高校OA系統電子公文高效運轉機制初探

文/新鄉醫學院院長辦公室 薛宏

隨著OA系統的使用和推廣，借助于網絡平臺和信息化手段，公文處理工作效率得到極大提高。與人工傳送處理相比，OA系統中公文以電子形式進行流轉，方便快捷，省時高效。目前高校基本上都采用OA系統對公文進行處理。為此，適應公文處理新形式變化，有必要逐步探索建立高效的公文處理運轉機制，以進一步提升工作效率。

一、OA系統電子公文處理的基本環節

OA系統中電子公文處理主要包括擬制、辦理和管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。按照公文來源的不同，可以分為外來文件和內部文件。外來文件為接收上級、平級或不相隸屬的其他單位的公文，內部文件為單位內部發布的公文，二者都包含登記、呈批、運轉、歸檔等4個基本環節。

二、高校OA系統電子公文處理的基本要求和做法

（一）登記環節：嚴格登記手續，做好公文相關信息錄入工作

無論是外來文件還是內部文件，在開始環節就要對公文進行登記備案，以便于日常查詢和管理。目前一般是本地登記與在線登記相結合。本地登記即在本地制作表格，將公文的基本信息如收文時間或者成文時間、文號、標題、附件數量等錄入，以備查詢和歸檔使用。在線登記就是在OA系統中錄入公文的相關信息，內容與本地登記一致，公文登記列表可由OA系統自動生成，并可以通用的EXCEL表格格式導出，為公文的在線歸檔做好準備。

（二）呈批環節：嚴格呈批手續，按照規定程序要求逐級進行

無論是外來文件還是內部文件，辦公室文秘部門都要按照職責分工和領導批示內容呈送，不可隨意選擇和越級進行。在OA系統中有嚴格的權限限制和流程規則，不同崗位的處理權限不同，不同文件的處理流程也會不同。如果不遵循預先設置的處理規則，將嚴重影響OA系統內公文的下一步正常運轉。

（三）運轉環節：嚴格執行流程，保證公文得到有效處理

有兩個方面的主要因素：一是公文處理流程，二是執行這些流程的管理人員。流程要經過充分征求各方面的意見后設置，并在實踐中不斷加以改進，優化處理途徑來達到最好的處理效果。負責執行的管理人員必須擁有強烈的責任意識和熟練的操作技能，才能承擔起高效運轉公文的重任。在實際工作中，高校一般是建立以辦公室為中心的一級中轉站和以部門辦公室為中心的二級中轉站的流程流轉模式，在流程中綁定各級管理員崗位，由專人具體負責公文運轉。

（四）歸檔環節：嚴格督辦落實，及時做好公文歸檔工作

公文尤其是急件的處理有時間上的要求。要做好未完成處理公文的督辦工作，及時提醒責任部門處理后進行歸檔。目前受技術手段限制和安全需要，高校OA系統公文歸檔一般采用雙模制，即電子形式和紙質形式同時歸檔。在OA系統中，有最基本的歸檔功能，可以實現在線實時歸檔。由于并不是全部公文都具備歸檔價值，可在OA系統中與檔案管理系統建立對接，待提交后再進行分類整理和歸檔。對于沒有聯網功能的檔案管理系統，則需將OA系統中完成處理的電子公文下載并打印后進行物理歸檔和紙質歸檔。

三、建立OA系統電子文件高效運轉機制

（一）成立統一協調機構

由于高校OA系統幾乎涉及校內所有部門和個人，因此需要成立或指定專門機構進行統一協調管理。以作者所在高校為例，成立了教育信息化建設委員會，由校級領導擔任主任委員和副主任委員，各職能部門和教學單位行政負責人為成員，宏觀協調信息化建設工作。其下設有辦公室，設置在負責信息化建設的業務部門，負責日常事務的具體管理。

（二）建立聯動機制

為保證公文處理的各個環節暢通，應加強OA系統管理者與使用者之間的聯動，一方面便于督辦，另一方面便于收集反饋信息，以利于進一步改進工作。為加強溝通，OA系統應增加電子便箋、手機短信等交互功能和提醒功能，便于及時解決公文在處理過程中遇到問題。同時，適應數字化移動辦公需求，應同步設計移動OA客戶端，方便使用者在智能手機、平板等設備上使用，實現電腦網絡和移動網絡并行處理，可以有效提升工作時效。

（三）完善規章制度

適應信息化建設要求，依據國家相關管理條例和辦法，制定適合本單位的公文處理細則，并根據新要求及時修訂補充，以進一步規范電子公文運轉，確保OA系統中公文處理工作有法可依、有章可循。同時，還應進一步完善責任制度和責任追究制度，以有效的獎懲手段來提升責任意識、協作意識和安全意識。

（四）提升操作技能

加強對OA系統管理者和使用者的操作技能培訓，包括OA系統的公文流程使用、崗位和權限設定、安全防范操作等內容，使系統內所有使用者能夠熟悉各自的崗位職責，按照分工有序進行操作。尤其對于操作權限較高的管理人員，承擔著OA系統的使用和維護雙重任務，必須著重強化培訓。

（五）建立應急處理機制

制定公文處理應急預案，明確應急處理的責任部門和責任權限。制定應急處理辦法，保證公文在運轉中遇到突發問題和異常情況時能夠得到及時有效的處理，比如出錯文件能夠及時退回，異常流轉能夠及時解決。嚴格執行保密制度，目前涉密文件不在OA系統平臺運轉處理。

[1]熊俐嘉,李鵬.公文管理中OA系統的應用和展望[J].辦公室業務,2012(16).