探討非政府部門檔案工作邊緣化的現狀及對策

文/海南省人民醫院院辦文書檔案室 李倩

檔案工作被忽視、被冷落是國內普遍存在的現象，尤其在非政府部門，如筆者所在單位里，檔案工作普遍被單位領導不重視、被單位內其他部門忽視、被檔案人自己輕視，邊緣化現象至今未緩解。

一、醫院檔案工作被邊緣化的現狀

作為檔案工作者，你有否遇到檔案管理設備難充實、科班檔案專業人手難配備、文件資料難收集、現有檔案人員接受繼續教育機會稀缺等問題？這是當前國內眾多非政府單位的檔案部門面臨的共同困境。邊緣化描述的是一種不入主流，沒有號召力、影響力和權威力,容易被忽視被冷落的處境。就本人所在醫院而言，檔案工作被邊緣化也很明顯，沒有檔案崗位的固有編制，引進檔案專業科班人員難，到目前單位未配備一名檔案專業科班出身人員；多年來單位沒有成立綜合檔案部門，辦公室、人事部門、財務部門、設備部門、基建部門都散落著應歸檔的重要資料；5年前，醫院成立綜合檔案室，按要求，每年年初，各部門都應該將應歸檔的檔案資料移交給綜合檔案室，但大家檔案意識不強，各部門為一己之利，不配合檔案資料移交工作，另一方面各部門應歸檔的文件資料又沒有得到專業化的收集、保管，致使殘缺不全；在問題的多次發生后，單位領導也未能及時督促制止，檔案工作的質量未能得到大的提升，被邊緣化現象凸顯。

二、檔案工作邊緣化的原因

究其原因，邊緣化是檔案自身利用價值沒有得到充分體現所致。事務的價值體現在其自身的滿足和外界的認同，但也只有完善自身并創造了所說的被利用價值才能被認同。對于檔案工作的自身，檔案收集不夠完整、保管不夠妥當、提供服務的方式單一，導致檔案的自身價值有限，不被認同勢必造成被邊緣化的結局。

（一）檔案部門不完善自身

檔案工作的本質，就是做好檔案的收集、保管、提供利用，以達到維護歷史記憶的原始性、真實性、連續性，這是檔案部門不可推卸的社會責任。圍觀檔案工作的三環節，有以下之難：

1.收集難。收集工作是檔案工作起點與基礎，沒有收集，檔案工作無從談起，但日常工作中收集難處處可見。譬如，部門負責人外出開會帶回的重要資料不愿意移交檔案部門，職能部門牽頭制定的合同協議正本要自己保存，大型活動會務無檔案產生，基建項目、大型設備在驗收環節沒有檔案工作人員參，致使資料收集整理殘缺不全，檔案的原始憑證價值和歷史查考作用被人為降低，無法有效提供利用，給單位和社會都帶來無法用數據說明地損失。檔案部門成為既往資料的一個存放點，不能主動為外界提供被利用的價值，檔案工作當然會被忽略，被邊緣化。

2.保管條件差。大部分單位無專門檔案裝具、庫房小，配套設施不達標，致使檔案存在丟失、易損毀的風險，且難以應付突發事故，基本的檔案管理物質設備和技術手段難以得到有效保障。就筆者本人所在單位而言，雖有120多年的歷史，但受限于醫院歷史資料難收集，至今未能編就一部成冊的院志，這不僅是醫院的損失，更是社會記憶的損失，是對歷史的不負責。但從另外一個角度而言，檔案部門未能提供相對完整的歷史資料，這也讓檔案部門失去了一次讓單位領導層重視的機會。

3.提供利用渠道有限，服務缺乏創新，檔案價值難以得到體現。檔案提供利用是檔案工作價值的集中體現。目前，就筆者所在醫院的檔案利用情況看，所提供利用水平低，產品單一，檔案僅能作為一個物件，不能成為檔案人主觀勞動的優化產品，編研成果接近于零，與醫院經營管理主流業務有所偏離，直接導致檔案工作價值難以得到有效體現。

4.檔案工作人員專業化水平低。尤其是隨科技的進步，計算機技術的廣泛應用，部分檔案工作人員由于自身的知識水平跟不上社會的需要，觀念落伍、方法老化，許多工作感覺力不從心，對自身所從事的檔案管理工作失去興趣，導致檔案工作人員積極性和主動性不高，責任心和進取心不強，機械的應付著表面的工作，對檔案管理工作中出現的問題不聞不問、不注意思考，自己被自己所邊緣化。

（二）檔案工作不受外界青睞

1.在社會界，特別是在新技術、新項目受到青睞的技術型單位（如醫院），對現代信息技術重視越來越強烈，注重對隱性知識的挖掘，忽視對顯性知識（檔案）的開發利用。而借閱性質突出的檔案部門，在信息化水平越來越高的當今社會，未能受到應有的重視，工作人員受到冷落，接受繼續教育的機會少，內心不平衡，加之在傳統觀念下認為檔案工作只是看好庫房而已、毫無技術含量，從而輕視檔案工作，使得檔案館工作人員的工作熱情受到打擊。

2.在醫院內，雖然醫院屬于公益性質，但受自負盈虧的壓力，不得不考慮經濟效益。檔案在現有的傳統管理模式下，價值創新不強，很難直接體現為有利于醫院創造社會效益和經濟效益的因素而不受青睞。種種原因交集，致使檔案工作地位不高，被外界邊緣化現象突出。

三、如何扭轉檔案工作邊緣化的局面

任何處于邊緣的事物，它的結局要么是從邊緣重新返回中心，要么是從邊緣走向消亡。檔案是醫院經營痕跡及成果的固化，是以文字、圖表、聲像等形式記錄整理的顯性知識，是醫院重要的基礎性工作，有必要爭取積極因素，讓檔案工作回歸醫院中心工作。

（一）把好入門關

檔案管理工作本是一項被動、單調、繁雜、機械化而又默默無聞的管理活動，工作的程序化明顯，它需要工作人員對本工作充滿愛、擁有良好的業務知識，有甘于寂寞的心理素質。因此，在確定檔案部門工作人選時，衡量人選的心理素質是首選，因為，?在一個群體中，一人的情緒容易通過感染和模仿等途徑蔓延開，或將成為群體行為，工作人員邊緣化的心態對日后的檔案管理工作埋下了隱患，因此這一現象必須得到關注。

（二）配備專業人員

醫院如何創新檔案價值，凸顯檔案工作價值，提升檔案工作地位，配備專業化的檔案工作人員是關鍵。檔案人未接受系統的檔案專業知識培訓，沒有相應的理論知識框架，即使擁有十足的責任心，雖能做好現有檔案資料的收集、保管，也難以提高檔案的利用質量，因為缺乏理論知識，就難于鑒定材料的歸檔標準、難于開展編研，而恰恰正是后面的這兩項工作，更能生產出有利檔案轉化成能參與醫院日常工作的產品，如按類別編輯檔案資料，以復印件裝訂成冊提供利用，在各部門因相關工作需要查閱檔案時，可以在短時間內了解到該項工作的前因后果及歷史沿革。知識的系統性、全面性及查閱時間的高效性能使檔案工作的社會地位逐步提高。

（三）開展廣泛深入的檔案宣傳

大力宣傳以增強社會檔案意識。產品再好也需要一定的營銷手段，宣傳檔案的利他性，擴大檔案工作在醫院內的影響力非常關鍵。宣傳的方式有很多，可以直接向分管院領導介紹、可以通過紙質通知告知全院，也可以通過網絡在院內宣傳，還可以申請組建醫院檔案專業委員會，讓多產檔案的部門負責人成為委員，共同參與到醫院檔案管理工作的決策中來，以達到爭取院領導、部門負責人的信賴與支持，讓職工了解檔案、認識檔案、利用檔案，促使檔案工作融入到醫院的主流工作中，扭轉檔案總被束之高閣的態勢。同時打造檔案工作人員良好的服務形象，注重宣傳檔案工作的先進人物、先進業績，進一步增強作為檔案工作者的光榮感和自豪感。擴大檔案工作的服務外延，讓檔案人不再深居館內，改變傳統的封閉性視野，轉變觀念，為單位大眾服務，滿足醫院各方面的檔案需求，并通過檔案人，把檔案服務功能延伸入臨床一線、入機關、入決策者的臺面。人被利用是光榮的，檔案人的工作成果能有利于他人的工作，將增強檔案工作人員的榮譽感、自豪感，強化工作的自覺性與積極性，推動檔案事業的創新與進步。

（四）定期開展具有針對性的培訓

有計劃安排檔案工作人員接受繼續教育，不斷提高檔案工作人員的專業素質和業務能力，尤其是讓非檔案專業科班出身的檔案工作人員綜合素質得以提升，讓檔案工作業務骨干積極參加各項現代化管理業務技能知識培訓，使之掌握檔案管理的現代化技術，逐步從繁瑣的手工勞動中解脫出來，擁有更多的時間和精力開展檔案資料的編研和利用等工作，以適應實際工作的需要。

（五）建立健全考核激勵機制

考核激勵機制是一種具有競爭精神科學的獎勵制度，它的運行能夠創造出一種良性的競爭環境，同時它也是一種人性化的管理機制。建立健全檔案工作的考核獎勵機制，它的目的也在于最大限度的調動檔案工作人員的自覺性、積極性和創造能力，不斷開發和利用檔案信息資源，為醫院提供服務。如從物質和精神上進行鼓勵，鼓勵檔案館工作人員為實現自己的價值努力奮斗，也在醫院內部促成一種尊重知識、尊重人才、尊重創新的良好文化氛圍，在全院內營造良好的檔案文化氛圍，以促進檔案事業的可持續發展，

檔案工作不可或缺的地位決定了檔案邊緣化的窘態應為階段性的，改善該項工作的方式也是多緯度的。作為檔案工作人員我們力所能及的努力就是從自己的緯度出發，要用心探索，積極爭取，竭自己主觀能動性，創檔案服務新局面，盡檔案工作的社會責任，必將有利于推動檔案工作向單位中心工作靠攏而改變被邊緣化的窘態。

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