論新形勢下檔案管理現(xiàn)代化

文/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所 李海珠

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度開始在全球范圍內(nèi)廣泛建立起來。而企業(yè)的檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對企業(yè)行政管理工作的開展起著重要作用。而由于檔案管理工作的特殊性，很容易造成它與企業(yè)發(fā)展的其他方面脫節(jié)，進(jìn)而影響到企業(yè)的順利運行，因此，在科學(xué)技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，尋求企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是解決檔案管理工作滯后問題的重點。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要性

（一）檔案管理的概念

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史資料的一種專業(yè)，所以檔案管理工作是一項管理性的工作。但是，檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是與企業(yè)的其他部門相互聯(lián)系的，是企業(yè)運營管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。它通過提供檔案信息來為企業(yè)的運營實踐服務(wù)，這是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了使企業(yè)的發(fā)展更好地適應(yīng)社會發(fā)展的需要，它具有一定的服務(wù)性。

（二）檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.時代發(fā)展的要求。新世紀(jì)、新時代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。而隨著現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和高新科技在全世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展,計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等第三次科技革命帶來的新技術(shù)、新手段在社會生活的各個領(lǐng)域和部門中得到大范圍的普遍運用。自動化辦公和無紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個新趨勢,而檔案管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)不可缺少的一環(huán)，必須不斷進(jìn)行管理方法和理念的改革，使其跟上時代發(fā)展的步伐,朝著實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.工作效率的要求。現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應(yīng)這個發(fā)展趨勢而產(chǎn)生的，提高工作效率，節(jié)約辦公時間和辦公資源，是市場經(jīng)濟(jì)時代的主流發(fā)展方向。而如果一直沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必然會出現(xiàn)辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現(xiàn)象，這樣的檔案管理方式嚴(yán)重影響了企業(yè)對檔案管理的利用效率，消減了其存在的意義。檔案管理部門也很有可能成為企業(yè)的雞肋部門。從另一個角度來說，企業(yè)內(nèi)部實行的辦公自動化也對檔案管理的現(xiàn)代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業(yè)的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節(jié)約檔案管理資源。

3.檔案保護(hù)和利用的要求。對檔案的的保護(hù)和有效利用也要求企業(yè)早日實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護(hù)措施不足，導(dǎo)致有些紙質(zhì)的檔案材料由于長期因疏于保護(hù)而出現(xiàn)脫落、模糊等現(xiàn)象。此外，傳統(tǒng)的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業(yè)內(nèi)部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關(guān)的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現(xiàn)各項工作的高效性和機(jī)動性。

二、我國現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問題

（一）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高

伴隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，必然要求廣大社會主義建設(shè)者和勞動者的素質(zhì)也能夠得到更為全面的提高。而企業(yè)檔案管理部門的工作者作為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的操作者必然要計算在內(nèi)。企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能的高低對企業(yè)相關(guān)的檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，它是決定企業(yè)檔案管理工作好壞、成敗的關(guān)鍵因素。

檔案管理的現(xiàn)代化是一項對相關(guān)工作人員的素質(zhì)要求很高的一項工作，它除了要求檔案管理人員有較高的檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能外，還要求檔案管理人員具有較好的職業(yè)道德和個人修養(yǎng)，了解時代發(fā)展的特點，具有與時俱進(jìn)的新精神，最重要的一點就是要掌握現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，而且能將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理融為一體。只有這樣，才能讓企業(yè)的檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展速度。但是，目前由于我國的現(xiàn)代企業(yè)制度尚處于探索發(fā)展階段，我國的檔案管理工作也處在初級發(fā)展階段，而相關(guān)的檔案管理的工作人員的職業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)離現(xiàn)代企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的要求還有一定的差距，在檔案管理人才培養(yǎng)和訓(xùn)練方面還有所欠缺。

（二）檔案管理工作的規(guī)范性較差

企業(yè)檔案管理能否順利展開的一個重要因素就是檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度。但是，由于目前我國的經(jīng)濟(jì)還處于轉(zhuǎn)軌發(fā)展時期，許多行業(yè)都存在變動，不少行業(yè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化程度還不高。當(dāng)然這個問題也反應(yīng)在了國內(nèi)企業(yè)檔案管理的問題上。現(xiàn)階段，我國不少企業(yè)的檔案管理工作都存在管理秩序極度混亂、內(nèi)部管理人員的責(zé)任分工不到位、檔案管理、分類等工作規(guī)定不明確、檔案的保密工作沒有明確的規(guī)定等現(xiàn)象。而如此沒有規(guī)范性的檔案管理不僅給企業(yè)的檔案管理工作的本身帶來一些問題，妨礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，同時，也對企業(yè)的其他部門的工作造成了一定的阻礙，不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本措施

（一）大力培養(yǎng)優(yōu)秀的現(xiàn)代化人才

加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理崗位技術(shù)人員的培養(yǎng),打造一批能夠掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)秀檔案管理人才,適應(yīng)自動化辦公、無紙辦公等現(xiàn)代辦公方式。在培養(yǎng)企業(yè)的檔案管理人才時，必須要致力于培養(yǎng)一批具有較好的綜合素質(zhì)、檔案管理的理論知識，以及能有效掌握現(xiàn)代電子通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的綜合性管理人才。走出一條科技含量高的企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化之路。而對檔案管理的人才培養(yǎng)和引進(jìn)還要注重對工程技術(shù)人員、組織管理人員、技術(shù)操作和維修人員的分類培養(yǎng)。此外，企業(yè)還要定期對相關(guān)的工作人員進(jìn)行在崗的專業(yè)技能和現(xiàn)代企業(yè)管理的理念培訓(xùn)，以此來打造一支充滿活力的企業(yè)檔案管理工作的專業(yè)型人才隊伍。

（二）實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，首先就要建立一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作的理論原則和技術(shù)方法，在行業(yè)內(nèi)形成對檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。而實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化對企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展起著很重要的作用。進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案、維護(hù)檔案的完整與安全、便于利用的原則。也只有按照這個原則真正實現(xiàn)了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能為企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化打下了堅實的基礎(chǔ)。

（三）使檔案管理的建筑和設(shè)備達(dá)標(biāo)

從硬件設(shè)施建設(shè)方面來說，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案存放庫，對存放檔案的建筑物的要求一定要達(dá)標(biāo)，要從屋子的濕度、溫度、位置等各個方面來考慮，要確保檔案存放的安全性和可靠性，還要加入一些可控溫、控制濕度的電子信息設(shè)備等，加大檔案管理的科學(xué)性，爭取早日實現(xiàn)對檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)。

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