探討ISO9001標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/泰州石油化工有限責(zé)任公司 江秀萍

企業(yè)檔案管理和質(zhì)量管理是企業(yè)管理中不可缺少的工作，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)改造中發(fā)揮著重要的作用，公司自1999年開(kāi)始貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)以來(lái)，即將檔案管理融入ISO9001質(zhì)量管理體系中，按照體系標(biāo)準(zhǔn)要求重新整合檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)了互為促進(jìn)、持續(xù)發(fā)展的效果。

一、企業(yè)檔案管理的含義和要求

（一）企業(yè)檔案的含義

企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，來(lái)源于市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)技術(shù)管理、勞動(dòng)人事管理、設(shè)備能源管理等一系列和質(zhì)量管理有關(guān)的活動(dòng)，并以書面文件、圖紙、磁盤、電子媒體等形式保存下來(lái)的記錄，從理論上講，企業(yè)檔案大量地來(lái)源于企業(yè)質(zhì)量管理活動(dòng)。

（二）企業(yè)檔案管理的要求

一是在組織管理上，需建立與單位實(shí)際相適應(yīng)的檔案管理體制和檔案工作機(jī)構(gòu)，配置專、兼職檔案員，制定并落實(shí)文件材料整理歸檔等一系列檔案工作制度。二是在檔案保管條件上，要配置專用的檔案庫(kù)房并符合庫(kù)房管理的“七防”要求，配置符合要求的檔案裝具及設(shè)備設(shè)施，三是在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)上，能夠按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開(kāi)展文件材料及檔案整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作。四是編有一系列檔案檢索工具和檔案匯編材料，搞好開(kāi)發(fā)利用工作。

檔案工作的實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)管理工作，除了需要檔案部門規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化管理外，檔案工作同各個(gè)部門各個(gè)環(huán)節(jié)相連，檔案材料的匯集依賴于各部門的資料的匯集。

二、ISO9001質(zhì)量管理體系的要求

ISO9001標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，主要由質(zhì)量管理體系要求、策劃、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、采購(gòu)和測(cè)量分析改進(jìn)等章節(jié)構(gòu)成，質(zhì)量體系貫穿了產(chǎn)品生產(chǎn)制造、基礎(chǔ)設(shè)施管理、試驗(yàn)檢測(cè)、售后服務(wù)等產(chǎn)品質(zhì)量形成的全部過(guò)程，實(shí)際上就是一個(gè)過(guò)程控制，在這個(gè)過(guò)程中必然產(chǎn)生著大量的企業(yè)檔案。同時(shí)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求建立并保持文件化的質(zhì)量體系，保持文件的適用性。具體講，就是要有質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)性文件共三個(gè)層次的文件，這些文件必然是企業(yè)質(zhì)量管理中應(yīng)歸檔保存的重點(diǎn)內(nèi)容。按照ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的要求，企業(yè)建立一個(gè)文件化的管理體系，編制了包含對(duì)文件和記錄控制、過(guò)程控制、內(nèi)部檢查、不合格控制和糾正預(yù)防措施等內(nèi)容的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。本公司管理方式是規(guī)定質(zhì)量記錄程序由綜合檔案室編制文件及控制，按照質(zhì)量記錄控制程序文件要求，我們又編制了第三層次受控文件《質(zhì)量記錄清單》，部門質(zhì)量體系管理中產(chǎn)生的記錄名稱，使用部門、保管部門及保管期限在清單里一目了然，該清單明確了哪些記錄應(yīng)歸檔，哪些記錄由部門保存。應(yīng)該歸檔的記錄由各部門文件管理員收集歸檔，如機(jī)械動(dòng)力部的《設(shè)備臺(tái)帳》、《設(shè)備檢修任務(wù)書單》，有些記錄在《質(zhì)量記錄清單》規(guī)定由部門自行保存，如各生產(chǎn)車間的《崗位操作記錄》、《日巡檢記錄》，即每天對(duì)生產(chǎn)裝置的工藝記錄、電器儀表、生產(chǎn)設(shè)備的日常巡查工作，作為后期工作參考憑證；再如公司人力資源部的《職工培訓(xùn)登記表》，作為日常管理工作的考核目標(biāo)及質(zhì)量審核的依據(jù)材料，需要隨時(shí)利用檢索，也自行保管，以便于隨時(shí)調(diào)借記錄和定期的外部審核。

三、企業(yè)檔案與質(zhì)量體系在管理目的手段上實(shí)現(xiàn)有效整合

ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求企業(yè)建立并執(zhí)行質(zhì)量記錄的檔案管理程序，在標(biāo)準(zhǔn)中的“4.2.3文件控制”和“4.2.4記錄控制”對(duì)文件的管理和質(zhì)量記錄的管理進(jìn)行了明確的定義，無(wú)論是文件發(fā)布前的批準(zhǔn)、審批、更改、修訂、發(fā)放、保存廢止，還是質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢索、保管和處置等等都和檔案管理工作如出一轍，非常便于為評(píng)價(jià)產(chǎn)品過(guò)程和服務(wù)是否符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運(yùn)行，提供分析依據(jù)。可見(jiàn)“質(zhì)量記錄”從管理程序到管理目的乃至名詞術(shù)語(yǔ)都與檔案管理要求相似。因此，“質(zhì)量記錄”相當(dāng)一部分屬于“企業(yè)檔案”的范疇。“質(zhì)量記錄”的控制必須依靠檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)提供保證和支持。公司在開(kāi)展ISO9001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證中原有的檔案管理體系對(duì)資料的控制發(fā)揮了重要作用，所以企業(yè)檔案和質(zhì)量體系在管理目的、管理手段、管理要求上較為相似，檔案業(yè)務(wù)同質(zhì)量體系緊密相聯(lián)。

四、通過(guò)貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)，有效的促進(jìn)了公司檔案管理工作規(guī)范化

貫徹ISO9000標(biāo)準(zhǔn)就要求加強(qiáng)文件和資料的控制，統(tǒng)一文件生成、審批程序，統(tǒng)一文件的格式，做好文件材料的分類和標(biāo)識(shí)，既保證了文件材料的統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性，同時(shí)也保證了檔案的完整性、統(tǒng)一性和有效性。公司進(jìn)行ISO9001質(zhì)量管理體系的達(dá)標(biāo)，使各部門建立了本專業(yè)的管理體系外，文件控制程序，記錄控制程序和檔案管理辦法同樣也覆蓋部門的整個(gè)管理過(guò)程中。

一方面我們根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，2009年又重新修訂了《企業(yè)檔案分類方案及保管期限表》，按質(zhì)量體系受控文件發(fā)放，對(duì)各類檔案歸檔范圍、保管期限、主要形成部門做了重新修改，進(jìn)行了規(guī)范化管理。另一方面，為了促進(jìn)公司的質(zhì)量管理體系作用的發(fā)揮，結(jié)合檔案管理工作既要符合制度規(guī)定又要符合使用部門的利用查找的原則，結(jié)合質(zhì)量管理體系的要求，對(duì)歸檔方式、歸檔要求、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等制度進(jìn)行修改，即《檔案管理制度匯編》，按受控文件進(jìn)行發(fā)放，使其從內(nèi)容上更全面的涵蓋了質(zhì)量管理體系中涉及的檔案管理內(nèi)容；同時(shí)我們?cè)诠靖鞑块T內(nèi)部設(shè)立兼職檔案管理人員，通過(guò)培訓(xùn)方式將公司的《檔案管理制度匯編》貫徹落實(shí)到每個(gè)部門，使質(zhì)量體系運(yùn)行中產(chǎn)生的文件材料在保管、存放、檢索、利用方式上符合檔案制度要求，為了加強(qiáng)管理，我們還建立了《檔案管理考核細(xì)則》，對(duì)有檔不歸或不符合檔案管理規(guī)定的單位和個(gè)人，對(duì)照細(xì)則硬考核，硬兌現(xiàn)，年終對(duì)表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，將給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。從而規(guī)范檔案管理的績(jī)效考核，有效地促進(jìn)了企業(yè)檔案工作的綜合管理。

盡管ISO9001系列標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有把檔案工作作為一項(xiàng)單獨(dú)的要素列入標(biāo)準(zhǔn)，但由于檔案工作的職能作用及其與質(zhì)量體系中各要素的關(guān)系，形成了檔案工作與貫徹 ISO9000標(biāo)準(zhǔn)間相輔相成的聯(lián)系，企業(yè)檔案管理工作是質(zhì)量管理體系的重要環(huán)節(jié)之一，也是保證質(zhì)量體系持續(xù)有效運(yùn)行不可缺少的部分。與此同時(shí)，要使貫標(biāo)工作與檔案管理自身規(guī)范有機(jī)的結(jié)合，既要重視質(zhì)量體系，也要杜絕片面地把貫標(biāo)工作與檔案管理工作對(duì)立起來(lái)的錯(cuò)誤做法，甚至破壞了檔案工作自身的規(guī)范。總之，只有正確地處理好質(zhì)量體系工作與檔案工作的關(guān)系。才能推進(jìn)檔案管理工作與質(zhì)量體系認(rèn)證工作不斷的向前發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)不斷持續(xù)改進(jìn)、規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的目標(biāo)。

通過(guò)貫標(biāo)，企業(yè)的檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化，并經(jīng)過(guò)持續(xù)改進(jìn)，不斷提高，且始終處于受控狀態(tài)，使制度符合企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)行，這樣的制度才是合理和實(shí)用的。ISO9001標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用也是適宜的。

[1]GB/T 19001-2008/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) ISO9001-2008,質(zhì)量管理體系要求[S].

[2]國(guó)家檔案局,國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)印發(fā).國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法[Z].2004-1-20.

[3]國(guó)家檔案局,國(guó)家經(jīng)貿(mào)委,國(guó)家計(jì)委.企業(yè)檔案管理規(guī)定[Z],2002-7-22.