知識經濟時代企業檔案管理的過程優化

文/平高集團有限公司 李艷潔

企業對于國家經濟發展的重要意義不容低估，而在現代企業的諸多事務中，檔案管理的重要性被重新的重視了起來，尤其在知識和信息的沖擊下，現代企業的檔案管理已經改變了以往的模式，正在向過程優化的層面推進。本文以此為視角，對知識經濟時代企業檔案管理的過程優化問題進行了系統的分析和討論，闡述了知識經濟對現代企業檔案管理提出的新的要求和進行檔案管理的必要性，然后從不同的層面，討論了檔案管理工作的過程優化途徑。旨在通過本文的工作，為時下我國企業的檔案管理工作提供一些新的信息，使其能夠在當前高速發展的知識經濟時代取得更大更多的成績。

一、知識經濟時代現代企業檔案管理工作的新要求

（一）提高企業檔案管理的相關技術

在知識經濟時代，信息化是其一個重要的表征。因此，對現代企業而言，不但要對技術上的改變做出反應，還應該充分的全面的改變和革新其管理觀念和管理方式方法。其原因是十分簡單的，因為企業的檔案管理工作在今天是無法離開信息化而存在的，而企業的發展也同樣需要信息化的協助，因此，有必要將其納入到企業的整體信息化建設當中。同時，現代企業的信息化程度正在不斷的提高，企業的生產經營活動也都在向著智能化的方向邁進，這樣一來，企業的檔案管理工作也就面臨著新的更為嚴峻的要求。只有提高企業檔案管理的相關技術，才能實現對企業檔案信息資源的深入開發，使其全面的適應知識管理和知識經濟的挑戰。

（二）拓展與完善企業檔案管理的各項職能

在知識經濟時代，企業的檔案管理其職能應該根據時代的發展進行轉變，這種轉變主要體現在以下幾個方面:從傳統的對檔案實體的管理認識，向注重對檔案內容的知識管理方向轉移，在這一過程中，還需要強化對企業檔案檔案知識的開發與利用，通過對現代信息技術手段的應用，完成企業檔案管理的智能化服務，并通過企業之間的聯合或者合作，最大限度的實現企業檔案資源的共享和公用。從這個角度講，現代企業就需要轉變其觀念，把企業的檔案管理看做是其知識管理的一部分，徹底放棄傳統的認為檔案就是收藏的觀念和心理，以知識經濟時代的要求為先導，重點改變其重收藏輕使用的狀態，重新制定出適合企業本身的知識資源管理整體規劃，并以此為契機，全面的收集與企業發展相關的信息和知識，并采用統一的數據格式與元數據標準，對企業的檔案信息資源進行規范化的加工和整合，以此來完善企業檔案管理的各項職能。

（三）完善與優化企業的館藏資源

為了迎合知識經濟時代的到來，現代企業需要進一步的完善與優化其館藏資源，并將其視作企業檔案管理的基礎與重點環節。其中，最為重要的便是通過適當的手段，完成企業數字化檔案資源體系的構建，深化知識管理的程度。而在數字化檔案管理體系的構建當中，要將先進的信息技術和手段應用其中，并以此為基礎，生產出形態各異的為企業的生存和發展所需的知識產品，為企業的發展提供智力支持。而在數字化檔案管理體系的構建當中，檔案管理者不但要介入到電子文件的產生與控制的全過程，還應對電子文件的價值進行鑒定和增值化處理，并通過數據挖掘等方式，最大限度的釋放檔案中的知識成份，以此形成系統的企業知識體系。

二、現代企業進行優化檔案管理的必要性解讀

在現代企業的經營管理過程中，其檔案管理工作正在面臨著新的跳幀，為此，只有對其進行創新，才能實現檔案管理工作的優化，促進企業的生存和發展。而實際上，企業的管理創新本就是一個復雜的系統工程，這種現象在現代企業的檔案管理中表現的更為明顯。因此，有必要對現代企業的檔案管理進行過程優化，將其作為重要信息收集和儲存以及開發利用的重要環節，實現檔案信息的網絡化、檔案信息資源的開發利用多樣化以及管理模式的現代化和文檔的一體化等。從這個角度講，為適應知識經濟這一新的時代發展模式，現代企業的檔案管理部門需要對這一現實進行深刻的認識和反思，加強對企業檔案管理工作創新與創新能力以及創新服務的研究，通過多種渠道培養具有創新意識、啟發創新思維的檔案管理隊伍，為拓展現代企業檔案管理的空間提供一定的支撐。與此同時，我們也應該認識到，創新本就是一個復雜的過程，當然也是一種能力的體現。企業的檔案管理工作要想獲得良好的效果，就需要從多個方面進行創新，以此為企業的方案管理工作提供必要的保障。

三、知識經濟時代現代企業檔案管理的過程優化模式

（一）通過管理思路創新提升檔案管理效果

大量的經驗表明，企業檔案管理服務的滯后，將會導致企業檔案工作失去生存的活力與市場。所以，應該改變企業檔案工作的現狀，重點將企業檔案部門變成先行者，以此形成企業檔案工作由事后收集材料轉變為事前介入和事中參與的新型的檔案管理理念。也就是說，知識經濟時代的企業檔案管理需要以超前的意識獲得企業發展的認可。從這個角度講，要想使現代企業的檔案管理獲得創新方式的成功，就應該培養創新思維，因為，只有具備了這種思維，才能為其過程優化奠定基礎。

（二）促進檔案管理模式創新

在現代企業檔案管理工作創新模式的構建中，需要重點完成以下工作:1.在工作手段方面進行改進，最大限度的簡化檔案管理部門的操作步驟；2.在企業的日常檔案管理工作中，需要充分的利用現代化技術提升檔案管理工作的效率，這是因為，不論是企業的檔案業務工作，還是企業的檔案管理工作亦或是檔案信息的交流工作等，均能夠借助計算機完成現代化的管理，幫助企業解決實際問題，提高其管理效率與管理水平；3.在檔案管理工作的不同環節與一些具體的操作手段的革新中，構建立卷制度上的更新。

（三）通過開發利用提高檔案管理效率

為了逐步使企業的檔案開發利用工作置于重要位置，不能只是強調硬件設施，還應該從軟件建設方面進行，最大限度的強調平時運作情況的記載，并以此為基礎，推進基層企業檔案工作業務服務的向前進行。同時，將基層企業的檔案建設列入到基礎設施計劃之中，統籌解決基層企業的檔案保管條件和規范化裝備以及現代化設備和其他實際困難等，積極爭取到上級相關部門的撥款，注重檔案工作的現代化建設，逐漸從手工操作向信息管理轉變，重點發展企業檔案事業，以此適應知識經濟時代的企業檔案工作的迫切需要。

（四）強化企業檔案管理人員的業務培訓

檔案管理工作是一項專業性很強的工作，它要求承擔該工作的人員不但要有較強的事業心與責任感、良好的道德操守以及沉穩嚴謹的工作態度，還應該具有扎實的專業知識與利用現代科技手段管理檔案的基本技能。為此，企業的檔案管理人員應該開拓視野、更新知識、提高技能、增強素質，并將檔案管理人員的專業技術職能和本人收入掛鉤，鼓勵和調動他們的工作積極性。

四、結束語

隨著我國市場經濟的不斷成型，現代企業的改革也得到了進一步的深化。我國的各行、各類企業正在逐步轉化成能夠依照市場需求進行發展的市場經營型生產型企業。在這種情況下，企業需要適應新形式和新任務，做到企業的檔案管理工作適應知識經濟時代的發展形勢，只有這樣，才能協助企業發展，提高企業生產經營的質量和效益。

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