淺談航道工程檔案的管理

文/泰州市航道管理處 李愛榮

隨著經濟社會的發展，越來越多的航道工程建設有條不紊地施工，相應地產生了大批量的航道工程檔案。為加強檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業服務，交通部，江蘇省交通廳相應地制定了《交通檔案管理辦法》、《航道建設管理規定》、《航道工程竣工驗收辦法》《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等一系列規定，如何不執不扣地按照規范整理工程資料，就這點本人想談談基層單位航道工程檔案管理的一些看法。

一、航道工程檔案的特點

航道工程建設項目投資大，周期長，參建單位多，環節多，內部協作復雜，所形成的檔案有如下特點：

（一）種類多，數量大

航道工程是一個系統工程，從項目立項到設計審批，工程準備到施工，竣工驗收長達半年甚至于幾年。長時間產生的文件包括項目建議書，審批文件，設計，勘測，招投標文件，配套工程，施工文件，竣工圖紙，技術鑒定等資料，并經文字，圖表，聲像，照片等記載，形成的數量大，種類多的航道工程檔案。

（二）價值高

工程檔案可以直觀的反映出工程的質量。工程建設程中，我們的施工記錄，工程建設進度，及一些建設節中的隱性內容等都是組成我們工程檔案的內容。工程在竣工后，我們無法用肉眼看到工程建設的過程，也無法檢測建設過程的效果。但我們可以利用已有的圖紙，現場的施工記錄來還原整個施工過程，找出施工過程中的質量問題。工程質量問題主要有施工組織，及施工過程中的質量控制來保證。保存好工程檔案，可以更好的發揮施工組織，及施工計量控制的效率。如果涉及到質量評定，事故原因分析，隱蔽工程施工，竣工驗收，檔案都是日常管理中不可替代的重要依據，也是工程建成后進行工程維護，運行管理不可缺少的參考資料。

（三）專業性強

航道工程建設涉及面廣，牽涉到供電、通訊、消防、、環保、建設等各方面，形成的檔案專業性強、綜合性強。

二、航道工程檔案管理存在的問題

（一）重工程建設，輕檔案管理

由于經濟利益或趕工期等原因，往往重建設、輕管理，重竣工、輕保存的問題，致使工程檔案管理的機構、人員、經費、庫房等得不到有效落實。

（二）管理制度不健全，且管理執行不到位

工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，工程檔案種類多，不易科學分類；檔案內容多，有前期準備類、中期監理類、施工類、后期竣工圖類、竣工驗收類等，難以準確編排；檔案載體形式多，有紙質文件材料、表格圖紙資料、照片及光盤檔案等，難以正確歸檔難；檔案形成單位多，有建設、環境、設計、勘察、監管、施工、安裝、消防、審計等，工程檔案收集齊全完整難；檔案整理環節多，規范整理難度大；檔案數量多，頁數、件數、卷數及套數等都較多，正確統計難度大。

（三）檔案管理人員配備不足，工程建設檔案管理體制不完善

由于工程建設單位人員和經費的原因，許多單位沒有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩定性差，而且對航道工程檔案的收集、整理、規檔不熟悉，使得案卷質量差，無法達到檔案管理要求。

（四）檔案管理現代化水平不高，未能實現資源共享

檔案管理現代化程度不能適應單位和工程建設快速發展的需要，沒有應用專業的檔案管理軟件。許多參建單位沒有應用專業的檔案管理軟件，計算機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。在實際工作中，參建單位重視紙質文件的歸檔，輕視電子文件的歸檔，紙質文件與電子文件未能同步歸檔，航道工程檔案信息不能實現共享。

三、加強工程檔案管理的措施和對策

（一）領導要高度重視工程檔案工作

通過檔案法律、法規普及及宣傳等方式方法，讓領導從檔案實際應用中認識到檔案工作在整個工程建設中的重要作用和地位，從而在各方面給予支持，促進檔案工作健康協調發展。

（二）依法規檔，樹立依法管理的意識

江蘇省交通廳航道局二00九年編印的，《航道建設項目檔案管理文件匯編》，下發到各工程建設指揮部和各基層單位，通過工作會議、座談交流、業務培訓、檔案法制知識競賽等多種形式，大力宣傳工程檔案法制化、規范化管理的重要意義和作用。認真學習，貫徹落實各項文件規定，提高思想素質和理論水平，實行依法治檔。

（三）增強檔案意識,嚴格履行職責

建設行政主管部門在建設單位辦理工程規劃許可或者工程施工許可時,與建設單位簽訂工程建設檔案責任書,明確建設單位以及施工、監理等參建各單位在工程建設檔案管理方面的責任和義務,并監督執行。建設單位在工程開工前,應將本單位各部門和參建單位有關工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標準和要求,以正式文件的形式印發,以便于各單位(部門)檔案人員收集相關資料,使應當歸檔的各類文件材料“顆粒歸倉”。

（四）制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤

工程建設是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。成立工程建設檔案工作領導小組，建立檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。定期召開工程建設檔案工作會議，及時布置相關的檔案整理工作。

（五）加強專業化指導和培訓，提高基層檔案工作人員檔案管理水平

講解工程檔案的收集標準、分類編號、整理步驟和申報資料、驗收程序等，并將現場操作示范和組織參觀有機結合起來，現場講解有關注意事項，講解案卷、案卷目錄的填寫，圖紙折疊是否規范標準、統一，發現問題及時整改。

（六）培養一批專業化工程檔案整理人員到指導工作崗位上去

對于政策理論性強，具有豐富管理知識和管理經驗，善于協調溝通，并對整個工程前期直至驗收竣工整個工程形成的文件、圖紙、照片、視頻等資料十分了解的專業人才進行重點培養，工程檔案整理需要這種新型復合式專業技術人才。

（七）通過網絡開展業務指導

航道工程多數在荒田野地施工，人員地點變動頻繁，容易造成檔案資料中存在問題和欠缺，為了提高收集質量和減少遺漏，主管單位應主動提前介入，進行業務指導。將一些常識規范性文件放在航道網站上，建立航道檔案工作群，可以隨時隨地通過QQ聯系。這樣新老基層檔案人員只要瀏覽網站就可以了解學習檔案專業知識，歸檔原則。既可以對航道工程檔案整理中的新要求及時查閱，又保證在檔案整理過程中不出現原則性的錯誤，提高了自己的業務素質和專業技術水平。在集中的業務指導培訓時，減少基礎性知識的培訓，增加具體問題的交流和探討時間，提高檔案人員的實戰能力。緩解了業務指導人員少，而基層工程檔案工作需求量大，工程建設點分散，戰線長的矛盾。節省了時間和費用，讓出時間來解決工作中的突出問題，獲得指導信息也非常方便，提高業務指導工作效率和質量。

[1]陳一梅.淺析在新時期下如何加強工程檔案管理工作[J].華章,吉林省社會科學院2011(05).

[2]陳實.水電工程建設檔案管理的常見問題及對策[J].中國高新技術企業,北京：中國統計出版社,2010(30).

[3]張雪去.工程建設檔案管理的現狀問題及解決措施[J].中國新技術新產品,北京：中國民營科技促進會,2011(08).