有著很好的價值和意義。因此，地質工作人員應該加強地質檔案的管理和開發(fā)利用工作。

[1]蘇海美.地質檔案管理信息化建設探討[J].中國科技縱橫,2011(12).

[2]王一蔓.計算機地質檔案管理的研究及其應用[J].中國房地產業(yè),2011(8).

[3]吳志成.煤田地質檔案管理數字化應用[J].現代經濟信息,2011(22).

[4]朱鴻,郭佳瑩,張璐.電子信息化對地質檔案管理產生影響及幾點建議[J].吉林地質,2010(4).