海洋科技檔案歸檔工作分析與研究

文/國(guó)家海洋局東海信息中心 張春艷 蔡夢(mèng)凡

一、引言

正確理解和認(rèn)識(shí)海洋科技檔案材料是歸檔工作實(shí)施的重要前提，海洋科技檔案材料是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在海洋科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)過(guò)程中形成的信息記錄，記錄內(nèi)容在很大程度上影響著海洋科技檔案館歸檔工作的有效與順利發(fā)展。

二、海洋科技檔案館歸檔工作存在的問(wèn)題分析

第一，檔案載體的壽命問(wèn)題。海洋科技檔案館檔案載體主要包括紙質(zhì)版檔案與電子檔案兩種形式，其中紙質(zhì)檔案會(huì)在很大程度上受到紙張脆弱性的影響，很多檔案不能長(zhǎng)時(shí)間的保存。電子檔案的壽命具有一定的不確定性，現(xiàn)階段電子文件的載體有磁帶、光盤等，通常磁帶的有效壽命為十幾年，光盤的壽命從25年到600年不等①，磁盤的穩(wěn)定性相對(duì)較差，因此不能長(zhǎng)久的保存，給檔案歸檔工作帶來(lái)了一定的問(wèn)題。

第二，檔案保存形式與技術(shù)的升級(jí)。紙質(zhì)版檔案只能存儲(chǔ)在檔案館中，通過(guò)避風(fēng)、避光、避潮等形式來(lái)盡可能長(zhǎng)時(shí)間的保存，但這種穩(wěn)妥的保存方式并不能從根本上延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，隨著時(shí)間的發(fā)展，紙質(zhì)檔案會(huì)最終消失。電子檔案以磁帶為例進(jìn)行分析，受磁帶密度更新的影響，很多低密度的磁帶不能被高密度的機(jī)器識(shí)別，另外軟硬件的生計(jì)還會(huì)導(dǎo)致電子文獻(xiàn)的讀出遭遇尷尬，影響電子檔案的可讀性。這兩方面的影響均在很大程度上限制了歸檔工作的順利開展。

第三，人為因素的影響。日常的紙質(zhì)檔案都是保存在檔案館中，在需要的時(shí)候拿出來(lái)查閱相關(guān)的資料，而電子文件形式的檔案其管理基本是在信息系統(tǒng)中完成的，而在完成的過(guò)程中也不可避免的會(huì)有人工行為的參與。受操作人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能等方面的影響，可能有意無(wú)意的會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行破壞、修改或者刪除等②，不利于檔案資料的保存與歸檔工作的發(fā)展。

三、海洋科技檔案館歸檔制度建設(shè)

歸檔工作主要是指具備保存價(jià)值的文件在經(jīng)過(guò)整理后交檔案室進(jìn)行保存的過(guò)程，歸檔是整個(gè)文件處理的最終端，同時(shí)也是檔案管理的起點(diǎn)。近些年以來(lái)，歸檔工作在海洋科研業(yè)務(wù)中的重要性日益突出的顯示出來(lái)，因此海洋科技檔案歸檔制度是否合理，直接影響了海洋科技檔案工作的發(fā)展以及海洋科技業(yè)務(wù)的發(fā)展。

第一，海洋科技檔案館歸檔工作要突出以人為本的基本原則。由于專職的檔案員受數(shù)量與知識(shí)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)等的限制，海洋科技檔案文件的歸檔工作通常由相關(guān)的科技業(yè)務(wù)人員完成，因此需要簡(jiǎn)化歸檔文件整理的要求，重視科技材料的積累，不斷推進(jìn)科技檔案文件整理工作的改革，使科技人員不斷遠(yuǎn)離傳統(tǒng)繁瑣的檔案整理工作。

第二，海洋科技檔案館歸檔工作要遵循海洋科技工作的基本規(guī)律。歸檔科技文件材料需要首先與科技工作相聯(lián)系，不能為了歸檔而偽造材料，要充分重視并尊重部分科技文件材料未形成的事實(shí)，對(duì)已經(jīng)投入使用且不能移交實(shí)體的科研成果要用元數(shù)據(jù)歸檔方式進(jìn)行檔案材料的歸檔。另外，還需要充分把握好歸檔的實(shí)踐，不能將歸檔的實(shí)踐限定在科研項(xiàng)目驗(yàn)收之前，對(duì)一些臨時(shí)的或者被種植的常規(guī)驗(yàn)收環(huán)節(jié)科技工作材料要給予及時(shí)歸檔，對(duì)那些運(yùn)行周期相對(duì)較長(zhǎng)的科技工作要進(jìn)行階段性的歸檔，以避免因人員的變動(dòng)而導(dǎo)致的檔案歸檔工作不能有效銜接等問(wèn)題的出現(xiàn)。

第三，海洋科技檔案館歸檔工作要與科技業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行溝通，保證二者的協(xié)調(diào)性發(fā)展。海洋科技檔案館歸檔工作一方面要將科技材料歸檔工作與科技業(yè)務(wù)工作進(jìn)行同時(shí)的布置與檢查，以強(qiáng)化同步管理，另一方面還需要充分劃分歸檔整理的基本單元，明確科技材料整理歸檔的責(zé)任人。如果歸檔整理單元的劃分相對(duì)較小，因此很容易導(dǎo)致歸檔文件材料的重復(fù)性，并在很大程度上影響到科技檔案的系統(tǒng)性發(fā)展，而如果歸檔整理單元的劃分相對(duì)較大，則會(huì)在很大程度上加大歸檔材料整理的強(qiáng)度，最終忽略過(guò)程中的材料，進(jìn)而影響科技檔案的完整性。通常歸檔整理單元要與本單位科技業(yè)務(wù)管理任務(wù)保持一致③，才能更好的推動(dòng)歸檔工作的有效發(fā)展。

四、結(jié)論

綜上所述，正確理解和分析海洋科技檔案文件材料，明確海洋科技文件材料的歸檔范圍，建立合適的海洋科技文件歸檔制度，是充分解決海洋科技文件歸檔工作的前提和基礎(chǔ)，另外，海洋科技檔案的利用能夠有效的影響海洋科技文件材料的歸檔工作。因此應(yīng)充分尊重海洋科技人員的勞動(dòng)，給予海洋科技人員利用自身科研成果并定期公布檔案利用狀況的機(jī)會(huì)，對(duì)利用價(jià)值較高的科技檔案給予肯定，以激發(fā)科技人員歸檔的積極性，推動(dòng)海洋科技檔案歸檔工作的充分與有效發(fā)展。

注釋：

[1]薛惠芬,孫濤.影響海洋科研文件材料歸檔工作的幾個(gè)問(wèn)題[J].海洋信息,2011(1):8-10.

[2]崔愛(ài)菊.海洋科技檔案歸檔工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山東檔案,2005(6):42.

[3]王琳.海洋數(shù)字檔案館電子文件歸檔的主要問(wèn)題[J].海洋信息,2009(3):7-8.